Improviseren, oftewel het spontaan bedenken en creëren van concepten, is een vaardigheid die je moet ontwikkelen. Als manager is improviserend vermogen onmisbaar. Er komen altijd dingen op je pad waarop je niet voorbereid bent.
Het meest herkenbare voorbeeld van dit moment is de coronapandemie, waarbij de werkvloer er van de ene op de andere dag volledig anders uitzag. Mensen met een kantoorbaan gingen van volledig op kantoor werken naar volledig werken vanuit huis, in verzorgingstehuizen moest ineens gewerkt worden met maskers, schorten en handschoenen om verspreiding van het virus te voorkomen en de horeca moest de deuren sluiten. Maar denk ook aan crisissituaties binnen het bedrijf of een grote organisatieverandering zoals een reorganisatie. Een nieuwe situatie vraagt veelal om een andere aanpak, waarbij je gegarandeerd tegen onverwachte dingen aanloopt.
Een kwestie van ‘je hebt het of je hebt het niet’?
Maar hoe ontwikkel je improviserend vermogen? Sommige mensen hebben het van nature. Misschien herinner je je nog de dramalessen op de middelbare school. Waar de ene klasgenoot volledig in de stress schoot als hij zijn tekst even kwijt was op het toneel, schudde de ander zonder moeite een paar alternatieve zinnen uit zijn mouw. Op de werkvloer is dat niet anders. Dat neemt niet weg dat iedereen kan improviseren en er op zijn of haar eigen manier talent voor heeft.
Improviseren op basis van ervaring
Enerzijds ontwikkel je improviserend vermogen door middel van ervaring op de werkvloer: omdat je jezelf al in veel verschillende onbekende situaties hebt begeven, heb je een hele toolbox aan oplossingen voor allerlei nieuwe omstandigheden. Door bijvoorbeeld te zien hoe anderen reageren in een crisis, kun je daar je eigen lering uit trekken. Worden er snel knopen doorgehakt of worden juist opties rustig afgewogen? Op welk moment en met welke toon wordt er gecommuniceerd? Hoeveel informatie wordt er gegeven aan betrokken partijen? Ook al is de ene crisis de andere niet, je leert er wel van hoe je met onverwachte veranderingen om kunt gaan.
De waarde van een andere kijk
Anderzijds kan een frisse blik juist helpen bij het improviseren. De wijsheid “verander de manier waarop je naar dingen kijkt en de dingen waar je naar kijkt veranderen” klinkt misschien als een open deur, maar het is wel de waarheid. Organisaties zitten soms vastgeroest in een bepaald patroon of een bepaalde gedachte, waardoor het onmogelijk lijkt om verandering teweeg te brengen. Door er eens anders naar te kijken – of door iemand anders ernaar te laten kijken – kunnen er nieuwe mogelijkheden ontstaan.
Neem het thuiswerken. Veel organisaties hadden voor de coronapandemie nog geen thuiswerkbeleid. Er werden vaak vraagtekens gezet bij de productiviteit van medewerkers wanneer zij vanuit huis werken. En ondanks dat de afgelopen periode heeft bewezen dat thuiswerken wel degelijk werkt, zijn er toch veel managers die krampachtig al hun medewerkers weer zo snel mogelijk naar kantoor proberen te krijgen. Vlieg eens een andere blik in en wellicht ziet diegene juist kansen. Een kantoor als ontmoetingsplek, om sociale interactie te stimuleren. Personeel aantrekken van over heel de wereld, in plaats van slechts in een straal van 40 kilometer rond het kantoor. Of het stimuleren van medewerkers in hun autonomie, door hen de vrijheid en flexibiliteit te bieden om te kiezen vanaf welke locatie en op welke tijdstippen zij werken. Autonomie draagt bij aan verantwoordelijkheidsgevoel, waardoor de productiviteit wel eens flink kan stijgen.
Het onverwachte aangrijpen
Als manager is het goed om onverwachte situaties aan te grijpen in plaats van ernaar te kijken als een probleem. Het onbekende situatie biedt een mogelijkheid tot innovatie en verandering. Daarom is het als manager de moeite waard om je improviserend vermogen te trainen. Dat kan al in de kleinste situaties. Als er bijvoorbeeld ineens een medewerker is die zijn baan opzegt voor een nieuwe functie, dan ontstaat er een ‘probleem’. Zie dat als een uitdaging en een kans voor vernieuwing. Neem bijvoorbeeld de functieprofielen eens onder de loep en herstructureer het team of werf eens buiten de gebaande paden. Of worden er twee teams samengevoegd en heb je ineens dubbel zo veel teamleden onder jouw hoede? Grijp die kans en geef bepaalde medewerkers bijvoorbeeld meer verantwoordelijkheden, experimenteer met onderling beoordelen of zet een buddy-systeem op. Er zijn overal mogelijkheden, zolang je af en toe maar eens in het diepe springt en improviseert. Dat leidt gegarandeerd tot mooie dingen.
Door: Rob Rijbroek
Rob Rijbroek is directeur van ISBW opleidingen
