Het woord ‘samenwerken’ roept bij veel werknemers beelden op van vergaderzalen en presentaties. Ons werk evolueert voortdurend, dus de manier waarop we samenwerken moet ook meegroeien.
Laagste gevoel van betrokkenheid in Europa
Volgens het State of the Global Workplace 2023-rapport van Gallup hebben werknemers in Europa van alle onderzochte regio’s het laagste gevoel van werknemersbetrokkenheid, de betrokkenheid en het enthousiasme van werknemers bij zowel hun werk als hun werkplek. 39 procent van de Europese deelnemers gaf aan dagelijks stress te ervaren. Ondertussen blijkt uit het Gallup-rapport dat werknemersbetrokkenheid 3,8 keer meer van invloed is op werknemersstress als werklocatie. Dit leidt tot vraagtekens bij de effectiviteit van het toegenomen aantal dagelijkse vergaderingen sinds de overgang naar meer hybride en volledig op afstand werken.
Volgens onderzoek verspillen organisaties met 5.000 werknemers jaarlijks zo’n 90 miljoen euro met vergaderen. Samenwerking zou bedrijven juist aan een beter bedrijfsresultaat moeten helpen. Wat kunnen we hier nu uit opmaken? Simpel gezegd is de aanpak (of het gebrek daaraan) die organisaties er qua samenwerken op nahouden ineffectief.
Er is sprake van enkele veel voorkomende problemen rond de samenwerking binnen organisaties, ongeacht de branche of grootte ervan. Organisaties die deze problemen direct aanpakken kunnen daarmee de basis leggen voor de effectieve samenwerking die nodig is om te blijven innoveren en met maximale efficiëntie te opereren.
Probleem 1: We bekijken samenwerken vanuit het verkeerde perspectief
Het eerste probleem met het huidige samenwerken is simpel: we benaderen het op een verkeerde manier. Meer in het bijzonder verwarren we communicatie en vergaderingen met samenwerken.
Als we geen onderscheid maken tussen samenwerking en communicatie zullen teams een hoop tijd besteden aan praten over werk en maar zelden tot concrete actie overgaan. Er is een verschil tussen de twee:
- Communicatie: het delen van simpele updates en het stellen van basale vragen
- Samenwerken: het prioriteren ideeën, het plannen van complexe projecten en het ontwerpen van technische oplossingen
Als we samenwerken als synoniem voor vergaderen zien worden teamwerk, probleemoplossing en zelfs flexibiliteit teruggebracht tot losse momenten. Vergaderingen geven mensen een misplaatst gevoel van productiviteit.
Probleem 2: We gebruiken niet de juiste tools om zinvolle samenwerking mogelijk te maken
Er is geen gebrek aan communicatie- en vergadertools. Maar wat teams werkelijk nodig hebben, is een oplossing waarmee ze ideeën kunnen delen en vastleggen, complexe onderwerpen kunnen verduidelijken en feedback in de juiste context kunnen plaatsen. De meeste organisaties stellen daarvoor echter niet de juiste tools beschikbaar. Teams zoeken daarom hun heil in de oplossingen die ze wel tot hun beschikking hebben – met veel inefficiëntie tot gevolg.
Het gebruik van verouderde technologie en tools die voor een ander doel zijn ontwikkeld vergt zijn tol van het personeel. Maar liefst 29 procent van alle werknemers zou een aanbod van een andere werkgever aannemen als het enige verschil was dat die zijn personeel de beschikking over betere tools gaf.
Probleem 3: We behandelen samenwerking als hulpmiddel in plaats van een set van vaardigheden
Als we samenwerken als losse interacties zien, dan lijkt het opvoeren van de regelmaat van die interacties een logische maatregel voor het verbeteren van samenwerking.
Om ervoor te zorgen dat deze interacties relevant en productief zijn, moeten organisaties samenwerken echter als een reeks van vaardigheden gaan zien. Dat betekent dat ze hun medewerkers voorlichting en advies moeten bieden over samenwerken. Veel organisaties besteden te weinig aandacht aan het aanscherpen van vaardigheden zoals brainstormen, faciliteren, het opstellen van documentatie, het nemen van besluiten en het leveren van feedback.
Organisaties die zich vooral richten op het opvoeren van het aantal interacties houden vaak ook geen rekening met de diverse samenwerkingsstijlen die medewerkers erop kunnen nahouden. Om de kwaliteit van interacties te verbeteren is het nodig om speciale vaardigheden te ontwikkelen voor de omgang met de verschillende typen teamleden.
Hoe ziet effectieve samenwerking er in de praktijk uit?
Effectieve en waardevolle samenwerking moet worden afgemeten aan de kwaliteit van interacties, en niet aan de kwantiteit. Anders gezegd moet elke interactie een duidelijk doel hebben.
De waarde van samenwerken wordt bepaald door het resultaat. Dit is een continu proces waarbij real-time interactie wordt afgewisseld met asynchroon werken (werken op verschillende tijdstippen van elkaar).
Aan de slag gaan met het verbeteren van de samenwerking
Als teams elke interactie maximaal willen benutten, dan hebben ze een manier nodig om complexe onderwerpen van toelichting te voorzien om snel tot een gezamenlijk begrip te komen. Visuele samenwerking is een bijzonder effectieve manier om dat te doen. Hiermee krijgen teams de mogelijkheid om al hun ideeën, plannen, ontwerpen en beslissingen op een centrale plek onder te brengen. Op die manier kunnen ze snel en eenvoudig schakelen tussen real-time en asynchrone samenwerking.
Visuele samenwerking reduceert niet alleen het aantal werkdrukverhogende vergaderingen en e-mails, maar stelt organisaties ook in staat om efficiënt samen te werken, voortdurend te innoveren en hun bedrijfsresultaat te verbeteren.
Vasthouden aan verouderde en tijdverspillende manieren om samen te werken kost ons simpelweg te veel. Het is tijd om het samenwerken te herzien en te ondersteunen met de juiste strategie, tools en vaardigheden.
Door: Nathan Rawlins, chief marketing officer bij Lucid Software
