In veel organisaties worden consultants ingehuurd. Maar waarom gebeurt dat eigenlijk? En wanneer is een consultingopdracht succesvol? Eric Mooijman, die het boek De complete consultant schreef, geeft in dit artikel antwoord op die vragen.
Organisaties huren om diverse redenen consultants in. Milan Kubr noemt in zijn handboek Management consulting: A guide to the profession vijf klantredenen om een consultant in te huren:
- Een direct of acuut management- of businessprobleem oplossen.
- Een nieuwe (business)opportunity vaststellen en benutten.
- Nieuwe kennis en vaardigheden toevoegen.
- Organisatieveranderingen doorvoeren.
- Een bovenliggend strategisch doel: organisatiedoelen bereiken.
In recent onderzoek dat Sioo uitvoerde naar veranderingen binnen de consultancybusiness, komen inhuurredenen naar voren die te maken hebben met de voortschrijdende digitale informatiesamenleving in de 21e eeuw:
- Toegang krijgen tot netwerken en community’s van nuttige consultants die hun kennis beschikbaar willen stellen, of de klant willen introduceren in hun eigen netwerken.
- Behoefte aan een partner-in-business die niet alleen voor een korte klus worden ingehuurd, maar over een langere periode meewerkt aan het ontwikkelen van de organisatie.
- Behoefte aan een flexibele schil van snel inzetbare consultants, zodat de organisatie het verandervermogen verbetert en sneller kan reageren op disrupties.
- Behoefte aan (big) dataleveranciers, zodat de organisatie gemakkelijk kan beschikken over branche- of marktinformatie, benchmarks of algoritmes.
- De connectiviteit verbeteren met bijvoorbeeld klanten, belangengroeperingen of potentiële nieuwe medewerkers, leveranciers en zelfs concurrenten
Consultingproces
Als de klant eenmaal een keuze heeft gemaakt voor een consultant, dan kan deze aan de slag om het consultingproces te ontwerpen, het probleem te analyseren, een oplossing te bedenken en de m de oplossing duurzaam te implementeren. Het succes voor een consultingproject wordt sterk bepaald door de expertise, ervaring en persoonlijkheid van de consultant, maar de klant kan óók een stevige duit in het zakje doen door een goede rol als opdrachtgever te pakken.
Helaas blijkt uit recent onderzoek dat klanten die rol niet altijd goed vervullen en dat is jammer, want klanten hebben daarbij veel te winnen. Uit een onderzoek van de universiteit Tilburg blijkt onder andere dat de consultingopdrachtgevers te weinig aandacht besteden aan de onboarding van de ingehuurde professionals. Er zijn onvoldoende inwerkprogramma’s, de voor de opdracht benodigde data of systemen zijn niet (tijdig) voorhanden en de communicatie over de komst van de consultant is onvoldoende. Ook blijkt dat opdrachtgevers hun consultants tijdens de opdracht te weinig beoordelen en hen nauwelijks feedback geven over hun performance.
De Tilburgse onderzoekers geven opdrachtgever zeven adviezen om zijn of haar rol beter te kunnen vervullen. Het overall advies is: behandel je extern ingehuurde consultant als een normale medewerker en geef er leiding aan alsof die bij je in dienst is:
- Zorg dat inhuurprocessen op orde zijn, waaronder de selectieprocedure, onboarding en de betalingstermijn, stel een goed contract en een heldere opdrachtformulering op met duidelijke doelstellingen;
- Bouw een structurele relatie op met relevante en schaarse consultants en benut de kwaliteiten van consultants ook buiten de eigenlijke opdracht en het contract (via alumniprogramma’s, borrels, netwerksessies en organisatie-updates);
- Zorg voor een heldere opdrachtformulering met duidelijke doelstellingen.
- Zorg voor een goede communicatie met de consultant en bied mogelijkheden voor ontwikkeling;
- Geef regelmatig feedback over het verloop van de opdracht en de kwaliteit van de consultant (via voortgangsgesprekken, performance-evaluaties en afstemsessies);
- Zorg voor randvoorwaarden en resources, zodat de consultant snel aan het werk kan en effectief kan blijven werken;
- Deel de kennis van de consultant met de organisatie (via publicatie over werkzaamheden, updatesessies of projectblogs);
Belangrijk bij goed opdrachtgeverschap is verder, dat deze wordt vervuld door een zichtbare, natuurlijke en aanspreekbare persoon, die gecommitteerd en gemotiveerd is om die rol te vervullen en die voldoende mandaat heeft in de vorm van macht, invloed en beslisbevoegdheid. Ook dient de opdrachtgever te beschikken over de benodigde resources, zoals budget, mensen of systemen.
Verantwoordelijkheden opdrachtgever
Dit zijn heel wat kwaliteiten en eigenschappen, maar de opdrachtgever heeft dan ook heel wat verantwoordelijkheden. Het gaat dan om: het doel en de opzet van het project vaststellen, de scope, de risico’s en het budget bewaken en besluiten nemen over ‘go lives’. Een potentiële opdrachtgever moet zich daarom, gezien deze verantwoordelijkheden, een aantal essentiële vragen stellen, voordat hij de rol van opdrachtgever accepteert:
- Is mijn positie in de organisatie toereikend voor dit project?
- Heb ik affiniteit met het doel van dit project?
- Ben ik betrokken en vind ik het project belangrijk?
- Voel ik positieve energie als ik aan het project denk?
- Ben ik besluitvaardig en heb ik lef?
- Kan ik zaken loslaten?
- Heb ik de tijd om mijn opdrachtgeversrol in te vullen?
In mijn boek De Complete Consultant, Succesvol adviseren in de 21e digitale eeuw (Boom, 2021), lees je meer methoden waarmee consultingopdrachtgevers een bijdragekunnen leveren aan het consultingresultaat. Meer actuele informatie over consulting in de 21e-eeuw en trainingen en workshops, vind je op decompleteconsultant.nl
Door: Eric Mooijman
