In het pre-coronatijdperk prikten we als vanzelf momenten om samen de gedachten te verzetten en even niet te denken aan het onderhanden werk om zo onze batterijen weer op te laden. Maar door corona is daar flink de klad in gekomen. Patrick Heller over de creatieve oplossingen die je team energie geven.
Teamleden werken op zijn minst een paar dagen per week vanachter de laptop op de zolder- of huiskamer en de online meetings zijn zo kort mogelijk en erg to-the-point. Op zich is dat laatste niet zo erg, maar de informele praatjes bij binnenkomst met een warm kartonnen koffiebekertje in de hand in de zoveelste vergaderruimte worden meer gemist dan we ooit hadden kunnen vermoeden. Toch zijn er ook inventieve nieuwe manieren gevonden om teamleden dichter bij elkaar te laten komen, zelfs zodanig emotioneel inspirerend dat er blijvertjes tussen zitten.
Als coach binnen veelal grote organisaties wist ik heel goed hoe belangrijk het informele verbinding maken is voor het formele functioneren van teams. Mensen werken niet als robots en dat is maar goed ook. Onze inventiviteit is onze kracht en die kunnen we stimuleren. Vanuit de psychologie is al jaren bekend dat een relaxte en speelse mindset een reële positieve invloed hebben op ons probleemoplossend vermogen. In tegenstelling tot in voorgaande eeuwen zal iedere moderne manager de praatjes bij de koffieautomaat waarderen en stimuleren, want daar worden de nuttigste verbindingen gelegd en de mooiste oplossingen bedacht. Er wordt daar ook gepraat over het weekend, de kinderen, die nieuwe Netflix-serie, en over de vakantieplannen. Juist die persoonlijke voorliefdes en smaken zorgen voor een mentale verbinding tussen de teamleden die ertoe leidt dat men elkaar eenvoudiger accepteert en respecteert. Die twee aspecten, acceptatie en respect, zorgen ervoor dat mensen zich op hun gemak voelen binnen een groep. Als je je op je gemak voelt, gaan je prestaties omhoog, zo heeft menig onderzoek uitgewezen.
En toen kwam corona …
De komst van het virus en de bijgaande noodzakelijke maatregelen gooide plots flink wat roet in het eten. Geen praatjes bij de koffieautomaat meer. Geen rake opmerkingen tijdens het werken die iedereen in de lach doen schieten. Niet meer samen naar de auto wandelen en nog even nakletsen. Ik merkte in de eerste maanden dat velen net als ik erg op zoek waren naar alternatieven om de verbinding te behouden tussen de mensen. De online koffiemomenten en de online vrijmibo werden snel uitgevonden. Ook de online pubquizzen kwamen spoedig voorbij. Soms werken deze kunstgrepen en meestal maar gedeeltelijk – het is toch niet tenslotte hetzelfde. Naast het veelgehoorde ‘je staat op mute’ en de soms slechte internetverbindingen zijn deze sessies strak ingepland, wat per definitie een stuk spontaniteit wegneemt. Nu we inmiddels ruim een jaar verder zijn, heb ik wat verrassende ontdekkingen gedaan die een positievere mentale invloed hebben dan eerdergenoemde online opties.
Samen met mijn collega’s organiseren we sinds een aantal maanden een reguliere game night, waarbij we online bordspellen spelen. Dit geeft wat meer inzicht in het karakter van je collega’s dan bijvoorbeeld een pubquiz. Zeker als het spel niet afhankelijk is van pure willekeur, maar een mate van samenwerking vergt, zie je meer van je collega terug in de beslissingen die ze nemen. Gaan ze voor de overwinning no matter what, of helpen ze een minder vlotte collega erdoorheen? Kunnen ze tegen hun verlies, of worden ze chagrijnig? Het zijn leuke karaktertrekjes om te ontdekken, en wellicht ook heel nuttig om te weten in toekomstige werksituaties.
De grote verrassing
Bij een klant waar ik was gestart toen corona de wereld al in haar greep had, heb ik de meeste van mijn teamleden bijna een heel jaar niet fysiek ontmoet. Toen ik begon met coachen was er al een nieuwe traditie ontstaan door iedere twee à drie weken een online ‘Hour of Fun’ te organiseren die was voortgekomen uit reguliere fysieke teamuitjes. Die traditie hebben we voortgezet en door de maanden heen kreeg het Hour of Fun steeds meer een emotionele diepgang, wat door de teamleden voelbaar werd gewaardeerd. Men keek ernaar uit en tijdens het uurtje plezier werd flink gelachen, gepraat en doorgevraagd. Je merkt dat de mensen dit meedragen in de rest van het werk, het onderlinge vertrouwen is erg groot. Tijdens de retrospectives, de reguliere terugblikken die voornamelijk gaan over het (verbeteren van) de werkprocessen, werden steevast de goede samenwerking en de fijne teamspirit genoemd als grote pluspunten. Ik had van tevoren niet kunnen bedenken dat deze uurtjes zoveel positiefs zouden bijdragen aan het emotionele welzijn van de teamleden.
Hour of Fun
Wat doen we dan, in die Hours of Fun? Voor mijn entree lagen de formats in het verlengde van de voormalige fysieke teambuilding events, bijvoorbeeld online games als Pictionary spelen. De spellen gaven – net als de game nights van mij en mijn collega’s – plezier en nuttige inkijkjes in het denken van collega-teamleden. Ik heb het format van het Hour of Fun aangepast naar vormen die nog meer een persoonlijke input vragen van de teamleden.
Zo heb ik teamleden gevraagd hun lievelingsliedje op Youtube op te zoeken en mij de link te sturen. Tijdens het Hour of Fun-uurtje liet ik dan eerst een liedje horen, voordat de rest mocht raden wiens lievelingsliedje dit was. Nu moet je weten dat ik bij deze klant twee teams coachte, en dat bij beide teams minstens de helft van de teamleden uit India komt, en sommigen daar ook verblijven. Dit zorgt voor een heel divers scala aan liedjes, tot grote hilariteit onder de teamleden. Als je er niet erg bekend mee bent, dan is het goed om te weten dat India meer een continent dan een land is. De verschillende provincies zijn zo groot als een Europees land en qua taal, cultuur, en gewoontes verschillen de provincies soms net zoveel van elkaar als landen hier in Europa. Deze verschillen komen mooi naar voren doordat iemand een liedje heeft gekozen in een bepaalde taal die andere teamleden uit India niet machtig zijn. Normaal gesproken komt dit nooit ter sprake omdat iedereen continu Engels spreekt op de (online) werkvloer. Je ziet dat mensen extra trots vertellen over hun lievelingslied, omdat het ook iets vertelt over hun achtergrond. Anderen luisteren aandachtig omdat ze juist zo geïnteresseerd zijn in het verhaal achter de collega die ze in sommige gevallen al tijdenlang als teamgenoot hebben, maar nog nooit zo gepassioneerd hebben horen vertellen.
Diverse formats zijn de revu gepasseerd, waaronder favoriete cartoons en kunst die ze mooi vinden. Bij het raden is het soms heel erg duidelijk wiens favoriet het is, maar vaak wordt de verkeerde teamgenoot aangewezen. Des te interessanter is de motivatie voor de keuze en des te meer blijft dit hangen bij de rest van het team. Een van de mooiste Hours of Fun hebben we gehad toen ik iedereen had gevraagd tijdens de dagelijkse wandeling een selfie te maken in de directe omgeving – of iemand anders een foto van hen te laten maken. Dit keer niet raden wie het was, maar wel een mooie omschrijving door iedereen van hun persoonlijke dagelijkse leefomgeving. Laten we wel wezen, wanneer krijg je dat nou te zien en te horen op deze manier? Ook in niet-coronatijden kom je zelden veel te weten over waar iemand woont en leeft. Zeker in teams zo divers als de teams die ik coach, is het heel mooi om al die persoonlijke verhalen te zien en te horen. Ook de vragen die gesteld worden aan elkaar tonen de onderlinge interesse, acceptatie en respect. Het vertrouwen dat zo wordt opgebouwd komt de teamspirit en het emotionele welbehagen van de mensen heel veel ten goede.
5 Tips voor jouw Hour of Fun
Wil je ook de wellness van je team vergroten door een Hour of Fun? Let dan vooral hierop:
- Ga voor de persoonlijke touch – het is de kunst ervoor te zorgen dat ieder teamlid iets van de persoonlijke leefwereld deelt waar de anderen nog weinig of niets vanaf wisten. Het gevoel van ‘hé, dat wist ik nog niet, wat leuk dat jij dat doet!’, dat geeft de diepgang die je zoekt.
- Het is een hele uitdaging, maar iedere keer een ander format is wel nodig om het leuk en uitdagend te houden.
- Je hoeft niet alles zelf te doen – laat het Hour of Fun bijvoorbeeld iedere keer door een ander teamlid organiseren.
- Sommige formats hebben wat voorbereidingstijd nodig – zorg ervoor dat dit binnen de perken blijft en zorg voor voldoende doorlooptijd (en een reminder tussendoor kan ook geen kwaad).
- Een Hour is een uur, en dat is een prima tijdsbestek. In een uur trek je je teamleden wel uit hun dagelijks sleur en ze gaan nog niet op de klok kijken omdat ze eigenlijk weer verder willen met hun drukke agenda. En het heet natuurlijk niet voor niets een Hour of Fun!
Blijvertje
Het moge duidelijk zijn dat ook als de coronamaatregelen weer verdwenen zijn, ik de Hour of Fun-formats erin zal houden. Ik heb er geen twijfel over dat de toekomstige koffieautomaatpraatjes positief beïnvloed gaan worden door de diepgang van de Hours of Fun. Ik kijk er nu al naar uit.
Door: Patrick Heller, zelfstandig coach.
