In het woordenboek staat dat een regel een voorschrift is over wat mag en niet mag. Of een gebruik dat is ontstaan uit een afspraak of gewoonte. Deze definitie biedt ruimte aan regels in allerlei soorten en maten. In eerste instantie denken we bij het woord ‘regels’ aan formele wet- en regelgeving die vanuit de overheid is opgesteld. Maar in dit boek schaar ik ook allerlei andere soorten regels onder dit begrip. Van kaders en uitgangspunten tot eisen en voorwaarden. Van protocollen tot spelregels en ongeschreven regels.
Vrijwel alle soorten regels worden vastgesteld door een orgaan dat de bevoegdheid of opdracht heeft om dat te doen en vervolgens zwart op wit vastgelegd. Dat kan via een politiek besluitvormingsproces lopen, met een stemmingsronde en formele bekrachtiging door een gemeenteraad of door Provinciale Staten. Het kan ook via een intern besluitvormingstraject, waarin bijvoorbeeld het managementteam of de bestuurder het laatste woord heeft. De formele bekrachtiging van de regels en het vastleggen ervan op papier zorgen dat iedereen ernaar kan verwijzen en kan terugvinden wat er precies is afgesproken. Dit zijn de regels, zo hoor je te handelen.
Regels variëren in ‘hardheid’, in de mate waarin ze onwrikbaar of dwingend zijn. Dit kan te maken hebben met de status van de partij die de regel oplegt en met de complexiteit van het proces voor het opstellen, wijzigen of afschaffen van de regel, maar ook met het doel waarvoor de regel is opgesteld. Een nationale wet, die in een jarenlang proces in de Tweede Kamer is besproken, wordt na raadpleging van de Raad van State door de beide Kamers van het parlement vastgesteld en door de Koning bezegeld met een handtekening. Zo’n wet heeft een andere status dan een protocol dat vorige week door het managementteam is vastgesteld. Deze variatie in ‘hardheid’ hangt ook samen met de dwingendheid waarmee regels opgelegd worden en met de manier waarop er gehandhaafd wordt. Hoe ‘harder’ de regel, hoe groter de consequenties als deze overtreden wordt.
Regel vaak in korte tijd aan te passen
Niet iedereen heeft zin om een complex, tijdrovend traject op te starten om wet- en regelgeving aan te passen. Dat doe je alleen als het gaat om een thema dat je heel belangrijk vindt. Zoals de wetgeving die het huwelijk tussen mensen van hetzelfde geslacht mogelijk maakte. Die is lang bevochten en heeft iets vastgelegd wat wij als een wezenlijk onderdeel van onze samenleving beschouwen. In veel gevallen kunnen regels echter in korte tijd en zonder al te veel moeite worden aangepast. Een zorgvuldig onderbouwde notitie voor het managementteam of een goed gesprek met een afdeling die veel tijdrovende regels oplegt, kan al enorm veel resultaat opleveren. De angst of weerstand die er lijkt te zijn om regels aan te passen, staat niet altijd in verhouding tot de moeite die dit kost. Bovendien is het feitelijk aanpassen van regels vaak helemaal niet nodig. Een ander perspectief op de regels kan het verschil al maken. In hoofdstuk 6 van het boek De regels en de rek vind je een overzicht van concrete rekstrategieën waarmee je morgen meteen aan de gang kunt.
Boom planten, of niet?
De afdeling Groen van een middelgrote gemeente maakt het de inwoners niet makkelijk. Er komen regelmatig verzoeken binnen om in de openbare ruimte (op een pleintje of in een plantsoen) een boom te planten. Bijvoorbeeld om een beroemde inwoner te gedenken. Het antwoord van de gemeente op dergelijke verzoeken is eigenlijk standaard nee. Bewoners snappen daar niets van. Ze baseren hun aanvraag op de Groennota, waarin de ambitie staat om de groenste gemeente van Nederland te worden, en op de Cultuur- en erfgoednota, die aangeeft dat de historie van de gemeente worden gekoesterd. Ook hebben ze alle relevante verordeningen, beeldkwaliteitsnotities, richtlijnen en blauwdrukken doorgespit om te zorgen dat de boom op de juiste afstand van gebouwen en kabels staat en van een soort is die aansluit bij de omgeving. Toch krijgen ze nul op het rekest. De medewerkers van de afdeling Groen geven toe dat ze het gewoon niet zien zitten – ‘Daar kunnen we niet aan beginnen’ en ‘Zo’n boom kunnen we er niet zomaar bij nemen qua beheer’. Eigenlijk is het niet toestaan van dit soort verzoeken een ongeschreven regel binnen de afdeling. Een regel die haaks lijkt te staan op het formeel vastgelegde beleid van de gemeente, maar die intussen bepalender blijkt te zijn dan dat beleid. Dat maakt het voor bewoners moeilijk om te weten waar ze aan toe zijn.Interne en externe regels
Bij de tientallen lezingen, masterclasses en workshops die ik de afgelopen jaren over de regels en de rek gaf, noemen professionals in eerste instantie vooral regels die door externe partijen zijn opgelegd. Zo kun je te maken hebben met EU-richtlijnen en wetten en met verordeningen en beleidsnota’s die door gemeenteraden of andere bestuursorganen
zijn opgesteld. En met regels die gelden in de branche waarin je werkt, zoals kwaliteitskaders of veldnormen. Veel organisaties zijn bovendien afhankelijk van andere partijen, zoals (zorg)verzekeraars of leveranciers, die ook weer allemaal
regels opstellen.
Maar als professional kun je ook flink last hebben van interne regels. Met interne regels bedoel ik regels die door de organisatie zelf zijn opgesteld (bijvoorbeeld door de directie) en die het interne reilen en zeilen van de organisatie in goede banen proberen te leiden. Bijvoorbeeld regels over de huisstijl, ICT, de beoordelingscyclus, de inkoop van materialen en de inhuur van externen. Over hoeveel geld je mag uitgeven tijdens je pensioneringsfeestje en of je iemand moet aanmelden die voor een overleg op bezoek komt.
Een belangrijk deel van de intern opgestelde regels heeft zijn oorsprong in regels die door andere partijen zijn opgelegd. Een zorginstelling moet voldoen aan de kwaliteitseisen van de inspectie, maar kiest zelf hoe ze dat precies doet. En elke organisatie hanteert haar eigen protocollen om aan de privacywetgeving te voldoen. Binnen de grenzen die de externe regel oplegt, zitten veel vrijheidsgraden als het gaat om de vertaling ervan naar de werkvloer. En daarmee ook de mogelijkheid om zelf op die werkvloer de ruimte op te zoeken.
Bron: De regels en de rek
Door: Boukje Keijzer
