Hoe je ongewenst gedrag in je team (niet) bespreekbaar maakt
78 procent van de werkende Nederlanders heeft te maken met ongewenst situaties of ongewenst gedrag in het team. En dan gaat het meestal niet over seksueel grensoverschrijdend gedrag, waar de kranten bol van staan, maar over collega’s die klagen, de kantjes ervan aflopen of zich neerbuigend uitlaten over anderen. Ook afspraken niet nakomen en ‘ja zeggen, nee doen’ scoort hoog[1]. Het zijn dagelijkse ergernissen, die maar lastig bespreekbaar zijn, vooral als het over het gedrag van de leidinggevende zelf gaat.
Capabele mensen vol goede intenties kunnen soms samen in energieslurpende situaties terecht komen. Natuurlijk willen jullie uit het team halen wat er in zit. En mogelijk heb je al eens een poging gedaan zaken bespreekbaar te maken. In dit artikel zoom ik in op de vijf meest gemaakte fouten, zodat je deze in ieder geval de volgende keer kunt voorkomen.
De vijf meest gemaakte fouten in lastige gesprekken in teams
Er zijn vijf fouten die veel teams maken als zij een lastig thema agenderen.
1. Te snel tot de kern willen komen
Lastige onderwerpen blijven natuurlijk niet voor niets onder tafel. Niemand wil zijn vingers eraan branden. Als je iets vermoedt of voelt en je wilt dat graag bespreekbaar maken, graaf het dan heel voorzichtig uit, liefst samen. Het is een beetje alsof er een bom uit de Tweede Wereldoorlog onder jullie kantoor gevonden is. Als je niet zorgvuldig en voorzichtig graaft, kan de boel ontploffen voor het ding überhaupt uit de grond is. Zeg bijvoorbeeld niet: ‘Ik vind dat jij veel te overheersend bent’, maar vraag: ‘Wat vinden jullie van hoe onze samenwerking verloopt?’ of ‘Hoe vinden jullie dat de spreektijd verdeeld is?’
2. De zendtijd niet evenredig verdelen of alleen maar zenden
Wetenschappers[2] ontdekten dat teams waarin de zendtijd evenredig verdeeld is, beduidend effectiever zijn. Bewaak samen dat iedereen ongeveer een gelijk deel van de spreektijd krijgt. Erken ieders aanwezigheid. En erken ook ieders bijdragen, hoe ‘goed’ of ‘slecht’ ook. Als de spanning toeneemt, zijn velen van ons geneigd meer te gaan zenden en overtuigen. Onderdruk die neiging, want hiermee verlaten jullie de dialoog en belanden jullie in een discussie die eindeloos kan duren.
3. Te lang in het verleden blijven hangen
Voorkom dat jullie te veel terugkijken naar het verleden. Dat is prima om in het begin de harten te luchten, maar als jullie daar te lang in blijven hangen lekt de energie weg. Dromen over de toekomst geeft veel meer positieve vibes.
4. Het gezamenlijk belang uit het oog verliezen
Persoonlijke belangen en belangen van de achterban zijn altijd aanwezig in de vergaderkamer. De Salesmanager stuurt op zoveel mogelijk omzet, terwijl de Manager Operations ziet hoe hoog de werkdruk is en daarom nog meer werk tegenhoudt. Maar dat wordt niet altijd ondertiteld. Als we niet actief blijven sturen op het gedeelde belang, nemen deze afdelingsbelangen het over in het gesprek. Zonder dat we dat in de gaten hebben.
5. Negeren van emoties, waardoor die het overnemen
Als de temperatuur oploopt hebben jullie een keus. Controleren jullie je eigen emoties of controleren de emoties jullie en escaleert het gesprek?
Irritatie is informatie
P&O-adviseur Cynthia is nog steeds boos. Nu gaat het weer over teamleider Max en waar hij mee zit, maar niemand luistert naar haar! ‘Nou, volgens mij genoeg gepraat’, zegt ze geïrriteerd: ‘We komen zo geen steek verder! Laten we vooral aan de slag gaan, voordat we denken dat we vakantie hebben, haha …’ Max schrikt: ‘We hebben toch een goed gesprek?’
‘Als je er zo in zit, Cynthia, dan kap ik er ook mee hoor!’, zegt Samir. Jeff vult aan: ‘Lekker, dacht ik net dat we ergens kwamen, gooi jij weer roet in het eten!’
Anna, initiatiefnemer van dit gesprek, denkt verwoed aan de tips uit de training Lastige gesprekken voeren: metacommunicatie, open vraag … Ze doet een poging de emoties die ze denkt te zien te toetsen: ‘Cynthia, je hebt allemaal rode vlekken in je nek en je stem klinkt luider dan ik van je gewend ben. Ben je boos?’ ‘Ja, nogal!’, roept de P&O-adviseur. ‘Ik zit met de grootste shit en niemand lijkt daar aandacht voor te hebben! Het lijkt wel of ik in mijn eentje alle problemen moet oplossen. Zonder mensen kunnen we niks!’ Max besluit niet mee te gaan in de negatieve emoties: ‘Het spijt me te horen dat jij je zo voelt. Kan ik iets voor je doen?’ ‘Nou nee. Of ja, misschien’, reageert Cynthia: ‘Het zou mij al enorm helpen als iemand meehelpt om de trainingen te geven, dan kan ik meer tijd vrijmaken voor de werving.’
Onderdrukte emoties verstoren het gesprek tot jullie ze benoemen
Cynthia valt in de valkuil waar we allemaal regelmatig in vallen: we doen een aantal negatieve aannames over de groep mensen waar we mee te maken hebben en gaan daarnaar acteren. In haar geval: ‘Het interesseert ze toch niet hoe het met mij gaat. Ze zijn alleen maar met zichzelf bezig.’ Dat schemert erdoorheen in haar cynische opmerking. De anderen voelen zich niet gezien in hun pogingen er een goed gesprek van te maken en vragen niet door. Jeff en Samir nemen de opmerking van Cynthia niet serieus. In plaats daarvan gooien ze het bijltje erbij neer. Precies waar de P&O-adviseur bang voor is, zet ze zelf in gang. Terwijl ze in haar hoofd het team ervan beschuldigt haar alleen te laten worstelen, laten de heren haar inderdaad alleen. Zij stuurt haar emoties niet, haar emoties sturen haar. Gelukkig houden Anna en Max het hoofd koel en sturen zij bij, waardoor de emoties het niet totaal overnemen en Cynthia alsnog haar verhaal kan doen.
“Vaak leidt de schrik over de hoeveelheid emoties die ineens boven tafel komen (meer dan de feitelijke boodschap zelf), ertoe dat zaken escaleren.”
Vaak leidt de schrik over de hoeveelheid emoties die boven tafel komen (meer dan de feitelijke boodschap zelf), ertoe dat zaken escaleren. Hoewel jullie instinctieve neiging zal zijn van de emoties weg te bewegen door een grapje te maken of voor te stellen door te gaan naar het volgende agendapunt, is het belangrijk het tegenovergestelde te doen. Wees gewoon even stil. Durf te laten zijn wat er is. Vraag ‘Wat gebeurt er nu?’ om je collega’s – en jezelf – de gelegenheid te geven de emoties te ventileren en stoom af te blazen. Door ze te benoemen nemen de onaangename gevoelens namelijk af en leren jullie elkaar zienswijzen kennen en begrijpen.
Druk emoties niet weg
Jouw eigen gevoelens en emoties hoeven niet redelijk te zijn om ze te mogen inbrengen. Ook al vind je dat je deze gevoelens niet mag hebben en schaam je je er eigenlijk een beetje voor. Je hebt ze nou eenmaal en de anderen hebben dat allang in de gaten. Kom er dus maar mee voor de dag: dan is wat zij voelen in ieder geval consistent met wat jij zegt en verdien je per direct meer respect en mededogen. Emoties zullen opkomen en oplopen als jullie een lastig thema met elkaar gaan bespreken. Dat is normaal. En het goede nieuws is – jullie hebben een keus op het moment dat dit gebeurt: jullie laten je leiden door deze emoties (en laten het gesprek escaleren) óf jullie leiden de emoties (en benutten ze om het gesprek tot een goed einde te brengen). Onthoud: in irritatie zit informatie. Druk emoties dus niet weg, maar benut ze.
Beluister onze podcast met Gytha Heins: Waarom zegt niemand er wat van
Bron: Dit is een bewerkte passage uit ‘Waarom zegt niemand er wat van?! – lastige gesprekken voeren in teams
Door: Gytha Heins
[1] Je vindt de exacte statistieken en onderzoeks-verantwoording in mijn boek ‘Waarom zegt niemand er wat van?!’. Onderzoek uitgevoerd i.s.m. Kien Onderzoek.
[2] Zie de bijlage in ‘Waarom zegt niemand er wat van?!’ voor de bronnen.
