Robotics Process Automation (RPA) kent de snelste groei in nieuwe technologie toepassingen (Gartner, juni 2019). RPA wordt ingezet om repeteerbare acties op basis van bedrijfsregels te automatiseren. Veel managers omarmen deze enterprise software als hét recept voor efficiënte processen. Terwijl deze procesautomatisering zeker bijdraagt, is de toegevoegde waarde pas maximaal als medewerkers centraal staan in zo’n procesoptimaliseringsslag.
In de meeste procesautomatiseringsprojecten blijft er een deel van de werkzaamheden over dat niet geschikt is voor automatisering en dus ook in het vernieuwde proces een menselijke handeling blijft. Denk hierbij aan werkzaamheden die niet herhaalbaar genoeg zijn of waarvan de uitwerking zo complex is, dat het de investering niet waard is. Dit betekent dat in veel gevallen de ‘robot’ samen zal werken met medewerkers. Het is daarom essentieel om medewerkers vanaf het begin te betrekken bij het automatiseringsproces, zodat de samenwerking resulteert in de best mogelijke uitkomst.Waarom de beoogde efficiëntie vaak niet behaald wordt
Sommige managers betrekken hun medewerkers niet vanaf het begin omdat zij het idee hebben dat de automatisering te specialistisch of complex is voor hun medewerkers. Echter, door medewerkers niet te betrekken is de kans groot dat er wantrouwen in de robot ontstaat. Dit gebrek aan vertrouwen zorgt ervoor dat medewerkers het juist functioneren van de robot overdadig controleren. Hierdoor wordt een deel van de beoogde efficiëntie winst niet gerealiseerd. Daarbij is het vaak moeilijker om achteraf uit te leggen hoe de nieuwe processen werken, dan wanneer mensen gaandeweg kunnen leren en mee kunnen groeien in de nieuwe aanpak. Door niet vanaf het begin te investeren in de ontwikkeling van de medewerkers kost opleiding achteraf uiteindelijk meer.Zo kan het dus ook
Medewerkers die bij een verandering worden betrokken zijn gemotiveerder. Het brengt nieuwe kansen en daarmee (hernieuwde) verbinding met de organisatie. De kans dat zij de visie omarmen is groter doordat zij invloed uit kunnen oefenen op de toepassing ervan. Tegelijkertijd biedt het gelegenheid voor persoonlijke ontwikkeling; zij leren de ins en outs van de nieuwe technologie. Als je als manager gestructureerd met je uitvoerende mensen aan de slag gaat, ontwikkel je samen een afgewogen en praktisch proces. Je bepaalt gezamenlijk waar automatisering waarde toe voegt en welke werkzaamheden juist baat hebben bij een menselijke blik. Samen ontwerp je zo een sluitend, efficiënt proces dat ondersteund en gedragen wordt door de eigen medewerkers. Dat RPA zinvol kan zijn bewijst recent Gartner onderzoek wel, maar het volledige recept bestaat uit de technologie en een inclusieve aanpak met de bestaande organisatie. Wie wil nou niet een glimmend (deels) geautomatiseerd proces én enthousiaste medewerkers?
Door: Leontine Douma
Leontine Douma staat graag in de procesmatige klei. Als Senior Consultant bij SeederDeBoer analyseert zij voor klanten hoe hun processen verbeterd kunnen worden en wat daarvoor nodig is. Dit doet zij voor en het liefst ook sámen met de medewerkers die zo’n proces uitvoeren.
