De formele planning- en controlcyclus, hoe werkt dat? Iedere organisatie binnen de publieke sector kent een planning- en controlfunctie, soms expliciet, soms impliciet. Waar planning te maken heeft met doelformulering, strategiebepaling en het geven van richting, garandeert een goede control dat doelstellingen worden gehaald en de uitgezette koers wordt vastgehouden.
Planning vindt vaak vooraf plaats en mondt uit in begrotingen, planningen, programma’s, akkoorden en afspraken. Control wordt tijdens de rit uitgeoefend aan de hand van managementrapportages, bestuursrapportages, kwartaalrapportages en verantwoordingen aan het einde van het jaar. Planning en control zijn dan ook te zien als twee kanten van dezelfde medaille en maken het sturen en beheersen van organisaties mogelijk. Zonder planning is control niet mogelijk, terwijl planning zonder control geen zin heeft. In de publieke sector kent deze planning- en controlfunctie vaak een jaarlijkse cyclus: voorafgaand aan ieder jaar worden begrotingen en planningen opgesteld en vastgesteld, tijdens het jaar wordt periodiek bijgehouden in hoeverre de planning gehaald wordt en aan het eind van ieder jaar wordt aan het hogere echelon verantwoording afgelegd over de realisatie.
Voor een hogeschool zou formeel de planning- en controlcyclus de structuur van de volgende figuur kunnen hebben.
Instellingsplan
In het instellingsplan worden de missie, de visie en de strategie van de hogeschool beschreven. Vervolgens worden voor meerdere jaren activiteiten gepland en in relatie gebracht met de gewenste effecten. In deze meerjarenbegroting wordt ook een inschatting van de benodigde middelen voor de komende jaren gemaakt. Daarna vindt een concretiseringsslag plaats richting een bestuurlijke agenda, waarin de beoogde activiteiten nog concreter staan beschreven. In de kaderbrief worden de kaders voor de jaarplanningen neergelegd, zoals de toegestane indexering, de interne rentevoet die gehanteerd moet worden, enzovoort.
Het eerste jaarplan is het businessplan. Dit businessplan koppelt op locatieniveau concrete budgetten aan activiteiten. Nu zijn op een locatie verschillende scholen ondergebracht, zodat het businessplan een verdergaande vertaling krijgt naar de scholen via de managementagenda en de schoolbegroting. Hiermee is de planningkant van de medaille doorlopen. Tijdens het begrotingsjaar zelf wordt dan periodiek bezien in hoeverre de plannen gerealiseerd en de beoogde activiteiten daadwerkelijk verricht worden. Dit wordt gedaan in de triaalrapportages op schoolniveau en in de maandrapportages op concernniveau. De negende maandrapportage wordt omgewerkt tot najaarsnota. Uiteindelijk wordt via het jaarverslag en de jaarrekening verantwoording afgelegd over het gehele jaar.
Stappen planning- en controlcyclus
Per cyclus doorloopt iedere planning- en controlfunctie in iedere overheidsorganisatie de volgende stappen:
- Normeren
- Realiseren
- Meten van realisatie
- Vergelijken
- Corrigeren en sturen
Deze stappen vallen nagenoeg samen met de meer bekende ‘Plan-Do-Check-Act’ of Demingcyclus, waarbij plan gelijk staat aan normeren, do verwijst naar realiseren, check betrekking heeft op meten en vergelijken en act verband houdt met corrigeren en sturen.
Doelstelling nodig voor planning- en controlcyclus
De planning- en controlfunctie veronderstelt dus dat vooraf een doelstelling bepaald wordt en dat normen kunnen worden aangebracht ten aanzien van deze doelstelling. Dit is het planningtraject, waarbij strategie wordt geformuleerd, budgetten worden toegekend en de beoogde resultaten worden geoperationaliseerd en opgetekend. Tijdens de realisatiefase wordt periodiek de realisatie van deze doelstellingen gemeten. Vervolgens wordt de realisatie vergeleken met de oorspronkelijke planning en worden verschillen geanalyseerd. Deze vergelijking vindt plaats in rapportages. Indien nodig kan worden bijgestuurd, mocht de vergelijking daartoe aanleiding geven.
Deze veronderstellingen zijn direct ontleend aan de stuur- en regelleer, de cybernetica, en komen in de biologie veelvuldig voor.
Bron: In control of uit de hand
Door: Rick Anderson
