Controletechnische functiescheiding

Controletechnische functiescheiding. Hoe zit het precies? In dit artikel leggen we het uit. Binnen organisaties is een groot aantal personen betrokken bij het verzamelen en vastleggen van gegevens, welke benodigd zijn om de doelstellingen van de organisatie te bereiken. Doordat daardoor enerzijds gemakkelijk fouten kunnen worden gemaakt en anderzijds niet kan worden uitgesloten dat betrokkenen opzettelijk onjuiste vastleggingen maken, dienen bevoegdheden (in het bestuurlijk informatiesysteem) met betrekking tot het verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens zodanig onder de betrokkenen te worden verdeeld dat de kans op fouten wordt gereduceerd.

Verdeling is controletechnische functiescheiding

Deze verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden om voornoemde reden wordt ‘controletechnische functiescheiding’ genoemd. Bij ondernemingen in het midden- en kleinbedrijf zijn de mogelijkheden voor arbeidsverdeling en controletechnische functiescheiding veelal beperkt, maar bij actieve deelname van de eigenaar van de onderneming zal daaraan uit oogpunt van controle minder behoefte bestaan. Toch is het (economisch zover mogelijk) doorvoeren van adequate controletechnische functiescheiding om de hierna volgende redenen van groot belang:

1. Om te voorkomen dat transacties buiten de organisatie om plaatsvinden of niet verantwoord worden, dient aan de verschillende functionarissen een zo beperkt mogelijk aantal schakels in de processen van de waardekringloop toebedeeld te worden. Zo ligt het bijvoorbeeld voor de hand om de processen inkoop en verkoop bij verschillende functionarissen te beleggen, daar anders bij belegging bij een en dezelfde functionaris de volledige verantwoording van transacties (door het ontbreken van controlemogelijkheden) niet meer kan worden vastgesteld;
2. Naast efficiënte uitvoering van werkzaamheden wordt de mogelijkheid tot controle in de hand gewerkt als functionarissen tegengestelde belangen jegens elkaar hebben. De ‘toezichthouder’ op betrouwbaar verloop van het proces ontvangt van de functionarissen elkaar wederzijds controlerende verantwoordingsverslagen, waardoor verbanden kunnen worden gelegd. De registratie van de goederenontvangst door de magazijnmeester kan bijvoorbeeld worden vergeleken met het bestelformulier van de goederen van de inkoper.

Uitgaande van een (minimaal middelgroot) productiebedrijf, kunnen controletechnisch vijf functies worden onderscheiden, waarbij geldt dat deze (om functievermenging te voorkomen) zoveel mogelijk bij verschillende functionarissen belegd dienen te worden.

In de volgende paragrafen zullen wij achtereenvolgens dieper ingaan op de functies:

• beschikken;
• bewaren;
• controleren;
• registreren; en
• uitvoeren.

Functies

Binnen controletechnische functiescheiding worden verschillende functies gebruikt.

Beschikking

Onder de beschikkende functie wordt verstaan de bevoegdheid tot het geven van opdrachten en machtigingen, het aangaan van verplichtingen en het geven van kwijtingen (achteraf goedkeuren van handelingen). Voor de beschikkende functie komen in de eerste plaats in aanmerking: inkoop, productie, verkoop, personeelszaken en de financiële vereffening. Als ten aanzien van beschikkende functies functievermenging onvermijdbaar is, dienen voldoende maatregelen genomen te worden om de controleerbaarheid van de door betrokken functionaris af te leggen verantwoording te waarborgen. Worden goederen bijvoorbeeld door de afdeling inkoop zowel ingekocht (beschikkend) als bewaard, dan zou de belegging van deze taken bij verschillende functionarissen van de afdeling een oplossing zijn. Dit duiden we aan met secundaire functiescheiding.

Bewaren

De bewarende functie kan worden omschreven als het zorgdragen voor de ‘opslag’ van goederen en geldmiddelen. Functionarissen die zich hiermee normaliter bezighouden zijn de magazijnmeester en de kassier. Onlosmakelijk verbonden met de bewarende functie is de periodieke vaststelling door een onafhankelijke (van de  bewarende functie) functionaris (normaliter de administratie) of de werkelijke hoeveelheid goederen c.q. geldmiddelen overeenkomt met de administratief bijgehouden hoeveelheid (inventarisatie respectievelijk kasopname). Deze vaststelling wordt bij voorkeur op een voor de bewaarder onverwacht moment uitgevoerd, opdat deze niet de gelegenheid heeft om de hoeveelheid goederen of geldmiddelen tijdelijk op peil te brengen met bijvoorbeeld eigen middelen of goederen uit een ander magazijn. Voorraden goederen die tot verschillende fasen van de waardekringloop behoren, dienen dan ook bij voorkeur aan verschillende bewaarders te worden toevertrouwd. Als dat door omstandigheden niet mogelijk is, dient de inventarisatie van de goederen gelijktijdig plaats te vinden, om het risico van slepen te voorkomen.

Controleren

Functionarissen die zorgdragen voor het toezicht op de uitgevoerde activiteiten en de daarbij te leggen controleverbanden hebben een controlerende functie. De meest aansprekende voorbeelden van dergelijke functies zijn: administratie, interne accountantsdienst en de afdeling kwaliteitscontrole. Binnen de theorie van de controletechnische functiescheiding wordt ‘zelfcontrole’, waarbij een functionaris de juistheid van zijn eigen werk nagaat, niet onder ‘controleren’ geschaard.

De controlerende functionaris vergelijkt de uit verschillende, onafhankelijk van elkaar functionerende bronnen voortgekomen informatie met elkaar. Daarbij wordt getracht het harde verband (de overeenkomst) tussen de verstrekte gegevens vast te stellen. Als voorbeeld kan gedacht worden aan de administratie die de hoeveelheid goederen conform de inkoopfactuur van de leverancier afstemt met de door de magazijnmeester verstrekte opgave van de hoeveelheid goederen zoals door hem ontvangen.

Registreren

Onder registreren wordt verstaan ‘het vastleggen van toestanden en gebeurtenissen voor het goed laten verlopen van en de controle op de bedrijfsprocessen’. Functies die normaliter belast zijn met deze functie betreffen onder meer de administratie en productie. Opvallend is de rol van de administratie in deze, die we hiervoor neergezet hebben als een belangrijke controlerende functie.

Wat betreft de strenge scheiding tussen registreren en controleren geldt dat daartoe noodzaak bestaat in geval van de volgende omstandigheden:

• De registratie treedt in de plaats van bewaring, zoals bijvoorbeeld optreedt bij de bewaking van vorderingen. Door aanstelling van een (in dit voorbeeld) aparte functionaris voor de debiteurenadministratie kan functievermenging voorkomen worden;
• De met de registratie belaste functionaris heeft (anders dan de eigenaar) belang bij de uitkomsten van het geregistreerde;
• Er wordt een oordeel van een onafhankelijk deskundige gevraagd omtrent de juistheid van de overlegde cijfers; het duidelijkste voorbeeld hierbij is de jaarrekeningcontrole.

Uitvoeren

Alle niet tot de voorgaande categorieën behorende functionarissen hebben een uitvoerende functie.Voorbeelden van dergelijke functies zijn: productieplanning, facturering, orderverwerking, goederenverzending. Uitvoerende functionarissen hebben geen andere specifieke functie dan het tot stand brengen van de controletechnische scheiding tussen functies.

Controletechnische functiescheiding: Minst gewenste situaties

De minst wenselijke combinatie van functies is die waarbij de administrateur (controlerend) procuratie heeft (beschikking tot betalen) en tevens als kassier (bewarend) fungeert. Ook een situatie waarbij de kassier ondergeschikt is aan de administrateur is in het algemeen ongewenst. Functionarissen die toezicht dienen te houden op de gang van het – in dit geval – betaalproces, dienen bij voorkeur geen deel te nemen c.q. invloed uit te oefenen op dat betaalproces. Toch komen wij dergelijke situaties nogal eens tegen, omdat de leiding geen andere aanvaardbare oplossingen heeft kunnen vinden in het organisatieschema.

Soortgelijke problemen als hiervoor doen zich voor bij de plaatsing binnen kleinere organisaties van andere bewaarders dan de magazijnmeester en de kluisbewaarder. Een aanvaardbare oplossing kan in dergelijke gevallen gevonden worden door betrokken bewaarder weliswaar hiërarchisch onder (het hoofd van) de administratie, de productieafdeling of de verkoopafdeling te plaatsen, maar hun instructies vast te laten stellen door de directie. Door geen ruimte te laten voor afwijkingen van de instructies, kan de directie toezicht houden op naleving ervan.

Samenspanning

De betrouwbaarheid van de verantwoording wordt, zoals eerder gezegd, tot op zekere hoogte gegarandeerd door gebruik te maken van het bestaan van een tegengesteld belang tussen de betrokken functionarissen. Dit tegengestelde belang ontstaat door de controletechnische verdeling van functies. Samenspanning leidt ertoe dat het neutraliserende effect van het tegengestelde belang wordt opgeheven. Als beide functionarissen voordeel kunnen behalen uit hun samenwerking, hebben ze juist een gezamenlijk belang hetgeen ertoe kan leiden dat de betrouwbaarheid van de verantwoordingsinformatie niet is gegarandeerd.

Samenspanning kan zich zowel voordoen tussen (twee of meer) interne functionarissen, als tussen een interne functionaris en een derde. De grootte van het risico van samenspanning is afhankelijk van de functionele afstand, de hiërarchische afhankelijkheid en het te behalen voordeel.

Door: Drs. A.J.A. Hassing