Om een goed besluit te nemen, moet je een aantal stappen doorlopen. De eerste stap is het delen van feiten. Om die boven water te krijgen, kun je bijvoorbeeld de volgende vragen beantwoorden. Welke trends en externe ontwikkelingen spelen een rol bij onze samenwerking? Welke informatie is voorhanden over de context van samenwerking of over mogelijke ambities? Wat weten we met zijn allen? En hoe gaan we deze waardevolle kennis inzetten? We lichten in dit artikel toe wat er tijdens het feiten delen gebeurt.
Zo objectief mogelijk
Bij het delen van feiten verzamelen en beschouwen de stakeholders zo objectief mogelijk de feiten; vrij van mening of gevoel. Het gaat bij feiten om direct observeerbare informatie die samenhangt met de inhoud van het te nemen besluit. Objectief beschouwen is gewaarworden,. De inzet van de zintuigen is hier prominent: horen, zien, ruiken, voelen en proeven.
Objectief beschouwen is ook bemerken. Het gaat om de vraag: Wat weten we over dit onderwerp? Ook hierbij is het van belang dat men zich beperkt tot de waarneembare feiten. Feiten betreffen omstandigheden en ervaringen. Dus zinnen die beginnen met ‘ik voel’, ‘ik ben van mening’, ik denk’ moeten nog even worden uitgesteld. Deze komen in een latere fase aan bod. Nu gaat het om de uitspraken die beginnen met ‘ik heb gezien’, ‘ik heb gehoord’, ‘ik weet’, ‘er is bewijs voor’, of ‘ik merk’.
Je perceptie bepaalt je realiteit
Het is van belang dat alle stakeholders vanuit hun eigen perceptie de feiten aanvullen. Je perceptie bepaalt je realiteit. In een groep heersen verschillende percepties dus verschillende realiteiten en daarom is het van belang alle percepties met elkaar uit te wisselen. De intelligentie van je groep, de collectieve intelligentie op het gebied van ‘objectieve’ kennis wordt hierdoor ontsloten en benut. Overigens beschrijven we in de bijlage hoe het benutten van verschillende perspectieven de kwaliteit van het groepsbesluit verhoogt.
Uit onderzoek is gebleken dat groepen een beter geheugen hebben voor feiten en gebeurtenissen dan individuen. Zo hadden juryleden in een proces tegen een seriemoordenaar als groep een veel beter geheugen voor het feitenmateriaal en de getuigenverklaringen dan individueel (Johnson & Johnson, 2008).
Meerweter op het podium
In de praktijk zien we echter vaak dat een zogenoemde meerweter op het podium de gehele groep toespreekt. Zo kan een van de partijen het initiatief nemen om een voorzet te geven over de na te streven doelen door een presentatie te geven aan de andere partijen. Er is dan weinig ruimte voor de anderen om hun werkelijkheid over het voetlicht te brengen. Als één iemand zijn werkelijkheid met de rest deelt, betekent het nog niet dat de rest van de mensen het daarmee eens is. Zwijgen is zeker niet instemmen!
In de hoofden van de toehoorders gebeurt er van alles, zodra iemand zijn feiten deelt: sommigen herkennen deze feiten, anderen hebben aanvullingen of zouden de feiten nog scherper stellen, een derde heeft iets geheel anders gezien en bij een vierde roept deze voorstelling van zaken kritische vragen op. Zonder het aangaan van een vorm van kennisuitwisseling blijft dit allemaal ongehoord en onbenut.
Om bijvoorbeeld tot gezamenlijke doelen te komen, verwachten we van de verschillende partijen inbreng over de externe invloeden, bestaande problemen, de verandernoodzaak en de behoeften: wat is ieders perceptie op de huidige situatie die vraagt om nieuwe doelstellingen?
Denkfouten vertekenen de werkelijkheid
Perceptie is dus realiteit. Jouw realiteit is echter vertekend. Je brein filtert alle zintuiglijke informatie volgens je ervaringen en overtuigingen. Je ziet wat je wilt zien en je hoort wat je wilt horen. Dat heet een perceptiefout (bias). Filteren is echter belangrijk om de grote hoeveelheid zintuiglijke prikkels te overleven. Je kunt niet alles verwerken.
Maar datzelfde filteren zorgt ook regelmatig voor onbegrip: jij hebt in een en dezelfde situatie iets anders gezien dan je collega. Zo kunnen perceptiefouten zelfs tot een conflict leiden. Perceptiefouten zijn natuurlijke neigingen van mensen, maar kunnen ervoor zorgen wij in niet-standaardsituaties foute besluiten nemen waarvan we ons niet bewust zijn. Deze denkfouten zijn het gevolg van perceptiefouten. Denkfouten zorgen voor verkeerde interpretaties, bevooroordelingen en een vertekend beeld van de objectieve werkelijkheid. Kortom, je werkelijkheid is altijd gekleurd en deze subjectieve werkelijkheid kan dan zorgen voor een verkeerde beoordeling.
Er zijn verschillende denkfouten die tot selectieve waarneming leiden. We lichten ervier uit die vooral de aandacht verdienen tijdens het feiten delen:
- zelfoverschatting;
- bevestiging achteraf of confirmation bias;
- wij-zij effect of intergroup bias;
- shared information bias.
Zelfoverschatting
Een behoorlijk ingrijpend probleem bij besluitvorming is de neiging tot zelfoverschatting. Je denkt vaak meer te weten of kunnen dan je werkelijk weet of kunt. Beantwoord eens deze vraag: vind jij jezelf een goede chauffeur? Zou je nu aan een ander vragen of zij die mening delen dat je goede rijvaardigheden bezit, dan kan daar wel eens een hele andere inschatting uitkomen. De neiging om al te veel vertrouwen te hebben in je eigen ideeën of vaardigheden kan ertoe leiden dat je niet meer goed luistert naar andermans ideeën en ook niet goed meer kijkt naar andermans kwaliteiten. Zelfoverschatting leidt er ook toe dat je niet langer bezig bent na te gaan hoe je eventuele problemen kunt voorkómen.
Bevestiging achteraf
Een tweede voorbeeld van een denkfout is de ‘bevestiging achteraf’, in het Engels ook wel confirmation bias genoemd. Dit is een specifiek geval van selectieve waarneming waarbij je op zoek gaat naar informatie die je keuzes uit het verleden bevestigt. Bovendien negeer je vaak informatie die je eerdere oordeel tegenspreekt. Wanneer je je in een heterogene groep bevindt, zal je minder last hebben van de confirmation bias. Heterogene groepen beschikken over een grotere verscheidenheid aan informatie dan homogene groepen. Niet alle informatie zal bij een persoon liggen. En je waarneming wordt aangevuld of bekritiseerd door die van anderen. In de bijlage beschrijven we nader hoe diversiteit van je groepsleden de kwaliteit van het groepsbesluit verhoogt.
Wij-zij-effect
Door met zijn allen de feiten te verzamelen en te delen, komen vooroordelen of vooringenomen standpunten aan het licht. De bekendste is de intergroup bias oftewel het wijzij-effect. Dit is een dynamiek die mensen in groepen verdeelt. Volgens de principes van ergens bij willen horen, het verschaffen van een identiteit en veiligheid denken mensen in een in-group en een out-group, de wij versus zij. Jouw groep is aardig, de andere groep niet. Jouw voetbalteam is sportief en het andere niet.
Shared information bias
Een ander fenomeen is de shared information bias. Je groep heeft hierbij te weinig focus op alternatieve invalshoeken. Je bent met zijn allen geneigd om vooral tijd en energie te steken in het delen van informatie die al bekend is bij iedereen. Bovendien wordt informatie die bij de enkeling bekend is, genegeerd.
Deel je eigen versie van de werkelijkheid
Objectief informatie verzamelen is dus eigenlijk een utopie. De informatie is doorgaans vertekend in de richting van vooroordelen en ondersteunende standpunten die we toch al hadden.
Een eenvoudige manier om conflicten tussen verschillende percepties en om denkfouten te voorkomen, is door je eigen versie van de werkelijkheid met anderen te delen. In interactie leer je nieuwe perspectieven kennen. Door deze percepties en perspectieven van anderen te kennen, wordt je eigen werkelijkheid aangevuld. Om dit te kunnen bereiken, is het nodig dat je je vrij voelt om je eigen feiten op tafel te mogen leggen.
Het helpt als de anderen en jijzelf een onderzoekende bril dragen. Als dit lukt, kun je optimaal aan de stap van feiten delen werken: het delen van kennis en feiten over het onderwerp en je eigen kijk op de realiteit verrijken.
Bron: Decisions by design
Door: Marjolijn de Graaf, Edwin de Graaf
