In een wendbare organisatie gaat het niet alleen om de mensen die op de loonlijst staan maar meer om de mensen die een bijdrage kunnen en willen leveren aan het werk dat moet worden gedaan of aan de resultaten die moeten worden bereikt. Het gaat immers om capaciteiten onbegrensd te laten stromen.
Geschatte leestijd: 9 minuten
In dit artikel kijken we eerst naar de mensen op de arbeidsmarkt die bereid zijn en geschikt zijn om (voor een tijdje) je medewerker te worden. We sluiten af met de mensen in jouw nabijheid die bereid zijn voor je te werken zonder medewerker te zijn (bijvoorbeeld de vrijwilligers, ambassadeurs, de klant als fan en oud-medewerkers).
Door te bouwen aan je potentiële personeelsbestand ben je in staat snel en zonder gedoe zowel in omvang (‘extra handjes’) als kwalitatief (andere kennis en vaardigheden) beter aan te sluiten op de strategische doelen en plannen die passen bij de dynamische buitenwereld. Er zijn een aantal managementpraktijken om aan je potentiële werknemersbestand te werken:
- Bouw aan een goede reputatie op de arbeidsmarkt.
- Organiseer je netwerk om snel nieuwe medewerkers te werven of te ‘precruteren’.
- Interplacement: je bedrijf als marktplaats voor talent.
- Neem positief afscheid.
- Organiseer je potentiële bijdragers.
Bouw aan een goede reputatie op de arbeidsmarkt
Ken je dat beeld van de filmstudio’s in de jaren 30? Waarin allerlei wannabe-acteurs voor de poort stonden om wellicht als figurant mee te kunnen doen (met als ultiem doel daarna te worden ontdekt!). En als ze die dag niet werden uitgekozen gingen ze weg, en hoopten en droomden de volgende ochtend opnieuw met frisse moed te worden uitgekozen. Als werkgever zou het eigenlijk nu ook wel lekker zijn: dat er altijd een groep mensen voor je poort staat en dat je snel en zonder gedoe iemand kunt aanwijzen die voldoet aan het gewenste profiel om acuut voor je aan de slag te gaan. Maar dat beeld kennen we niet meer. Althans niet letterlijk voor de poort van de filmstudio. Maar voor de virtuele poort van een aantal organisaties staan ze nog steeds in drommen. Te wachten om te worden uitgekozen. Een bedrijf als Tesla krijgt een gigantisch aantal – al dan niet open – sollicitaties binnen; en niet alleen van bètaopgeleide mensen! Alleen al in 2018 kreeg Tesla 500.000 sollicitaties binnen voor 2.500 vacatures.
Een manager van een van de hightechbedrijven uit ons onderzoek stelde: ‘Het is toch vooral een kwestie van slim werven en selecteren en een enorme aantrekkingskracht zijn voor knappe koppen.’ Dit doe je enerzijds door interessant werk aan te bieden en anderzijds door je identiteit en intentie op een aansprekende manier naar buiten te brengen. Hoe je het ook doet, of je nu via TikTok en Facebook aan je reputatie werkt, via Google-reviews, via mond-tot-mondreclame of door in te zetten op verkiezingen als Best Workplaces: zorg dat je bouwt aan een goede reputatie op de arbeidsmarkt.
Organiseer je netwerk voor snelle werving en ‘precruitment’ van nieuwe medewerkers
In een wendbare organisatie dekt het woord werving niet helemaal de lading meer: werving doe je alleen als je iemand op dat moment nodig hebt. Waar het in wendbare organisaties om draait, is mensen warm te houden voor de toekomst. In plaats van over recruitment zou je hier kunnen spreken over precruitment. Bij precruitment gaat het erom de vijver van potentiële medewerkers groter te maken. Welke naam je er ook op plakt: het gaat om de vraag hoe je snel en zonder gedoe nieuwe medewerkers kunt aantrekken, mocht dat nodig zijn.
Om nieuwe medewerkers te ‘precruteren’ zien we in ons onderzoek dat wendbare organisaties goede relaties onderhouden met opleidingsinstituten, uitzendbureaus en concurrenten. In die contacten gaat het er niet om eenzijdig een vraag naar personeel te droppen op het moment dat je medewerkers nodig hebt. Die relatie begint al veel eerder. Daar horen doorlopende gesprekken bij over welke competenties je zoekt, welke kwaliteiten steeds belangrijker lijken te worden. Ook kun je hulp aanbieden bij het aanpassen van een curriculum van een onderwijsinstituut. Dit soort relaties en investeringen zorgen voor een grotere kans dat nieuwe contacten en medewerkers die voortkomen uit deze netwerken, zullen voldoen aan de juiste kwalificaties. Ben je actief betrokken bij de vorming van je potentiële medewerkers, dan zit je bovendien op de voorste rij om de grootste talenten via stagetrajecten aan je te binden.
Interplacement: je bedrijf als marktplein
Medewerkers binnen en buiten de organisatie kunnen twee richtingen op bewegen. Veel mensen denken enkel aan mensen naar binnen brengen wanneer je ze nodig hebt. Bijvoorbeeld omdat je meer werk hebt dan je aankunt, of omdat je andere kennis en expertise nodig hebt. Maar weet je ook gebruik te maken van een beweging van binnen naar buiten? Als jij gedurende een kwartaal mensen over hebt, omdat het in je branche net wat rustiger is, dan kun je die mensen mogelijk tijdelijk detacheren bij klanten, leveranciers of kennisinstellingen. Altijd vanuit de gedachte dat dit geen bedreiging is (‘als ze maar niet weggaan’), maar vanuit een kans (‘welke nieuwe kennis zullen ze opdoen?’).
Je mist een enorme kans als je dit soort koppelingen niet maakt: het is veel waard om vraag en aanbod slim bij elkaar te brengen. Deze beweging wordt ook wel interplacement genoemd. Door mensen die jij op de bank hebt zitten tijdelijk te verhuren, blijkt in één keer dat je personeel niet per se en alleen maar een kostenpost hoeft te zijn. Je gaat zien dat je mensen met al hun kwaliteiten ook een (markt)waarde hebben, die je – ten gunste van alle (!) partijen – te gelde kunt maken.
Werk je eenmaal met (tijdelijke) mensen van buiten je organisatie, dan is het belangrijk dat je iedereen die bijdraagt zoveel mogelijk behandelt als echte medewerkers. Dus train ze ook, geef ze een kerstpakket, en nodig ze uit voor de zomerbarbecue. Dat is niet alleen belangrijk voor de binding en de sfeer: het zorgt er ook voor dat je loyaliteit opbouwt en dat de kans groter wordt dat je met dezelfde – al ingewerkte – mensen uit je community je medewerkersbestand in drukkere tijden kunt uitbreiden. Ook zul je merken dat je functies van vertrekkende medewerkers vaker eenvoudig en op een natuurlijke wijze via doorstroming kunt opvullen.
Positief afscheid nemen
Krimpen en groeien door mensen van buiten aan te nemen, betekent ook mensen met enige regelmaat weer laten vertrekken. Soms uit vrije wil, soms omdat het niet anders kan. Als het je lukt om hoe dan ook positief afscheid te nemen, is de kans groter dat oud-medewerkers ambassadeurs van jouw organisatie worden. Zij zullen je blijven aanbevelen of willen vanuit hun nieuwe rol weer met jouw organisatie samenwerken. In ons onderzoek zien we dat wendbare organisaties twee keer zo vaak aandacht hebben voor positief afscheid nemen als niet-wendbare organisaties (72 versus 35 procent).
In ouderwetse personeelsregelingen hangt de hoogte van het afscheidsbudget samen met het aantal jaren dat iemand bij je organisatie heeft gewerkt. Hoe langer je er hebt gewerkt, hoe groter het feestje. Terwijl mensen die op een positieve manier afscheid nemen van jouw organisatie juist dan een waardevolle ambassadeur kunnen worden voor jouw organisatie. Je zou bijna nog tot de conclusie komen dat je deze regel van budgethoogte en arbeidsduur zou moeten omdraaien. Hoe langer je nog ambassadeur kunt zijn, hoe belangrijker het is om goed afscheid te nemen!
Een ander aandachtspunt is dat je mensen, vanaf het moment dat je weet dat ze gaan vertrekken, niet die laatste zes weken op een zijspoor zet. Geef iedereen tot het einde van zijn dienstverband zinvol werk. Denk ook aan de waardevolle mogelijkheid dat je medewerkers hun eigen opvolger laat zoeken of hun opvolger laat inwerken. Dit zorgt voor continuïteit; het geeft de medewerker immers de kans alle kennis en competenties die van waarde zijn op die plek in de organisatie over te dragen.
Organiseer je potentiële ‘bijdragers’
De laatste methode om aan je potentiële werknemersbestand te werken, vraagt van je te denken in termen van ‘bijdragen aan’. Daarmee verleg je je blik ook naar mensen buiten de grenzen van je eigen organisatie. Je kijkt naar het totale potentieel van mensen die een kwantitatieve of kwalitatieve bijdrage aan je organisatie zouden kunnen en willen leveren als veranderende omstandigheden daarom vragen. Dit zijn twee veel voorkomende voorbeelden:
- Outsourcing. Net zoals je medewerkers ‘naar buiten’ kunt brengen, zo kun je ook werk zelf naar buiten brengen. Hier draai ik het dus om. Je denkt niet meer in termen van medewerkers die je kunt inzetten, maar in termen van benodigde bijdragen die je kunt uitzetten. Hier stuit je op het domein van outsourcing. Om als organisatie wendbaar te worden, gaat het niet alleen – of juist niet – over het besluit een dienst al dan niet uit te besteden, maar over het managen van het uitbestede werk. Daarmee bedoel ik niet zozeer de focus op contractmanagement (hoe relevant dit ook is). Het gaat erom de match te zoeken tussen jouw organisatie en die van de partij waaraan je diensten uitbesteedt. Een match in termen van identiteit en intentie, maar ook in de mate van wendbaarheid en de mogelijkheden tot kennisdeling.
- Community. Hierbij gaat het om mensen die niet op de loonlijst staan, maar wel willen bijdragen aan de doelen van je organisatie. Bijvoorbeeld door in te schrijven op losse klussen (de zogenoemde ‘gigs’ uit de gig-economie) die zijn gericht op het uitvoeren van werk. Of door het bijdragen met ideeën. Kern van het inrichten van een gig-cultuur is dat je zorgt dat die cultuur blijft passen bij jouw organisatie. Blijf zelf de regie voeren over de community. Houd de energie die het geeft en de energie die het kost in de gaten, en bewaak goed welke manier van werken bij jullie organisatie en jullie identiteit past. Wat maakt nu dat mensen hun gig bij jou willen blijven uitvoeren en niet naar de concurrent, naar een andere regio of een ander platform overstappen? Een manier om de giggers aan je te binden is door loyaliteit en verbondenheid te creëren. Dit doe je door elkaar te helpen. Alleen zo kom je tot een langdurige(re) samenwerking.
Door: Mark Nijssen
Bron: Organiseren op je voorvoeten
