Apenmanagement

Hoe voorkom je dat medewerkers hun problemen steeds bij jou parkeren? Wat is ervoor nodig om hen zélf hun taken goed te laten uitvoeren? Welke stappen kun je zetten om tijd vrij te maken voor je verantwoordelijkheden als leidinggevende? Wees als leider beducht op medewerkers die een ‘aap’ op je schouder parkeren. Hieronder staan een aantal adviezen om die beesten te laten waar ze horen.

Praktijkvoorbeeld

Een teamleider is onderweg naar een vergadering als hij door een teamlid wordt aangesproken. ‘We hebben een probleem met de inkoop van materialen’ vertelt de medewerker en hij legt uit wat er aan de hand is. De leidinggevende luistert en realiseert zich dat hij extra informatie moet inwinnen om een goed besluit te kunnen nemen. Omdat de vergadering bijna begint zegt hij: ‘Ik zal ernaar kijken en kom erop terug.’ Ze vervolgen allebei hun weg.

Aap op je schouder

Voor veel leidinggevenden die ik train en coach is het bovenstaande scenario herkenbaar. Als een medewerker naar je toekomt, een mailtje stuurt of opbelt zit er vrijwel altijd een aap op zijn rug die hij probeert aan jou te geven. Een ‘aap’ is de volgende stap van een project of probleem (die in veel gevallen bij iemand anders hoort). Zodra de medewerker uitlegt wat er aan de hand is, legt de aap als het ware een poot op jouw schouder. Door toe te zeggen dat je ernaar gaat kijken of hem te vragen om er een mailtje of memo over te sturen klimt de aap op jouw schouders en loopt je medewerker opgelucht en een paar kilo lichter weg.

Op wie zat de aap?

Laten we de bovenstaande situatie analyseren. Op wie zat de aap voordat de teamleider en het teamlid elkaar ontmoetten? Op de medewerker. En toen ze uit elkaar gingen, op wie zat de aap toen? Op de leidinggevende. Zonder het te beseffen heeft deze leidinggevende de verantwoordelijkheid voor het probleem van zijn medewerker overgenomen (ik zal ernaar kijken) en hem bovendien een voortgangsrapport beloofd (ik kom erop terug).

De leider als apenverzorger

Vervolgens treedt er een rolverwisseling op. Bij iedere aap zijn namelijk twee partijen betrokken: één om de taak uit te voeren en één om de taak te bewaken. Zodra je de aap van je medewerker overneemt verandert jouw rol in die van uitvoerder. En je medewerker krijgt de rol van bewaker. Om zeker te stellen wie de nieuwe baas is komt hij de volgende dag naar je toe met de vraag: ‘Hoe staat het ermee?’. Dit noemen we supervisie. In plaats dat de medewerker voor jou werkt, werk jij nu voor hem. Hoe langer je wacht met het uitvoeren van de taak des te gefrustreerder je medewerker zal raken en des te schuldiger jij je zult voelen. Bij sommige leidinggevenden gaat dit zover dat medewerkers continu hun baas aan het managen zijn in plaats van andersom…

De leider als apenlokker

Er is nog een ander probleem. Door apen van je medewerkers over te nemen geef je onbewust de boodschap af dat je die apen wilt. Hoe meer taken en problemen je oppikt, des te meer werk medewerkers jou zullen geven. Voor je het weet is je hoofd en je bureau veranderd in een apenrots en kom je niet meer aan jouw leidinggevende verantwoordelijkheden toe.

Bananen aan de boom

Vooral leidinggevenden die eerst een uitvoerende rol hebben gehad vinden het heerlijk om apen van hun medewerkers over te nemen. Ze halen voldoening uit het voor hen bekende uitvoerende werk en worstelen nog met hun nieuwe managementtaken. De bewondering en waardering die ze krijgen als ze taken van hun medewerkers overnemen fungeren als bananen aan een boom die de apen letterlijk naar hen toe lokken.

Geef die aap terug!

Hoe kun je dit oplossen en de apen teruggeven?

• Stel vast welke apen jij van je medewerkers hebt overgenomen.
• Geef de apen zo snel mogelijk terug aan hun rechtmatige eigenaren.
• Door minder tijd te besteden aan de apen van medewerkers, maak je meer tijd vrij voor de medewerkers zelf.
• Maak duidelijke afspraken over wanneer jullie de voortgang bespreken en hoeveel initiatief je ondertussen verwacht van je medewerker.
• De volgende keer dat je hen spreekt kun je hen de vraag stellen die ze zolang aan jou hebben gesteld: ‘Hoe staat het ermee?’.
• Spreek tot slot met je medewerkers af dat jullie de apen alleen nog voeden (bespreken) op afspraak. Dus niet meer op de gang of bij de koffieautomaat. Hierdoor voorkom je dat medewerkers hun problemen bij jou parkeren en stimuleer je hen om te groeien in verantwoordelijkheid en zelfstandigheid.

Door Ronald van der Molen Ronald van der Molen is werkzaam als organisatieadviseur en leiderschapscoach. Vanuit zijn bedrijf Transformatio leert hij leidinggevenden hoe ze teams en ecosystemen kunnen bouwen waar mensen floreren. Daarnaast verzorgt hij keynotes en workshops over de kracht van organisch leiderschap. Tijdens trajecten en presentaties gebruikt hij lessen uit de natuur zodat leiders en professionals anders naar hun vak gaan kijken. Hij geniet ervan als eikels in bomen veranderen.