Afspraken: weet welk effect je wilt bereiken

Wanneer je op weg bent naar een goede kickstart van je samenwerking is het niet alleen van belang de ‘waarom’-, ‘wie’-, ‘wat’-, ‘hoe’-vragen te beantwoorden, maar moet je je ook buigen over de vraag wat de samenwerking moet opleveren.

Formuleer zo concreet mogelijk welk effect je met elkaar wilt bereiken. Houd het niet bij een algemene doelstelling als ‘we willen gezondheid bevorderen’, maar bedenk welke effecten daarachter schuilgaan. Welk gezondheidsbegrip hanteer je? Is je uitgangspunt daarbij epidemiologisch of kijk je vanuit ‘positieve gezondheid’? Wil je ziektes als diabetes of hartfalen terugdringen of effectiever behandelen, moeten mensen minder vaak naar de specialist of misschien langer thuis blijven wonen? Of gaat het om minder eenzaamheid en meer eigen regie? En welke stappen moet je eerst zetten, voordat je de volgende stap kunt zetten? Als je bijvoorbeeld de gezondheidsverschillen wilt verkleinen, moet je wellicht eerst aan gezondheidsvaardigheden werken.

Effecten op 2 niveaus

Je kunt de effecten zowel op kwantitatief als op kwalitatief niveau vaststellen. Vragen die spelen bij kwalitatieve effecten: Als we over een jaar terugkijken, wanneer is het dan voor alle partners een succes? Heeft de samenwerking tot nieuwe ideeën en/of kennis geleid? Is het vertrouwen gegroeid? Vragen die focussen op kwantitatieve effecten zijn: Zijn de serviceafspraken nageleefd? Was het nieuwe product een succes? Hoeveel heeft het financieel opgebracht? Daarnaast kun je onderscheid maken tussen de effecten die je op korte en lange termijn wilt bereiken. Welk punt zetten we op de horizon en welke tussenstappen moeten we daarvoor zetten? Welke procesafspraken maken we, hoe evalueren we deze en zijn we al op weg naar dat effect? Het is mogelijk dat partners de vraag ‘Wanneer is het succesvol?’ verschillend beantwoorden. Je moet heel goed zicht hebben op elkaars beelden bij succes, hoe je daarnaar kijkt en wat het gedeelde referentiekader is.

Concreter worden over effect: van ambitie naar doelen en inspanningen

Als je tot afspraken wilt komen, helpt het vaak dat je inzichtelijk maakt wat je wilt bereiken. Maar je moet zeker ook afspreken wat ieder aan die doelen bijdraagt. Je kunt hiervoor gebruikmaken van het ambitie-inspanningenmodel (zie figuur 4.1). Dit model is geïnspireerd op het ‘doelen-inspanningen-netwerk’ (DIN) uit het boek Programmamanagement, sturen op samenhang van Theo van der Tak en Gert Wijnen (zie de boekentips achter in dit boek). Je kunt figuur 4.1 kopiëren en invullen, maar ook downloaden op www.vanideetotafspraak.nl. Je kunt het werkblad kopiëren en invullen. Je vult het ambitie-inspanningenmodel als volgt in.

• Bovenaan plaats je de gedeelde ambitie, samengevat in de belangrijkste trefwoorden.
• Daaronder, op het tweede niveau, geef je aan wat de belangrijkste doelen zijn die daaraan bijdragen. Het gaat om zogenoemde ER-doelen: doelen die eindigen op ‘er’. Denk aan: sneller, korter, gezonder, inclusiever, minder enzovoort.
• Vervolgens kijk je hoe je die doelen kunt kwantificeren. Daar wordt vaak het acroniem SMART voor gebruikt (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden).
• Tot slot geef je aan welke inspanningen je gaat doen die bijdragen aan die doelen. Daarbij geef je per partner aan wat zijn bijdrage is.

Het is een hele exercitie om dit samen te doen, maar het helpt om te komen tot een gezamenlijk beeld. Met deze exercitie expliciteer je wat de afspraken precies inhouden en wat er precies wordt gevraagd van de partners. Wil je meer leren over samenwerken tussen organisaties? Schrijf je in voor Collegereeks Samenwerken in Netwerken en hoor meer van Wilfred Opheij.  Bron: Samenwerken: Van idee naar afspraak Door: Tim Dees en Wilfred Opheij