Audits worden vaak gezien als een noodzakelijk kwaad. In werkelijkheid zijn ze absoluut onmisbaar voor organisaties die er zeker van willen zijn dat ze kunnen blijven voldoen aan klantvereisten
Een goede auditor ben je niet zo maar. Enkele adviezen. – Ken het doel. Waarom stel ik deze vragen eigenlijk? Het doel van de audit houdt altijd verband met de organisatiedoelen.- Stel de reikwijdte vast. Met een audit kun je niet alles onderzoeken. Beperk je tot enkele gebieden.
- Vorm een goed team. Doe dit vooral tijdig.
- Zorg voor een volmacht. Begin er niet aan zonder autorisatie van hogerhand.
- Denk aan de criteria. Om processen goed te auditen, zijn beoordelingsmaatstaven nodig.
- Stel de te auditen processen of activiteiten vast. Om welke processen of activiteiten gaat het? Het antwoord ligt besloten in de businessplannen.
- Leg alles vast in een document. Maak een plan en deel dit met de auditees.
- Bestudeer de processen. Ken de te auditen processen van binnen en van buiten.
- Werk niet zonder checklist. Stel een systematische vragenlijst op met vragen over onderwerpen die in de audit aan bod komen.
Rol van auditees
Behalve auditors dragen ook de auditees bij aan het welslagen van de audit. Daarom is ook het volgende van belang:- Verstrek tijdig informatie over de audit.
- Hou voordat de audit begint een informeel gesprek met de auditee (een audit heeft ook relationele aspecten).
- Geef auditees eventueel de vragenlijst ruim ruim van te voren zodat ze een zelf-audit kunnen uitvoeren.
- Organiseer een openingsvergadering waarin alle aspecten van de audit aan de orde worden gesteld.
