Een visie geeft de strategische richting van het project aan. Dat kun je vormgeven met een projectvisieworkshop. Omdat de waarden van de organisatie in de projectvisie verdisconteerd zijn, wordt het project met de strategische richting van de organisatie afgestemd.
Richting geven als mechanisme van een projectvisie werkt als een kompas die leidt bij het nemen van alledaagse beslissingen, gericht op het behalen van het doel. Richting geven betreft ook prioritering en beslissingen over het toewijzen van middelen en mensen. Ten slotte geeft een visie richting aan hoe de doelen van het project bereikt kunnen worden. Het fungeert als baken in de richting van het einddoel.
Wat is er in het project aan de hand?
De waarden zijn geëxpliciteerd, het hogere doel is bepaald en de voorbereidingen voor de visie-expeditie zijn volbracht. Het projectteam vraagt zich af: hoe komen we van die gedeelde waarden naar het hogere doel? En daar geeft de projectvisieworkshop antwoord op.
Wat moet er gebeuren tijdens de projectvisieworkshop?
Het is tijd geworden om duidelijkheid te creëren in een visie die de weg wijst in de expeditie van waarden naar hoger doel.
Wie heb je nodig?
Blok een dag in de agenda’s van alle mensen die direct zeer en intensief betrokken zijn bij zowel de inhoud als het verloop van dit project. Denk aan de projectmanager, de beoogd projectleider, deelprojectleiders, opdrachtgever, beslissers van leveranciers, gebruikersvertegenwoordigers en key players op inhoud. Kies een inspirerende plek buiten de bureaus. Zet een relaxte playlist aan. Zorg voor veel lekkers en gezond eten en drinken. Werk met een professioneel procesbegeleider. Start met een opwarmer.
Hoe gaat de projectvisieworkshop in zijn werk?
Een visie wordt ontwikkeld aan de hand van vier vragen (Van der Loo, 2007).
- De eerste vraag van de projectvisieworkshop zoekt naar de waarden: waarvoor staan wij? Met deze vraag onderzoek je de diepgewortelde overtuigingen van de groep: daadkracht, creativiteit, thinking different, eenvoud, integriteit, enzovoort. De ervaring leert dat een set van ongeveer vijf waarden genoeg is om richting te geven.
- De tweede vraag zoekt naar het hogere doel: waarom bestaan wij? Hierbij gaat het om de essentie van de organisatie, de rechtvaardiging, de drijfveer: een financieel onbezorgde toekomst organiseren, geluk voor iedere leeftijd creëren, mobiliteit bevorderen, met innovaties de gezondheidszorg beter maken. Het gegeven dat in al deze voorbeelden een werkwoord zit, is geen toeval: het hogere doel is iets waar je naar streeft .
- De derde vraag zoekt naar het gewaagde doel: waar gaan we heen? Hiermee kom je uit op de ambitie: de beste willen zij n, de leukste familie, een ongelooflijke prestatie op het gebied van … Het gewaagde doel geeft een leidraad tot handelen. De Vlamingen noemen dit een vermetel doel. Eigenlijk net iets te brutaal om te durven aangaan. Maar hoe gaaf zou het zijn als je het wel bereikt!
- De vierde vraag zoekt naar de kernkwaliteiten: waarin blinken wij uit? Hieruit blijkt waarom het ons lukt die ambitie waar te maken en dat hogere doel te bereiken. Het zij n de dieperliggende eigenschappen die tot een gewaagde prestatie leiden: deskundigheid, innovatief, empathie, snelheid, vasthoudendheid. De vragen staan niet los van elkaar, maar moeten in samenhang beschouwd worden. Ze kunnen in willekeurige volgorde gelezen worden.
Kies als opwarmer een visie-quiz. Zoek op internet op elke vraag vijf antwoorden van bekende organisaties. Laat per vraag de antwoorden een voor een zien en vraag mensen de juiste bedrijfsnaam op te schrijven. Ga nu de quiz ‘nakijken’. Hoeveel mensen hebben er twintig goed? En wat vind je inhoudelijk van de antwoorden?
Zelf aan de slag
Nu gaan jullie zelf aan de slag. Licht de vier vragen uit deze werkvorm toe. Deel de groep in vieren. Geef elke groep een vraag ter beantwoording. Presenteer na een uur de antwoorden in een pitch van 1 minuut. Nu ontstaan de contouren van een geheel. Vraag dezelfde groepen hun eigen antwoord aan te scherpen, in samenhang met wat ze gehoord hebben in de presentaties. Bouw dan weer een presentatieronde in en herhaal het desnoods een derde keer.
Na de eerste presentatieronde van de projectvisieworkshop kun je er ook voor kiezen om een groep verder te laten sleutelen aan het antwoord van een andere groep. Zo is iedereen nauw betrokken bij de beantwoording van minstens twee visievragen.
Je kunt er ook voor kiezen om na elke presentatieronde de helft van de groepjes te laten doorschuiven, zodat er altijd een ‘linking pin’ met de vorige ronde blijft bestaan. Aan het eind van de dag zal er nog geen rond visieverhaal op tafel liggen. Het is verleidelijk om het resultaat van die dag aan de communicatiemedewerker te geven en hem te vragen daar een verhaal van te maken. Sterker is het om uit elk gremium (opdrachtgever, gebruikers, projectwerkers, enzovoort) een vertegenwoordiger te vragen en met die groep een vervolgsessie te plannen, onder begeleiding van een goede tekstschrijver.
Committment
Daarna wordt de complete visie die is ontwikkeld tijdens de projectvisieworkshop gepresenteerd aan de oorspronkelijke groep. Expliciet wordt hun commitment gevraagd. Commitment is een belangrijk mechanisme van de projectvisie. Wees daar niet te laks in. Vraag iedere aanwezige, op de man af en bij naam en toenaam genoemd: ‘Beste …, wil jij je committeren aan deze visie?’ Leg het vast op video, maak van elke toezegging een foto, overhandig formeel getekende certificaten, geef mensen een medaille of een pen om het document mee te ondertekenen. Alles wat expliciet en zichtbaar aandacht besteedt aan het geven van commitment, vergroot de kans dat mensen dat naleven.
Bron: 77 Werkvormen voor projectmanagement
Door: Nicoline Mulder
