Procesmanagers hebben als doel bij te dragen aan het succes van de organisatie. Hoe wordt u een procesmanager met hoge impact? 8 tips.
1. Focus op resultaten
Laten we eerlijk zijn, de meeste collega’s in uw organisatie zijn niet bezig met procesmanagement. Ze denken niet in termen van ‘proces’. Ze doen hun werk, doen dat zo goed mogelijk, proberen zoveel mogelijk gedoe te vermijden en willen bijdragen aan een succesvolle onderneming. Hoe gaan uw verbeteringen hen helpen dat te doen? Niet door u te richten op de input van uw inspanningen, zoals hoeveel projecten u managet, hoe snel u deze afrondt of hoeveel mensen u heeft getraind. Focus op de resultaten die u voor de organisatie bereikt. Hoeveel projecten hebben echte, duurzame en positieve invloed op de totale business performance? Hoe draagt u bij aan die business performance? Wat doet u om het leven van uw collega’s een beetje makkelijker te maken?
2. Begrijp de business drivers
Succesvolle procesprofessionals zijn in staat om in te zoomen en weer uit te zoomen. Dat betekent dat ze enerzijds in staat zijn te concentreren op de details van een bepaald proces en de technische complexiteit begrijpen. Anderzijds verliezen ze nooit de achterliggende redenen van het werk dat ze doen uit het oog.
3. Pas de boodschap aan het publiek aan
Uw bedrijf heeft allerlei verschillende doelgroepen. Deze doelgroepen hebben verschillende trainingen, opleidingen en ervaringsniveaus. Ze hebben verschillende verantwoordelijkheden en zorg over verschillende dingen. Hierdoor werkt een ‘one size fits all’-benadering van de communicatie niet. Is uw publiek meer geïnteresseerd in de financiële gevolgen van een procesverbetering of zijn ze bezorgd over wat de impact zal zijn op hun werk? Zorg ervoor dat u begrijpt wat mensen bezig houdt. Ga dan pas praten.
4. Vermijd technisch (Japans) jargon
Het kan verleidelijk zijn om te praten over ‘end to end proces management’ of ‘standaardafwijking’ of ‘sigmaniveaus’, gewoon om te illustreren hoeveel je weet over het onderwerp. En als je hebt getraind in lean praat je nu eenmaal gemakkelijk over Poka-Yokes, Muda, en Kaizens. Maar niet bij uw niet-procescollega’s, want het is de snelste manier om vrienden te verliezen. Gewoon Nederlands is ook goed genoeg om dingen uit te leggen.
5. Denk na over de impact van procesveranderingen op medewerkers
Veranderingen in het proces kunnen veel impact hebben op het dagelijkse werk van mensen. Zij zullen zich moeten aanpassen aan de gewoonten en vaardigheden die ze – vaak in jaren – hebben opgebouwd. Soms moeten ze leren iets op een heel andere manier te doen. Succesvolle procesmanagers begrijpen de gevolgen van procesveranderingen voor mensen en houden de menselijke maat in het oog.
6. Luister!
Succesvolle procesmanagers luisteren voortdurend naar het bedrijf, de klanten en de medewerkers. Hierdoor zijn ze in staat projecten en initiatieven te identificeren die van grote waarde zijn voor de organisatie. Het verhoogt ook de kans dat procesveranderingen worden geaccepteerd en ondersteund door medewerkers als ze het gevoel hebben een stem te hebben gehad.
7. Leer voortdurend
[Intermezzo: 1]
Succesvolle procesmanagers begrijpen het belang van voortdurend leren en ontwikkelen. Er zijn vele mogelijkheden, zoals benchmarking of het bijwonen van een congres, het volgen van een cursus op het gebied van projectmanagement of verandermanagement, leren van fouten (evenals successen), netwerken en het delen van ideeën met anderen.
8. Coach en mentor anderen
Succesvolle procesmanagers begrijpen dat ze in hun eentje minder effectief zullen zijn dan wanneer ze de talenten van andere mensen binnen de organisatie kunnen mobiliseren. Het lijkt misschien hard werken om anderen in uw organisatie te ‘leren vissen’, maar het helpt enorm als ook anderen een hengel kunnen hanteren.
Wat denkt u? Welke gewoonten ontbreken in deze lijst?
