Een procescultuur waarin zorg voor proceskwaliteit centraal staat, is essentieel voor organisaties die hun wendbaarheid en effectiviteit wensen te vergroten.
Zo’n cultuur dient ook als brug tussen strategievorming en -uitvoering. 15 aandachtspunten voor ontwikkeling en onderhoud van een fundamentele procesgerichtheid.
- Hou het einddoel in zicht
Een procesgeoriënteerde organisatie neemt het doel dat gerealiseerd moet worden (innovatievermogen, concurrentiekracht, product- of prijsleiderschap, enz.) als leidraad voor inrichting en monitoring van processen. - Benoem een proceseigenaar
Procesmanagement mist vaak glamour waardoor het lastig wordt een procesbeheerder aan te wijzen die de verantwoordelijkheid op zich neemt. Empowerment is essentieel. - Definieer procesrichtlijnen
De grondbeginselen hiervoor zijn te vinden in procesverbeteringsbenaderingen zoals Total Quality Management (TQM), Six Sigma, Lean, ISO-normen of het Toyota Productiesysteem. - Strikte monitoring en bekrachtiging
Eenmaal vastgesteld dienen de richtlijnen verinnerlijkt te worden om ze te veranderen in gewoontes. Dit wordt ondersteund met training en opleiding. Procesaudits dienen voor de borging van resultaten. - Identificeer koplopers
Net zoals bij culturele processen in de maatschappij zijn er ook bij organisatorische processen ‘early adopters’ die voorop lopen en die als rolmodel dienen voor gedragsverandering. - Begeleid nieuwe organisatieleden
Nieuwkomers hebben een open houding en zijn derhalve sterk vatbaar voor verandering. Benadruk al van meet af aan het belang van procesdenken voor het succes van de organisatie. - Procesdoelrealisatie is onderdeel van prestatiebeoordeling
Het toekennen van beloningen en erkenningen is zeer bevorderlijk voor een cultuur van procesgerichtheid. - Continue ondersteuning van de procescultuur
Het vestigen van een succesvolle procescultuur neemt vele jaren in beslag. Het vergt continue investeringen en aandacht van het prioriteiten stellende topmanagement. - Communicatie is essentieel
Het kweken van een fundamentele procesgerichtheid in alle lagen van de organisatie is ook een kwestie van PR: de ‘hearts and minds’ van de organisatieleden moeten gewonnen worden. - Stuur het proces aan met een team
Dit team komt regelmatig bij elkaar, stelt prioriteiten, coördineert activiteiten, analyseert knelpunten en bediscussieert de vooruitgang in het procesresultaat. - Hou ontwerp en uitvoering in balans
Hoewel een zekere mate van scheiding tussen ontwerpen en uitvoeren van processen gewenst is, is het ook belangrijk mensen tussen deze beide disciplines te laten rouleren. - Feedbackmechanismen en betrokkenheid
De eigenaren van de diverse processen moeten resultaten met elkaar kunnen delen. Deze feedback bevordert de creativiteit en vergroot de betrokkenheid bij het procesgebeuren. - Cultiveer ‘procesgemeenschappen’
Deze groepen, die als platform dienen om de diverse procesverantwoordelijken uit de hele organisatie of alle businessunits bij elkaar te brengen, zijn cruciaal om het procesdenken en de procesresultaten te verspreiden (kennisdeling). - Creëer een ‘procescentrum’
Een procescentrum is een plek waar alle informatie met betrekking tot de belangrijkste organisatieprocessen wordt getoond, waardoor deze processen bij iedereen in de organisatie kunnen beginnen te ‘leven’. - Innovatie door middel van procesmanagement
Voorwaarde voor innovatie is dat processen op orde zijn. Even belangrijk is het om na te gaan of kleine, incrementele procesveranderingen voldoende zijn om aan omgevingsvereisten te voldoen of dat een radicale verandering noodzakelijk is.
Leestip
- Horizontaal organiseren – horizontaal en procesgericht denken, construeren, besturen en samenwerken – Renco J.M. Bakker en Teun Hardjono
