Process mapping (processen in kaart brengen) is een krachtige tool om processen transparanter te maken en van daaruit te verbeteren. Maar let op deze 10 valkuilen.
1. Te gedetailleerd
Gebruik geen symbolen met te veel technische details. Begin met een totaaloverzicht van het proces en zet het overzichtelijk in onderdelen op een manier waardoor iedereen ‘the big picture’ snapt.
2. Te weinig gedetailleerd
Te veel ‘helicopter-view’ is ook niet goed, het ontneemt het zicht op wat concreet gebeurt in het proces.
3. Gebrek aan samenwerking met proceseigenaren
De beste ideeën komen van de proceseigenaren, die elke dag weer geconfronteerd worden met de eigenaardigheden van het proces. Werk met ze samen om een deugdelijke procesmap te maken.
4. Te weinig oog voor onvolkomenheden
Het kan gebeuren dat de proceseigenaar de zaken rooskleuriger voorstelt dan in werkelijkheid het geval is. Let ook op details die licht kunnen werpen op mogelijke inefficiënties.
5. Onduidelijke uitleg over het doel
Werknemers kunnen achterdochtig worden als het doel van het mappen van hun proces ze niet duidelijk is. Het presenteren als een ‘kostenbesparend initiatief’ of ‘efficiënter gaan werken’ is niet bevorderlijk voor hun medewerking.
6. Verspilling over het hoofd zien
Essentieel is het benoemen van verspillingen. Muda, het Japanse woord voor verspilling, is ook een krachtig instrument om verspilling te voorkomen.
7. Onduidelijkheid over de reikwijdte
Process maps dienen ter vergroting van het begrip van de huidige situatie om van daaruit te verbeteren. De map moet visueel en helder zijn. Tijdsschema’s horen als aanduidingen voor begin en eind van het proces er dus ook bij.
8. Te veel op kosten letten
Medewerking verlenen aan process mapping betekent voor werknemers dat ze aan het proces worden onttrokken. Voor de werkgever zijn hier dus kosten aan verbonden. Hoeveel wil hij in process mapping investeren?
9. Geen actie
Zeer schadelijk is het indien de resultaten van process mapping in een la verdwijnen en er niets mee gedaan wordt. Een proces map is geen document louter voor audit doeleinden.
10. Te snelle analyse
Process mapping dient een duidelijk doel: verbetering. Hiervoor is grondige teamanalyse vereist, eventueel met medewerking van een consultant of andere experts.
