De coronacrisis heeft voor velen van ons vrij abrupt een andere manier van werken geïntroduceerd; fysiek op afstand van elkaar, in online meetings. Als je gewend was makkelijk even langs te lopen is dat een behoorlijke ommekeer. Alles wat in het boek Aanspreken? Gewoon doen! beschreven is, is even goed toepasbaar voor offline als online werken. Of je nou fysiek bij elkaar zit, altijd op afstand werkt of te maken hebt met een hybride vorm; het gaat immers steeds over intermenselijk contact, alleen in een andere setting. Er zijn echter wel een paar aandachtspunten als je op afstand zit, of werkt in een crisissituatie. Die bespreek ik hier graag met je.
Aanspreken in crisistijd
Ik schrijf in mijn boek Aanspreken? Gewoon doen! hoe lastig het in ‘normale’ omstandigheden al is elkaar aan te spreken op ongewenst gedrag. En je ontdekt hoe moeilijk het is om écht aanspreekbaar te zijn. We mijden het geven en ontvangen van kritiek om de ander en onszelf te beschermen. Dat zit in onze menselijke natuur. In trainingen hebben we geleerd deze impulsen te beheersen, maar in tijden van stress vallen we automatisch terug op instinctief gedrag. Dat zorgt ervoor dat we in tijden van crisis aanspreken nog meer voor ons uit schuiven en dat we, als we aangesproken worden, nog feller reageren.
Roy Baumeister en John Tierney schrijven in hun boek, The Power of Bad, over de universele tendens dat negatieve gebeurtenissen en emoties ons meer beïnvloeden dan positieve. We roeren ons luid over kritiek en zijn geneigd voorbij te gaan aan complimenten. De chronische stress waar we in crisissen onder gebukt gaan versterkt dit mechanisme. Je medewerkers zijn dus, nog meer dan normaal, gefocust op wat niet goed gaat. Ze zullen jouw kritiek uitvergroten en de nuanceringen of je complimenten minder goed horen. Lees de alinea’s over defensief gedrag in mijn boek dus extra goed als je te maken hebt met crisissituaties.
Definieer opnieuw wat ‘normaal’ is
‘Doe effe normaal!’ denken of roepen we zo makkelijk. Maar wat normaal is, is context afhankelijk. In een online overleg accepteren we dat iemand zijn video uit zet, maar als dezelfde persoon in een live overleg een zak over zijn hoofd trekt, staan we toch raar te kijken. Op kantoor hebben jullie met elkaar een aantal expliciete en impliciete gedragsregels ontwikkeld. Deze zijn voor iedereen duidelijk. Bijvoorbeeld ‘We starten op tijd’ (meestal expliciet afgesproken) en ‘We houden het hier altijd gezellig’ (impliciet door iedereen geaccepteerd). Wanneer je vaker op afstand vergadert, zal je met je team ook afspraken moeten maken over de online ‘vergader-etiquette’. Wat zijn de ongeschreven vergaderregels op kantoor? Wat daarvan willen jullie online overeind houden? En wat zijn nieuwe afspraken die jullie met elkaar moeten maken om vergaderingen constructief en efficiënt te houden? Wat zijn de tijden dat je bereikbaar moet zijn voor je collega’s? Alleen als glashelder is wat de norm is, is helder wanneer iemand daarvan afwijkt en heb je reden tot een gesprek.
Hoe spreek je goed aan, als je elkaar niet kunt ontmoeten?
Mijn belangrijkste advies is; stel het niet uit tot je elkaar live ziet. Je neemt dan een enorm risico. Zaken etteren onder de oppervlakte toch wel door en iedereen voelt dat. Als dit niet langer te onderdrukken is en de bom ontploft, heb jij er in ieder geval geen controle meer over en kunnen relaties voorgoed beschadigd raken.
Omdat uit onderzoek blijkt dat we feedback makkelijker aannemen van iemand waar we een goede relatie mee hebben , raad ik je aan te blijven investeren in informele contactmomenten met het team, maar ook met ieder individueel. Plan bijvoorbeeld iedere dag een kwartiertje online koffiepauze met een van de collega’s en vraag simpelweg ‘Hoe gaat het met je?’. Goed contact hebben, ook als je op afstand zit, maakt het voor beiden makkelijker lastige zaken te bespreken.
Op kantoor kun je elkaar tegenkomen en dan spontaan een gesprek aanknopen. Als je online samenwerkt moet je het ‘agenderen’, wat het automatisch al wat zwaarder maakt. Boek dan maximaal een half uurtje.
Online aanspreken kan meer energie vragen
We denken vaak dat aanspreken het meest effectief is als je elkaar live ziet, maar dat wordt niet ondersteund door de vele onderzoeken die ik in mijn boek aanhaal. Voel je niet verplicht de camera te gebruiken, want je kunt elkaar toch niet ‘recht in de ogen kijken’. En jezelf in beeld zien is emotioneel heel belastend, zo blijkt uit recent onderzoek van de Stanford University. Dit kan van jou of degene die je wilt aanspreken dus meer energie vragen dan in een gesprek waarbij jullie fysiek aanwezig zijn. Als je de afleiding van beeld achterwege laat, zal je merken dat je soms veel beter in staat bent te luisteren. De telefoon is een prima optie als je iemand op zijn gedrag moet aanspreken. Groot voordeel is dat jullie allebei lekker (buiten in de natuur) kunnen lopen en je even weg bent achter de pc. Dat geeft lucht.
Als je de ander wel graag in beeld wilt zien overweeg dan eens gebruik van Whereby. Wat mij betreft echt een aanrader. De tool voelt wat informeler dan MSTeams of Zoom. De online omgeving ziet er ‘gezelliger’ uit, je kunt er je eigen vergaderkamer aanmaken die continue beschikbaar is en de ander hoeft alleen maar te ‘kloppen’ om binnen te komen. Toch een beetje alsof je bij elkaar naar binnen stapt. En geen gedoe met linkjes. Wellicht kan de verandering van setting jullie helpen eens een ‘ander’ gesprek te voeren. Overleg met de betrokkene welk kanaal en tool hij prettig vindt.
Minimaliseer kans op escalatie
Minimaliseer de kans op escalatie, want dat is op afstand nog lastiger te managen dan wanneer je elkaar regelmatig op kantoor treft. Bereid je voor. Bereid daarbij niet alleen voor wat je wilt zeggen, maar vooral ook wat je zou kunnen vragen. Bijvoorbeeld ‘wat was je intentie toen je …’. Daarmee vergroot je de kans op een dialoog in plaats van een monoloog van jouw kant. Als je goed voorbereid bent en – heel belangrijk – je je in het gesprek daaraan vasthoudt (dus niet meer, maar ook niet minder zegt) is de kans op escalatie kleiner.
Neem altijd minimaal twee gesprekken de tijd. Bel een week later – spontaan – nog eens op om te checken wat is blijven hangen en of er nog losse eindjes zijn.
Kortom: wees vrijmoedig en overbrug de afstand. Met de andere tips uit het boek zul je merken dat aanspreken via de telefoon of video echt mogelijk is. En – uiteindelijk – zeer gewaardeerd wordt, omdat we in online overleggen spontaan maar heel weinig feedback ontvangen. We missen de gefronste wenkbrauw of de afdwalende blikken die we in een live overleg direct zouden opmerken. Hoe fijn is het dus dat iemand ons er gewoon op wijst dat we wat te langdradig zijn, storen of (figuurlijk) uit beeld zijn verdwenen?
Veel succes!
Door: Gytha Heins
