De prestaties van teams in real-time meten

Tegenwoordig worden teams niet alleen statistisch onderzocht of als onderdeel van een geïsoleerd experiment, maar ook in het echte leven en tijdens hun functioneren. De resultaten zijn vaak onthullend. De uitdrukking ‘het gaat niet om wat je zegt maar hoe je het zegt’ is inmiddels een onomstotelijk bewezen bewering.

Sociometrie Lichaamstaal (dertig jaar geleden helemaal hip) en andere non-verbale vormen van communicatie tussen mensen blijken wel degelijk van belang te zijn. Veel van de eeuwenoude biologische gebarenpatronen die mensen al gebruikten voordat talen ontstonden domineren nog steeds ons leven. Alex Pentland, directeur van het Human Dynamics Laboratory van MIT, en zijn teamleden hebben met behulp van zogenaamde sociometers gegevens gegenereerd over communicatiepatronen en teamproductiviteit bij bestaande organisaties. Sociometers zijn draagbare elektronische sensoren die communicatiepatronen meten – waaronder de hoeveelheid directe persoonlijke interactie, gespreksduur, fysieke nabijheid tot andere mensen en fysieke activiteitenniveaus. Ze maken daarvoor gebruik van sociale signalen in stemkenmerken, lichaamsbeweging en relatieve locatie. Ze meten de gebezigde taal, hoe men zich tot anderen in de groep richt en hoeveel mensen er luisteren en praten. Essentieel voor dit onderzoek is dat sociometers zijn ontworpen om de aard van de interactie tussen mensen vast te leggen en niet de inhoud. Ze leggen vast hoe mensen communiceren, niet waar ze het over hebben. Pentland en zijn team laten zien dat hoe teamleden communiceren een net zo belangrijke voorspeller van teamsucces is als vele andere, sterk gewaardeerde factoren tezamen – waaronder intelligentie, persoonlijkheid, vaardigheden en inhoud van discussies. Volgens Pentland doen goed functionerende teams het volgende:

• Ze communiceren regelmatig: in een gemiddeld projectteam blijkt een keer of tien communiceren per gewerkt uur de optimale hoeveelheid voor goede teamprestaties.
• Teamleden praten en luisteren evenveel: de conversatie vindt in gelijke mate onder alle leden plaats. Ter vergelijking: slecht presterende teams hebben last van teams binnen teams. Zij hebben leden die praten of luisteren, maar niet allebei.
• Ze communiceren informeel: de beste teams besteden de helft van hun tijd aan communiceren buiten de formele bijeenkomsten of aan onderlinge gesprekjes tijdens teamvergaderingen. Informele communicatie zorgt over het algemeen voor betere teamprestaties. Bij een onderzoek naar teams bij callcenters, bleken de energie en de onderlinge contacten van teamleden buiten de formele vergaderingen om de beste indicatoren voor de productiviteit van een team. Deze twee factoren verklaarden tevens het verschil in financiële opbrengsten tussen teams.
• Ze zoeken ideeën en informatie buiten de groep: de beste teams leggen consistent, zij het niet continu, contact met diverse bronnen buiten het team – met name bronnen met vaardigheden of kennis die niet aanwezig zijn bij de teamleden zelf. Vervolgens nemen de teamleden wat ze hebben geleerd mee terug en delen dit met de andere teamleden (en dat laatste is net zo belangrijk). Met name zeer goed presterende teams beschikken vaak over een bewust gekozen ‘connector’: een persoon die deze nuttige externe bronnen in de gaten houdt en weet wie binnen het team een relatie met die personen heeft. Wanneer nuttige informatie van deze bronnen wordt verkregen, zorgt deze connector voor het analyseren van die informatie zodat die vervolgens kan worden geïntegreerd in de expertise van het team.
• Ze passen hun communicatiepatronen aan: tot nu lijkt het misschien zo dat communicatie binnen een team vastligt dankzij de aard van de leden, een soort van biologische dispositie. In feite is het zo dat succesvolle teams gebruikmaken van flexibele communicatiepatronen – ze leren om te communiceren en communiceren om te leren. Communicatiepatronen die het beste werken zijn empirisch omschreven, geperfectioneerd en vervolgens overgedragen op andere teamleden.

Neurodynamica van teams Er is nog een manier om teams in real-time te bestuderen: neurodynamica van teams. Dit is de wetenschap van het vormgeven van teamwork aan de hand van metingen van neurofysiologische symptomen bij teamleden. Met andere woorden, sluit ze aan op draadjes en zet ze weer aan het werk. Het vakgebied van de neurodynamica is gebaseerd op de ontdekking dat het ritme van de menselijke hersenen overeenkomt met de frequentie van de prikkels die ze krijgen. Neurodynamica werd oorspronkelijk toegepast op individuele personen, met als een van de uitkomsten dat de hersenen synchroniseerden met akoestische muzikale klanken. Pas in 2009 werd deze wetenschap ook toegepast op teams. Neurodynamica van teams begon met het concept van de neurofysiologische gelijktijdigheid: de exact zelfde expressie van dezelfde neurofysiologische (of cognitieve) reactie op dezelfde prikkels door diverse leden van een team. Het lijkt erop dat hoewel we nooit allemaal precies hetzelfde kunnen denken, onze hersenen soms wel hetzelfde ritme volgen. Dit proces werd voor het eerst beschreven bij teams bestaande uit drie personen die bezig waren met het oplossen van wetenschappelijke problemen. Later werd dit ook toegepast op groepen die bezig waren met complexe navigatietaken, zoals het besturen van een onderzeeër. Recentelijk heeft men het ook onderzocht bij teams van verschillende omvang, van twee tot zes leden. Verschillende soorten verstoringen en onderbrekingen werden gebruikt om verschillende niveaus van entropie te ontdekken bij individuele teamleden. Zo kon men vaststellen hoe snel en krachtig zij reageren op dergelijke verstoringen. De onderzoekers gaan zelfs zover dat ze beargumenteren dat organisaties taakspecifieke vergelijkingen van personen bij verschillende teams kunnen doen. Door dat te doen kunnen ze kennis opdoen over de dynamiek bij teams die ondermaats presteren. Dit biedt het vooruitzicht dat we ooit teams kunnen samenstellen, ze in de praktijk kunnen testen en vervolgens kunnen bekijken of de reacties van de individuele leden of de gehele groep een aanwijzing zijn dat de teamleden goed kunnen samenwerken. Maar dat is toekomstmuziek. Door: Rich Karlgaard en Michael S. Malone, auteurs van het boek Team Genius dat volgende week verschijnt.