Technologie helpt processen beter te stroomlijnen. Toch is volgens Renco Bakker, een van de sprekers op het 8e Jaarcongres Procesmanagement, technologie niet dé holy grail. ‘Technologie helpt. Zeker. Maar het begint bij de factor mens. Procesmanagement is a way of life. Het begint met cultuur.’
Procesmanagement wordt te gefragmenteerd benaderd. Het is nog heel vaak gele Post-it stickers plakken. Kijken waar het beter kan. Procesmanagement is ook nog heel vaak IT-gerelateerd. Hoe kan techniek processen sneller en beter maken. Natuurlijk, IT en klassiek procesmanagement zijn en blijven belangrijk. Dat ontkent Renco Bakker (BPMConsult) ook zeker niet. Maar het is volgens hem slechts een deel van totale verbetering, het rendeert nauwelijks als het op zichzelf staat. ‘Ik vind procesmanagement veel meer a way of life. De mensfactor, de cultuur spelen een veel grotere rol. Het werkt pas als het consistent is uitgewerkt en doorgevoerd in structuur en cultuur.’
Horizontaal organiseren
In dat kader hanteert Bakker het begrip ‘horizontaal organiseren’. Hij schreef er samen met Teun Hardjono een boek over (congresgangers krijgen dit gratis mee). Binnen horizontaal organiseren is veel minder plaats voor klassieke hiërarchische structuren. Afdelingsdenken verkokert juist de organisatie. Bakker: ‘Managers moeten zich bevrijden van het verticale denken. Ze zitten nog veel te veel in de controlrol. Medewerkers moeten veel meer bewegingsvrijheid krijgen van het management. Het verbeterpotentieel moet worden losgemaakt. De theorie van horizontaal organiseren gaat vooral over het verbinden van diverse processen en de rol van mensen erin. Hiërarchie polariseert juist groepen. De monteur vindt de administrateur maar een droogkloot, de ontwerper snapt niet waarom de productiemedewerker niet heeft doorgeleerd, vice versa is die ontwerper maar een rare kwibus met een hippe bril. Elke functiegroep heeft vooroordelen en onbewust werkt dat door in de organisatie. Deze mentale modellen zijn vaak dieper in de cultuur doorgedrongen dan we ons beseffen. De truc is om al die barrières te doorbreken en veel meer in echte (zelfsturende) teams te werken.’
Techniek
In dat pleidooi voor cultuur, de factor mens en het doorbreken van heilige huisjes, is overigens juist ook weer een rol voor techniek weggelegd. Social media en allerhande platformen om te communiceren, maken het juist mogelijk voor mensen om online op afstand in teamverband samen te werken. Dwars door organisaties heen. Bedrijven/afdelingen worden zo als het ware één groot LinkedIn of Facebook-domein. Renco Bakker: ‘IT wordt nog vaak vertaald als het ERP-systeem in de maakprocessen, maar IT kan ook bijdragen in sociale samenwerking en teamprocessen stimuleren. Thuis zitten we op sociale netwerken, maar in organisatieprocessen maken we nog gebruik van klassieke ideeën en instrumenten. De sociale dynamiek ontbreekt.’ De truc is hier dus om techniek vanuit de factor mens in te zetten, in plaats van andersom. Bakker: ‘Een proces zien als “het vormen van een team van zelfsturende samenwerkende functiespecialisten” komt weinig voor in procesmanagement. Organisaties zullen nooit honderd procent zelfsturend worden. Maar ‘driekwart’ moet de norm toch wel zijn.’
