Werkgeluk is vandaag de dag een veelbesproken thema. Maar naast een fijne werksfeer en een goede werk-privébalans, zit werkgeluk – of juist werkongeluk – soms in de ‘kleine dingen’. Letterlijk. Want wanneer je afhankelijk bent van je laptop of smartphone om je werk te kunnen doen, is het wel zo belangrijk dat deze ook goed werken. Sterker nog, problemen met werkapparatuur hebben een negatieve impact op de productiviteit én tevredenheid van medewerkers. Wat kan er eigenlijk allemaal misgaan en hoe los je dat weer op?
1. Groeiende frustratie door trage apparatuur
Een medewerker start enthousiast zijn werkdag, zet zijn laptop aan en…het duurt een eeuwigheid voordat het apparaat volledig is opgestart. Ondertussen loopt de frustratie op en voelt de verloren tijd als een slechte start van de dag. Vervolgens wil deze medewerker een klant helpen met een vraag, maar ook dit systeem start traag op. Het gevolg? Een directe negatieve impact op productiviteit, werkplezier en zelfs omzet.
Wil je dit voorkomen, test apparatuur dan altijd vóór uitgifte. Controleer de laptop na gebruik door een vorige medewerker. Is de laptop nog goed? Verwijder dan onnodige applicaties én data. Bekijk vervolgens wat de medewerker echt nodig heeft in zijn of haar functie en richt het apparaat vanuit die overweging in. Voor optimale prestaties is het aan te raden om regelmatig te investeren in hardware-upgrades.
2. Stress door korte batterijduur
Tegenwoordig kom je dagelijks mensen in de trein tegen die daar hun werkdag beginnen. Maar wat nu als een medewerker in de trein zijn mail wil lezen en ontdekt dat de batterij van zijn laptop leeg is? En hij had hem de avond daarvoor nog wel opgeladen! Hij schakelt over naar zijn werktelefoon… ook leeg. Worst case scenario natuurlijk, maar dit soort incidenten maken hybride werken lastig en veroorzaken stress.
Tegenwoordig zou je als organisatie niet meer weg mogen komen met het uitgeven van apparaten die een korte batterijduur hebben. Ze zijn niet geschikt voor medewerkers die veel onderweg zijn of vaak op andere locaties werken. Let daarom op batterijspecificaties bij de aanschaf van werkapparatuur. Of lever er een powerbank bij.
3. Onhandig: steeds weer andere apparatuur
Niet iedereen heeft dezelfde voorkeuren als het gaat om apparatuur. Een medewerker die jarenlang met Windows heeft gewerkt, maak je waarschijnlijk niet blij met een MacBook. En andersom. Het ontdekken van zo’n nieuw systeem kost onnodig veel tijd. Daarbij komt dat het de kans op weerstand vergroot.
Geef medewerkers de vrijheid om te werken met een systeem dat bij hen past door ze zelf te laten kiezen. Is die mogelijkheid er niet? Dan is het van belang om trainingen en handleidingen te bieden om de overgang soepeler maken.
4. Beperkt door oude software
Wanneer apparatuur al jaren binnen een organisatie rouleert, wordt wel eens vergeten om tussendoor updates uit te voeren. Nieuwe medewerkers ontvangen dan soms smartphones die draaien op een verouderde versie van Android of iOS. Belangrijke apps zoals Teams werken dan niet meer goed. Dat is niet alleen irritant en beperkend, het vormt ook een groot beveiligingsrisico: apparaten zonder recente updates zijn kwetsbaar voor cyberaanvallen en andere bedreigingen. Een risico dat je als werkgever zeker niet wil lopen.
De oplossing is vrij simpel: zorg ervoor dat alle apparaten regelmatig worden geüpdatet. Zo ondervang je niet alleen de functionele problemen, maar bescherm je ook belangrijke bedrijfsgegevens.
5. Gebrek aan beveiliging
Een ongeluk zit in een klein hoekje, vooral als werkgevers apparatuur zonder voldoende beveiliging verstrekken. Een onwetende medewerker hoeft alleen maar per ongeluk een onbetrouwbare app te installeren en het apparaat wordt geïnfecteerd met malware. Vervelend voor de medewerker omdat hij nu een nieuw apparaat nodig heeft, maar vooral gevaarlijk omdat zowel persoonlijke als bedrijfsgevoelige gegevens nu bedreigd worden.
IT-afdelingen kunnen voor een betere beveiliging zorgen door onbekende of onveilige app-bronnen te blokkeren en gebruik te maken van ‘fleet management’ voor mobiele devices die toegang hebben tot het bedrijfsnetwerk. Dit werkt hetzelfde als fleet management bij wagenparkbeheer: je hebt precies inzichtelijk welke devices zijn uitgegeven aan welke medewerkers en wat hiervan de status is. Dit zorgt ervoor dat mogelijke dreigingen zo snel mogelijk geïdentificeerd en opgelost kunnen worden.
Van frustratie naar motivatie
We weten het allemaal: trage laptops, verouderde software en andere problemen belemmeren het werk en zorgen voor frustraties. Daarom moet je als werkgever laten zien dat je de werkervaring van je medewerkers serieus neemt. Je bereikt dit door te investeren in moderne en betrouwbare apparatuur, regelmatig onderhoud uit te voeren en te zorgen voor adequate beveiliging. Zo blijven apparaten – en daarmee medewerkers – optimaal functioneren.
Sven van Boxtel, Managing Director bij Aces Direct
