We weten allemaal dat je als drukke manager bepaald werk moet delegeren, en dat dat goed is voor iedereen enzovoort enzovoort. In de praktijk doe je allerlei dingen toch maar liever zelf, want ‘dan gebeurt het tenminste goed’, ‘het kost me meer tijd om het te delegeren dan om het even snel zelf te doen’, ‘dit is een klus die niemand wil doen’, ‘uitbesteden is te duur’ enzovoort. Als onze innerlijke perfectionist spreekt, is hij overtuigend.
Alles wat je kunt delegeren moet je gewoon delegeren, zegt deskundige Jenny Blake. De hamvragen zijn steeds: wat kun jij en alleen jij doen? En hoe kun je de rest delegeren? Gebruik zes criteria om te bepalen wat je het door een ander moet laten doen.Zes criteria voor delegeren
- Klein. Taken die zo klein zijn dat je ze zonder consequenties zelf even lijkt te kunnen doen, kunnen je bij elkaar opgeteld wel degelijk in de weg zitten bij belangrijker werk. Ze leiden te veel af.
- Saai. Relatief simpele taken zijn waarschijnlijk niet het beste gebruik van je tijd. Ongecompliceerde taken – zoals dingen in een spreadsheet invoeren – moeten door iemand anders worden gedaan.
- Tijdrovend. Zelfs al zijn taken belangrijk en misschien enigszins ingewikkeld, zijn ze soms te tijdrovend om zelf te doen. Je hoeft niet de eerste 80% van het onderzoek te doen – je kunt er ook instappen als 80% gedaan is om goedkeuring, overzicht of richting te bieden voor de laatste 20%.
- Leerbaar. Dit zijn taken die misschien gecompliceerd lijken en mogelijk meerdere kleinere subtaken bevatten, en die kunnen worden vertaald naar een systeem en kunnen worden gedelegeerd. Waarbij de manager kwaliteitscontroles doet en de uiteindelijke goedkeuring geeft.
- Niet goed in. Er zijn ook taken waar je gewoon niet goed in bent. Je doet er veel langer over dan mensen die er wel goed in zijn en het resultaat is ook nog eens slechter. Niet aan beginnendus, maar delegeren.
- Tijdgevoelig. Soms moeten taken binnen een bepaald tijdsbestek worden afgerond maar zijn er ook nog andere prioriteiten. Je kunt dan niet alles zelf doen: delegeer een belangrijke, tijdgevoelige taak, zodat die tegelijkertijd met andere taken voor het project kan worden uitgevoerd.
