Nu steeds meer organisaties hybride werken, speelt ook de vraag: wat is een hybride team? Het korte antwoord is dat een hybride team een groep collega’s is die zowel fysiek als digitaal of op afstand samenwerken aan een doel.
Een hybride team is in grote lijnen een team dat niet meer als vanzelfsprekend het kantoor als vaste werkplek heeft. De flexibiliteit die ontstaat door het vaste kantoor als werkplek los te laten, geeft teamleden meer autonomie in hoe zij hun werk het liefst uitvoeren. De activiteiten in het werk zijn leidend voor de locatie waar je het werk uitvoert. Dat is dus anders dan het kantoor of pand leidend te laten zijn van waar je werkt. Dit vergt dat je bewust moet nadenken over wat je gaat doen en welke manier van werken daarbij past.
Definitie van een hybride team
Het woord hybride betekent kruising. Hybride werken is dan ook een kruising tussen waar en de manier waarop je werkt. Voor hybride teams betekent dit dat teamleden flexibel kiezen waar, hoe en wanneer zij werken. De plaats waar je werkt, kan een kantooromgeving zijn of vanuit huis maar ook vanaf een andere plek. Ook kan het zijn dat het team vanuit verschillende locaties met elkaar samenwerkt.
Nieuw is hybride werken niet, het bestaat al langer, maar eerder werd vaak de term ‘activity based werken’ gebruikt. De plaats en manier van werken bepaal je aan de hand van:
- het type werk; of je dit alleen doet of met anderen;
- wat de voorkeuren zijn van de klant (cliënt, student, afnemer, enz.); de mensen in jouw team.
Hoe werkt een hybride team?
In het beste geval kijkt het hybride team naar het doel wat zij met elkaar te bereiken hebben. Vervolgens naar de wensen en voorkeuren van elk van de teamleden, en past zo een werkschema aan. Dit gaat niet alleen over de privé wensen van teamleden maar ook over op welke plek en op welke tijd ze concentratie nodig hebben voor welke taak. Een rapport schrijven op een drukke kantoortuin is voor veel mensen niet handig.
We onderscheiden taken waar je concentratie en focus voor nodig hebt, zoals het schrijven van stukken. Dit wordt ook wel ‘Deep Work’ genoemd. Het zijn de taken die je het best alleen kunt doen en zijn daardoor heel geschikt voor thuiswerken.
En je hebt werkzaamheden waar je elkaar voor nodig hebt, bijvoorbeeld brainstormen. Voor deze werkzaamheden zoek je elkaar juist op en ben je samen op kantoor of op een andere locatie.
Wat zijn de voordelen van een hybride team?
De voordelen van virtuele teams verschillen per team en per organisatie. Het ligt er namelijk maar net aan in welke situatie de organisatie zich bevond voor en na hybride teams. Maar de volgende voordelen zien we bij veel organisaties.
- Betere werk-privébalans: Veel medewerkers geven aan dat ze met hybride werken een betere werk-privébalans kunnen organiseren. Je hebt meer vrijheid om je werk naar eigen inzicht in te delen en er is meer ruimte om tussendoor even iets anders te doen. Je kunt makkelijker even de kinderen naar school brengen of tussendoor naar de tandarts.
- Betere teamprestaties: Lid zijn van een virtueel team biedt voordelen voor medewerkers ongeacht hun achtergrond of branche. Verschillende onderzoeken van voor de coronatijd naar het effect van virtuele teams, bevestigen dat tijd- en plaatsongebonden werken zijn voordelen heeft op de teamprestatie van ongeacht welk project. Anders dan de traditionele manier van werken, fysiek bij elkaar, benut een virtueel team daarnaast de voordelen van snelle kennisoverdracht, virtuele middelen en informatie. En doordat teamleden beter en ongestoord kunnen werken levert dat betere teamprestaties op.
- Meer inclusie van teams die werken op afstand. Teams met medewerkers die niet allemaal op dezelfde fysieke locatie zitten hebben baat bij hybride werken. Dit geldt bijvoorbeeld voor bedrijven die internationaal werken. Zij hebben vanuit het oogpunt van effectiviteit en kostenbewustzijn al vaak ervaring met beeldbellen. De dynamiek in de groep is gelijkwaardiger. Iedereen kan zich op dezelfde manier uiten en samenwerken. Dan is vaak alleen nog het tijdstip van de call een punt om over te overleggen als je vanuit de verschillende wind- streken wil samenwerken.
- Een bijdrage aan een schonere wereld. Meer thuiswerken betekent min- der reizen. Minder reizen betekent minder auto’s op de weg, minder files en dus minder CO2-uitstoot. En dat is hard nodig voor een schonere wereld.
Wat zijn de nadelen van werken in een hybride team?
Is hybride werken het gouden ei? Natuurlijk niet. Er zijn ook zeker nadelen te noemen als je kijkt naar hybride werken:
- Altijd aan het werk. We stelden dat de werk-privébalans beter wordt. Dat is ook zeker zo. Er is alleen ook een groep die het lastig vindt om de nieuw ontstane ‘fluïde’ grens te bewaken. De laptop is altijd dichtbij en je kunt zo inloggen. Belangrijk om deze grens voor jezelf te bewaren dus.
- Te weinig betrokkenheid in het team. Als je team het grootste deel van de maand vanuit huis werkt, loop je ook het risico dat collega’s elkaar niet of te weinig zien. Dit heeft consequenties voor de betrokkenheid van de teamleden onderling en soms ook een lagere betrokkenheid bij de organisatie. Let er dus op dat je persoonlijk contact blijft organiseren. Bekijk voor welke werkzaamheden je dit het best kunt doen. Een mooie balans tussen elkaar ontmoeten en zelfstandig kunnen werken geeft het beste teamresultaat.
- Leidinggevende heb je nog controle? Met de medewerkers niet allemaal meer op één centrale plek, kan het voor leidinggevenden lastig maken om een goed beeld te houden bij wat er op de afdeling gebeurt. Werken met hybride teams betekent voor veel leidinggevenden een andere manier van aansturen. Echt een omschakeling dus. Er zijn andere afspraken nodig en de manager zal dat vaak faciliteren. Als je het eenmaal te pakken hebt zie je dat er zeker grip is op de resultaten en het team, ook met een hybride team.
Starten met hybride teams – drie tips
Wil je starten met hybride teams? Dan hebben wij nog drie tips voor je die helpen bij de implementatie.
Neem de tijd
De transitie naar een andere manier van werken zoals hybride werken is een grote verandering. Het zal dus even duren voordat iedereen zijn weg erin gevonden heeft. Er kan sprake zijn van groeistuipen, of weerstand of tijdelijke excessen. Laat je hierdoor niet afleiden en stuur bij. Geef de organisatie en alle teams de tijd om aan de nieuwe situatie te wennen en hun draai te vinden.
Leer en experimenteer
Een nieuwe manier van werken kan je niet volledig op de tekentafel bedenken. Daarvoor is het veel te complex; we weten sommige zaken ook gewoon (nog) niet. Toets je aannames in de praktijk en experimenteer.
Investeer in hybride leiderschapscompetenties
Voor leidinggevenden is hybride werken een grote verandering. Goed om hier dus echte aandacht aan te geven. Een goede optie is om intervisie met leidinggevenden te organiseren zodat ze van elkaar kunnen leren. Of huur een coach in die goede feedback en praktische tips kan geven.
