Succesvol risicomanagement behelst het op een verantwoorde wijze omgaan met risico’s binnen een project/organisatie. Het is niet de bedoeling, en overigens ook niet mogelijk, om risico’s volledig uit te bannen. We leven nu eenmaal in een wereld vol risico’s, die je soms ook moet nemen om verder te komen.
Inzicht daarin is van belang, zodat je een bewuste afweging kunt maken of je een risico wel of niet neemt. Indien je besluit om het risico te beperken, zul je maatregelen moeten treffen of andere keuzes moeten maken. Het feit dat deze afweging expliciet plaatsvindt, helpt om transparant te zijn en in de communicatie met betrokkenen.
Risicomanagement is het bewust omgaan met onzekerheid in plaats van te zoeken naar (schijn)zekerheid. In elk project is het de uitdaging om risicomanagement niet alleen in te vullen als een verantwoording, maar daadwerkelijk iets te doen met de informatie die hieruit voortkomt. Goed risicomanagement gaat vooral over ‘houding en gedrag’: hoe gaan we om met onzekerheid? Welke keuzes maken we met elkaar?
Risicomanagement helpt bij het realiseren van doelen, doordat je inspeelt op toekomstige ongewenste gebeurtenissen (risico’s), zodat:
- je tijdig kunt besluiten om actie te ondernemen ter voorkoming of vermindering van risico’s;
- de organisatie voorbereid is en niet in paniek raakt bij gebeurtenissen met een mogelijk negatieve invloed (minder verrassingen) en je de kans op het daadwerkelijk realiseren van je strategie en doelen sterk vergroot;
- je risicobewustzijn creëert en de organisatie goed voorbereid risico’s kan nemen, overdragen of beheersen;
- de betrokkenen efficiënter hun tijd kunnen besteden doordat zij kunnen anticiperen op wat komen gaat en niet hun dagen vullen met van brandje naar brandje rennen.
De koppeling van risico’s aan doelstellingen is wat ons betreft essentieel. Risicomanagement staat namelijk niet op zichzelf, maar hoort een bijdrage te leveren aan het succesvol realiseren van doelen of resultaten.
Risicomanagement is niet het streven naar het wegnemen van alle risico’s. Risicomanagement geeft inzicht in risico’s, zodat men vooraf een bewuste keuze heeft om risico’s te minimaliseren of bewust te nemen. Risico’s nemen is niet erg als dit maar een bewuste keuze is. Risicomanagement voorkomt daarmee niet alle risico’s, maar wel verrassingen.
Risicomanagement binnen projecten
Succesvol risicomanagement betekent in ieder geval dat je het toepast binnen projecten. Dit houdt minimaal in dat:
- de risico’s regelmatig in kaart worden gebracht en besproken worden binnen het projectteam;
- het team keuzes maakt voor de beheersing van de belangrijkste risico’s (dit kan het nemen van een maatregel zijn, maar ook het accepteren van een risico);
- het helder is wie binnen het projectteam verantwoordelijk is voor het risico en de te nemen beheersmaatregelen;
- beheersmaatregelen daadwerkelijk worden uitgevoerd, met regelmatige monitoring;
- de risico’s en (stand van zaken van) de beheersmaatregelen zijn vastgelegd en vindbaar zijn;
- de risico’s expliciet beschreven staan in de besluitvorming(sdocumenten).
Voor een organisatie is risicomanagement van projecten verder pas zinvol als er met de informatie die er uit voortkomt ook echt iets gedaan wordt, namelijk:
- het onderdeel maken van de besluitvorming over projecten;
- leren van de risico’s in de verschillende projecten;
- het bekijken van de mogelijkheid om structurele maatregelen te treffen (bijvoorbeeld voor risico’s die in alle projecten voorkomen).
Aandacht en tijd
En last but not least is een gedeeld beeld over risico’s binnen een project cruciaal. Dit geeft focus en leidt ertoe dat men niet zijn energie en tijd besteedt aan de risico’s die men zelf van belang acht, maar dat er collectief aandacht en tijd gaat naar de risico’s die er voor het welslagen van het project toe doen.
Een simpele manier om te checken of risicomanagement succesvol is en of er een gedeeld beeld is van de risico’s, is door bijvoorbeeld de teamleden binnen een project los van elkaar te vragen wat de top 3 van risico’s is waar men met elkaar de focus op heeft. Het antwoord moet dan bij iedereen hetzelfde zijn.
