Te veel werk op je bord. Als je je oor te luisteren legt, lijkt het op veel plekken eerder regel dan uitzondering. Oscar en ik kwamen een simpele maar uiterst effectieve spelregel overeen (waarover later meer). Maar in veel gevallen gaat het op enig moment mis en vallen mensen gewoon om. Of ze trekken net op tijd aan de bel, maar vertrekken alsnog als een oplossing uitblijft. En dan heb je alleen maar verliezers. Het valt in de praktijk ook niet mee om zo’n overweldigende hoeveelheid werk te voorkomen. Niet bij jezelf en ook niet bij anderen. Het ‘systeem’ waarin we werken, is nu eenmaal verleidelijk en hardnekkig. En je moet stevig in je schoenen staan (of met meer zijn) om daartegen op te boksen. Maar als je al moe bent, is die standvastigheid ver te zoeken.
Het systeem
Hoe zit dat systeem dan in elkaar? Aan de ene kant staan wij mensen en we zijn vaak behoorlijk ambitieus. We willen prestaties leveren, succes boeken. Soms komt die gedrevenheid uit jezelf, maar even zo vaak speelt (bewust of onbewust) mee dat de omgeving je op die individuele prestaties beoordeelt. En de grens daartussen is dun.
Aan de andere kant staan organisaties die ook grootse en meeslepende dingen tot stand willen brengen. Waar ze gedreven mensen voor nodig hebben. In zo’n setting is de verleiding groot om toch ja te zeggen als je gevraagd wordt er nog een taak bij te nemen. Of een klus te accepteren die eigenlijk een maatje te groot voor je is. Je voelt je vereerd, want blijkbaar denkt je baas dat je het wel aankan. En als gedreven medewerker ben je voor je baas ook een verleidelijk target – zelf ben ik er ook weleens ingetuind.
Behalve ambitie kan ook angst een rol spelen. Want wat als je collega’s wel ja zeggen en jij niet? Welke consequenties kan dat hebben voor je beoordeling of je toekomst binnen de organisatie? Of er nu ambitie of angst voor verlies speelt, in zo’n systeem zeg je niet zo makkelijk nee.
Prioriteiten stellen
Maar soms is de situatie ook gewoon heel praktisch en plat: te veel werk en te weinig mensen. Toen ik personeelsdirecteur was bij een Amerikaans bedrijf, was dat op mijn afdeling de standaardsituatie. De enige manier om het voor iedereen behapbaar te houden, was prioriteiten stellen en keuzes maken. Zelf, met je bovenbaas en met het team.
Voor mezelf ontwikkelde ik de gewoonte om aan het begin van elke nieuwe werkdag mijn prioriteiten te herzien. Dan stond ik achter mijn bureau stapeltjes te ordenen (ik ben van de papiergeneratie) en een actielijst voor de dag te bepalen. Het was tijdrovend, maar leverde me ook veel op. Want als ik dat niet deed, was ik alleen nog maar als een kip zonder kop bezig om werk van mijn bureau af te krijgen, ongeacht het belang ervan of de vraag of het wel mijn taak was. Juist als je het druk hebt, is het belangrijk om daar scherp op te blijven. Dat kan alleen door regelmatig pas op de plaats te maken en afstand te nemen van alle hectiek.
Begripvolle baas
Maar je hebt ook een begripvolle baas nodig. Op enig moment belde ik de mijne, lichtelijk in paniek. Want ik dreigde te verdrinken in alles wat iedereen van mijn afdeling wilde. Wereldwijd was ik een geliefd doelwit geworden van zo’n kleine veertig projectmanagers, die allemaal hun eigen, uiterst belangrijke project in Nederland van de grond wilden krijgen – via mij. En als ik niet zou oppassen, zou ik elk van die projecten vervolgens weer mijn team induwen, dat toch al niet duimen zat te draaien.
Dat gesprek was een verademing, want voor Ben was het simpel. ‘Niet alles kan en moet. En al zeker niet op hetzelfde moment. Jij bent de baas in jouw werkgebied.’ Vanuit die verantwoordelijkheid mocht ik van hem gewoon nee zeggen tegen een aantal van die gedreven projectmanagers. Hij gaf me de regie terug en zou voor rugdekking zorgen. Een lieve leider in optima forma.
Beluister onze podcast: Lieve leiders met Marianne Janssen
- Dit artikel komt uit het boek Lieve leiders van Marianne Janssen dat op de longlist staat voor Managementboek van het Jaar
Bron: Lieve leiders
Door: Marianne Janssen
