De start van het jaar staat traditiegetrouw in het teken van goede voornemens. Meer sporten, duurzamer leven, of toch eindelijk stoppen met roken? Wat je goede voornemens ook zijn, succesvolle verandering valt of staat met de haalbaarheid van je doelen. Vaak willen we te veel tegelijk en gaan we voorbij aan de energie en mentale kracht die het kost om gedrag daadwerkelijk te veranderen. Mede daardoor zal ook dit jaar 80 tot 90 procent van de mensen hun goede voornemens voor het nieuwe jaar niet halen.
Trekken we deze parallel door naar organisaties, dan kan ook daar een zekere verandermoeheid geconstateerd worden met als gevolg beperkt succes bij de implementatie van veranderingen. Uit onderzoek van Prosci® is zelfs gebleken dat 73% van de organisaties over of op het punt van ‘veranderverzadiging’ zaten. Hoog tijd dus voor een stappenplan om verandervreugde te stimuleren om zo van 2022 een succesvol veranderjaar te maken!
Een voorbeeld: als opdrachtgever ligt het nieuw jaar voor je met tal van mogelijkheden en kansen. Want 2022 is toch hét jaar van dat ene nieuwe geautomatiseerde systeem, wordt er eindelijk Agile gewerkt en moet er een reorganisatie plaatsvinden die in lijn is met de nieuwe strategie?
Ook al lijken deze projecten niet direct met elkaar te maken te hebben, de gemene deler is dat zij allen een verandering eisen van de organisatie en strijden om tijd, aandacht en energie van de medewerkers en het management. Het is dus van belang hen niet te overweldigen met de hoeveelheid aanpassingen in hun dagelijkse werkzaamheden, want dan zullen signalen van verandermoeheid optreden zoals weerstand, verzuim of lagere betrokkenheid bij de verandering. De hoeveelheid aan veranderingen komt daarmee haaks te staan op de diepgang die bereikt kan worden en beïnvloed dus de kans op succes.
Onderstaande stappen helpen om in het nieuwe jaar stil te staan bij de veranderambities van de organisatie en het creëren van verandervreugde:
Breng de impact in kaart
Maak per doel of project expliciet wat de verandering van de organisatie vergt, welke groepen medewerkers precies worden geraakt en wat de impact is. Door expliciet te maken welke verandering in systemen, cultuur, werkwijze of rolverdeling de verandering teweeg brengt en welke doelgroepen geraakt worden, kun je vroegtijdig signaleren en voorkomen dat bepaalde doelgroepen te veel veranderingen tegelijk op hun bordje krijgen. Zo kan het zijn dat de bovengenoemde voorbeelden geen tot weinig impact zullen hebben op de uitvoeringsorganisatie, terwijl de IT-afdeling door zowel het nieuwe ERP-systeem, de Agile manier van werken én de nieuwe organisatiestructuur meermaals geraakt wordt.
Bepaal het verandervermogen
De volgende stap is het opstellen van een veranderportfolio. Portfoliomanagement is een bekend principe uit projectmanagement om projecten optimaal te prioriteren, te plannen en de beschikbare capaciteit en middelen te verdelen. Het ‘verandervermogen’ van de medewerkers in de organisatie wordt vaak over het hoofd gezien. Het individuele verandervermogen kan door verschillende factoren worden bepaald, zoals leeftijd, ervaring, opleidingsniveau of het vertrouwen in het management. Door het inzicht in de impact van de veranderingen en het verandervermogen, wordt duidelijk welke veranderingen er tegelijk plaats kunnen vinden, welke elkaar versterken, conflicteren en bij wie het verandervermogen het grootst is. Medewerkers met een groot verandervermogen kunnen zich ontpoppen tot sponsors van de verandering en de rest van de organisatie inspireren. De juiste combinatie van de inzet van het verandervermogen kan dus bepalend zijn voor het succes van iedere afzonderlijke verandering en de algemene ervaring van de verandervreugde in de organisatie.
Kies!
Waarschijnlijk de meest waardevolle maar ook lastigste stap tegen verandermoeheid: Kies! Beter één goed voornemen behaald dan meerdere doelen (net) niet. Een succesvolle verandering motiveert medewerkers en geeft hen het zelfvertrouwen dat zij ook de volgende verandering aankunnen. Bewust keuzes maken tussen welke veranderingen (nog) niet opgepakt worden, zal uiteindelijk bijdragen aan het succesvol doorvoeren van toekomstige verandering. Meer is niet altijd beter. Er zit een limiet aan de hoeveelheid verandercapaciteit die een organisatie én de individuele medewerkers beschikken.
Vertel het verhaal
Wanneer alle veranderingen, de impact en het verandervermogen in kaart zijn gebracht en er keuzes zijn gemaakt op basis van het veranderportfolio, is het van belang om de organisatie hierin mee te nemen en bewustwording te creëren over de visie, het doel en de verwachtingen. Ook als je in stap 1 nog niet precies weet hoe groot de impact zal zijn of wat het eindresultaat is, kun je alvast vertellen wat er gedaan zal worden om dit te verduidelijken. En zijn er in stap 3 specifieke keuzes gemaakt, licht dan ook toe waarom voor een bepaalde route is gekozen.
Pas gelaagdheid toe in je communicatie en overtuig eerst het management om bij te dragen aan de verandering. Zij kunnen daarna als ambassadeurs van de verandering hun teams stap voor stap meenemen in de ‘veranderroadmap’ en vragen en zorgen concreet adresseren. Zo faciliteren zij bij het creëren van de juiste ‘verandermindset’ en zorgen zij dat er tijdig geanticipeerd kan worden bij signalen van verandermoeheid door regelmatig de betrokkenheid van de medewerkers bij de verandering op te halen.
Dus is ‘verandervreugde’ ook jouw goede voornemen voor 2022? Breng dan snel de impact van de beoogde veranderingen in kaart, bepaal het verandervermogen, durf te kiezen en vertel het verhaal. Zo houd je de verandervreugde binnen de organisatie op pijl en maak je samen met de organisatie van 2022 een succesvol veranderjaar!
Door: Shanti Duijvestijn, projectmanager bij Bisnez
