Weten wat een project is en wat projectmatig werken betekent, is één. Projecten daadwerkelijk uitvoeren en tot een succes maken, vraagt meer. De basis voor succesvolle projecten in een organisatie ligt in de bereidheid om zaken echt als een project aan te pakken en de consequenties daarvan te aanvaarden.
Een organisatie of afdeling zal dit pas echt doen als:
- de onderhanden projecten van belang worden geacht;
- projectmatig werken past bij de organisatiecultuur.
Alleen als aan deze twee voorwaarden is voldaan, zal het project ondersteund worden door het management en kan er gerekend worden op de betrokkenheid van de gebruikers. Dit zijn twee van de belangrijkste succes- of faalfactoren voor projecten en projectmatig werken.
Project moet meetbaar verbonden zijn met organisatie
Als een project niet zichtbaar en meetbaar verbonden is met waar de organisatie voor staat, het daarvoor geen aantoonbaar nut heeft, dan zou het geen project moeten zijn. Zijn de resultaten van een project niet goed gedefinieerd, dan is het verband met de doelstellingen al helemaal niet te leggen. Een project is dan gedoemd een bloedeloos leven te leiden. De resultaten van projecten moeten bijdragen aan:
- het vergroten of het handhaven van de (markt)positie nu en in de toekomst: groei;
- het verminderen van de operationele kosten of het verbeteren van de kwaliteit van de organisatie: kwaliteit en efficiency;
- het genereren van oplossingen voor ernstige knelpunten: in business blijven;
- het voldoen aan nieuwe regelgeving of systeemeisen: actueel blijven.
Dit geldt voor het beginnen met projectmatig werken, maar ook voor de uitvoering ervan. Tijdens de uitvoering moet het belang van het project voor de organisatie helder blijven en steeds weer worden getoetst. Anders drijft het project snel af. Een project kan alleen maar slagen als de staande organisatie het specifieke doel en de begrenzingen ervan erkent.
De staande organisatie moet bereid zijn om:
- de (minimale) resources te verschaffen, de condities te scheppen (of deze in elk geval niet te belemmeren) voor een succesvolle uitvoering van het project;
- een effectieve communicatie en een effectieve werkrelatie met het projectteam te hebben.
Die bereidheid is er doorgaans alleen als het projectresultaat een duidelijke relatie heeft (en blijft houden) met de doelstellingen van de organisatie en met wat die in de toekomst wil bereiken.
Projectmatig werken kan alleen goed plaatsvinden in een organisatie of afdeling waarvan de cultuur en werkwijze niet te ver af liggen van de ideeën van projectmatig werken. Wordt niet aan deze voorwaarde voldaan, dan is of een sterkere scheiding tussen project en staande organisatie noodzakelijk of een behoorlijke verandering in attitude.
Projectsucces vraagt om coördinatie en planning
Een project vraagt om coördinatie, planning, organisatie en beheersing, maar ook om het leidinggeven aan en het inspireren en motiveren van een team. Projectmanagement is het geheel van leidinggevende taken die nodig zijn om het project succesvol uit te voeren en het projectresultaat op te leveren. Degenen die hiervoor verantwoordelijk zijn, kennen we onder verschillende namen, zoals projectmanager, projectleider, scrummeester, projectcoördinator en teamleider.
Iemands geschiktheid als projectmanager hangt van verschillende factoren af. Externe gerichtheid en leiderschap zijn zonder twijfel belangrijke eigenschappen. Verder is belangrijk dat een projectmanager in staat is om:
- een goed uitgewerkt projectplan te schrijven en dit te beheersen;
- betrokkenheid van de klant bij het project te bewerkstelligen en vast te houden;
- realistisch te plannen en te begroten;
- problemen tijdig te signaleren en aan te pakken.
Valkuilen bij projectmatig werken
Projectmatig werken gaat niet zonder slag of stoot. Soms komt u voor bijzondere problemen te staan. We beschrijven een paar veelvoorkomende valkuilen en suggereren wat u kunt doen om de kans op een positieve uitkomst te vergroten.
‘Doe het nou maar gewoon’
U wilt projectmatig gaan werken. Of u wordt gevraagd een project op u te nemen. U geeft aan dan ook een plan te willen maken voor de uitvoering. U krijgt als reactie: ‘Moet dat nu?’ Of: ‘Doe dat maar later, want we hebben haast.’ De drang is groot om aan de slag te gaan. U legt uit hoe belangrijk een plan voor de ander en uzelf is. Dat projecten zonder plan geen projecten zijn. En dat het straks tijd scheelt en de einddatum dus niet in het geding is. U blijft dit herhalen. Gaat men niet akkoord, dan wilt u best aan de slag gaan, maar dan zonder plan en zonder afspraken over wat het aan tijd en andere zaken kost. ‘Op basis van nacalculatie’, zou uw aannemer zeggen.
Projectmatig werken kan iedereen
Op een dag hoort u dat projectmatig werken organisatiebreed wordt ingevoerd. De organisatie belegt een bijeenkomst van twee uur waarin wordt verteld waarom het zo belangrijk is en hoe het moet. U krijgt een handleiding mee. Projectmatig werken kan iedereen, mits je ook de kennis en kunde hebt en de vaardigheden om ermee om te gaan. U stelt voor een interne training te organiseren om ieders competenties op dit vlak te verdiepen. U begint een intervisietraject om ervaringen te delen en van anderen te leren. U maakt voor uzelf een plan om projectmatig te leren werken. Projectmatig werken is voor iedereen die erbij betrokken is bijna altijd een groeiproces. Er bewust voor kiezen, de consequenties ervan aanvaarden en een gedegen kennis van de principes van projectmanagement versnellen het ontwikkelingsproces en bieden medewerker en organisatie uitdagende resultaten.
Bron: Praktisch projectmanagement 1
Door: Ten Gevers, Tjerk Zijlstra
