Veranderen van een organisatie is moeilijk, duurt lang en heeft meestal niet het resultaat dat je vooraf had gehoopt. Dan blijkt vaak ook nog eens dat minimaal de helft van de collega’s helemaal niet zitten te wachten op deze verandering. Ik voel met je mee, net als vele directeuren, HR Business Partners en Changemanagers. Want dit is nog altijd dagelijkse praktijk binnen organisaties. Waarom blijven we het dan toch proberen?
Laten we het eens vanuit een andere hoek aanvliegen. Want wat nou als jouw collega’s wel graag willen veranderen, maar vooral op een manier die bij ze past? Daarnaast kunnen we ook de lengte van de verandering een stuk korter maken. Hoe? Door continu kleine ‘updates’ te doen op hoe je werkt. Oftewel: door te prototypen. En deze verandering kun je starten door te stoppen met datgene wat jou tegenhoudt. In dit artikel vertel ik je hoe.
Prototypen in jouw organisatie
Een verandering wil je inzetten omdat je een verbeterde versie van je organisatie voor ogen hebt. Maar hoe weet je of jouw collega’s datzelfde voor ogen hebben? En hoe weet je dat je beoogde verandering dat ook bereikt? Je doet dus eigenlijk een aanname, een hypothese. Gebruik prototypen zoals ze dat ook bij de innovatie afdeling doen. Maak een klein model van je gewenste verandering en ga de hypothese testen, of valideren zoals dat mooi heet.
Niets meer missen?
Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief
Je wilt bijvoorbeeld meer transparantie omdat je gelooft dat dit bijdraagt aan betere en snellere besluitvorming. Om nou meteen alle sluizen open te gooien zonder context is wat overdreven. Als je dat heel klein maakt door voor één team of afdeling dit te doen. Of alleen een deel van de informatie transparant maken. En na een maand de resultaten ophalen. Klopt de hypothese dat het bijdraagt aan een betere besluitvorming? Super snel kun je zo leren van je experiment.
Starten door te stoppen
Een verandering start je met een prototype heel makkelijk, klein en snel. Vandaag zet je al de eerste stappen. Denk maar eens na: Wat ben je allemaal aan het doen waarvan jij niet (zeker) weet wat het bijdraagt in de organisatie of waarom je het eigenlijk doet?
Om het wat visueler te maken, gebruik ik vaak dit filmpje uit Mindfuck, waarin het wachtkamer experiment wordt uitgevoerd. En leg daarbij de metafoor uit dat de proefpersoon een nieuwe collega is bij jouw bedrijf. Binnen no-time is zij onderdeel van de keuzes en regels die ooit gemaakt zijn, zonder te weten waarom dat zo is.
Ga er eens voor zitten met dit filmpje in het achterhoofd. En maak een overzicht van keuzes en regels uit het verleden waarvan je de reden niet weet. Doe dat zelf of met je team. Van sommige keuzes achterhaal je alsnog de goede reden, van anderen is het zeer twijfelachtig. Met dat overzicht is het heel makkelijk keuzes te maken, waarmee je wilt stoppen.
Stoppen met de nutteloze meetings
Meetings bijvoorbeeld. De agenda van de gemiddelde kantoor tijger staat er vol mee. Het begint onschuldig, maar binnen no-time heb je er een heel aantal terugkerend aan je broek. Zonder dat je echt weet wat het doel van de meeting is, laat staan de toegevoegde waarde of jouw rol erin.
Dit is onze tweede kans om af te rekenen met keuzes uit het verleden. Dat doe je als volgt. Som alle meetings op voor jezelf en schrijf achter elke meeting wat het doel is en wat jouw rol daarin is. Als beide onduidelijk zijn, dan weet je het misschien al. Kies er één (of meer) waarmee je direct een maand stopt. Sta na die periode even stil en bedenk of je iets gemist hebt. Zo niet, dan zo lekker zo houden. Zo wel, dan is het goed om na te denken over de volgende ideeën om de meetings te verbeteren.
Stoppen met de rapportages die niet gelezen worden
En dan nog een tijdvreter: Rapportages. Schrijf jij wel eens een rapport of notulen waarvan je het nut niet weet, of niet weet of het gelezen wordt? Au! Dat doet zeer. Ook daar kun je meteen mee stoppen voor een bepaalde periode. Of, als tussenstap, je kopieert gewoon het rapport van de vorige maand. En kijken of iemand dat in de gaten heeft. Houd je het langer dan drie maanden vol, zonder dat iemand het in de gaten heeft, dan het een mooi moment om er voorgoed mee te stoppen.
Waar zou jij mee stoppen?
De schuld die je draagt door de keuzes die gemaakt zijn in het verleden wordt ook wel mooi Organizational Debt genoemd. Dat is een prima bron om een kickstart te maken met veranderen. En je bevrijdt je collega’s letterlijk van deze ‘schuld’. Die verandering heb je zo op gang gebracht. Dat is natuurlijk pas de eerste stap. Creëer een ritme voor deze kleine veranderingen, waardoor je continu optimalisaties doet aan je organisatie.
Maar het begint bij de eerste: Waar ga jij mee stoppen?
Door: Edwin van der Geest
Edwin is oprichter van Prototyping Work en faciliteert met veel energie innovatieve veranderingen in organisaties. Kickstart jouw verandering vandaag nog, ontwerp een experiment.
