Samenwerken: van idee naar afspraak belooft concrete handvatten, een handzame theorie, werkbladen, boekentips, checklists en voorbeelden. En dat allemaal in tachtig bladzijden. En dat is de auteurs, op leesbare wijze, gelukt.
Welk boek wanneer?
Eind vorig jaar verscheen van medewerkers van het adviesbureau Common eye het boek Organiseren in en met netwerken. Nu is er Samenwerken – van idee naar afspraak, van Tim Dees en Wilfrid Opheij, ook verbonden aan dit bureau. Na lezing bleef ik zitten met de vraag wanneer ik nu het boek uit 2018 over netwerken moet lezen en wanneer het nieuwe boek over samenwerken.
De twee auteurs stellen dat de aanpak in dit nieuwe boek minder geschikt is voor opgaven met meer dan zeven partijen, dan past een netwerkachtige aanpak beter. Ik bedoel maar. Los hiervan is Samenwerken: van idee naar afspraak een compact en leesbaar boek met lichtvoetig behandelde theorieën, informatieve rijtjes en praktische werkbladen die de lezer helpen om de samenwerking met een beperkt aantal partijen bij ingewikkelde vraagstukken ordentelijk op de rit te zetten.
Betekenissen en verwarringen
Samenwerken is een woord met vele betekenissen en staat garant voor evenzoveel verwarringen. Zo bedoelt de een met samenwerken de interactie tussen twee of meer mensen met daarbij aandacht voor inhoud en proces, voor onder en bovenstromen. Anderen hebben het over ‘gewoon’ samenwerken om een klus te klaren. Volgens de auteurs is hun aanpak geschikt voor ingewikkelde vraagstukken die niemand alleen kan oplossen en vereisen dat betrokkenen gaan samenwerken. Vraagstukken waarbij er onder meer sprake is van wederzijdse afhankelijkheid en waarbij er onduidelijkheid bestaat over macht. Het vraagstuk moet wel behapbaar en haalbaar zijn. Daarmee vallen grote vraagstukken, zoals het bereiken van wereldvrede, af.
Samenwerking wordt bemoeilijkt door taalverschillen en verschillen in belangen die nu eenmaal bestaan als je met mensen werkt die afkomstig zijn uit verschillende sectoren, disciplines en organisaties. Als je het boek leest dan krijg je wel het gevoel dat ‘gewoon beginnen’ in dergelijke situaties geen goed idee is.
Opgaven samen ontwikkelen
Ze zeggen zelf dat hun aanpak geschikt is voor een samenwerking met zo’n zeven partijen die de kern vormen. Je kunt denken aan opgaven zoals het samen ontwikkelen van een nieuw product of het bevorderen van arbeidsparticipatie in een achterstandswijk.
De twee auteurs willen de lezer helpen bij het beantwoorden van onderwerpen als: wie zijn de spelers en welke vragen hebben ze; hoe kom je tot een gedeelde ambitie; hoe kun je komen tot goede verhoudingen; hoe voer je procesregie? Natuurlijk besteden ze ook aandacht – zoals ze in de titel van het boek beloven – aan de vraag hoe je tot gedragen afspraken komt.
Om bovenstaande vragen te beantwoorden beloven Opheij en Dees de lezer concrete handvatten, een handzame theorie, werkbladen, boekentips, checklists en voorbeelden. En dat allemaal in tachtig bladzijden. En dat is de auteurs, op leesbare wijze, gelukt.
Vijf condities voor samenwerken
In het boek worden vijf condities voor samenwerken onderkend: ambitie, belangen, relatie, organisatie en proces. Een ordening die afkomstig is uit Leren samenwerken tussen organisaties van Kaats en Opheij. Regelmatig verwijzen de auteurs voor verdieping naar dit boek. Na een beknopte toelichting op deze vijf condities komen ze er (helaas) niet systematisch op terug in aparte hoofdstukken, maar op verschillende plekken verspreid door het boek.
Verhelderend vond ik hun onderscheid van vier domeinen waarop je kunt werken aan het procesvertrouwen van een samenwerking. Inhoudelijke samenwerking (de mate waarin inhoud, ambitie en doelstellingen duidelijk zijn); Sociale zekerheid (de mate waarin de samenstelling duidelijk is en betrokkenheid en leiderschap aanwezig is); Procedurele zekerheid (de mate waarin spelregels over het samenwerkingsproces duidelijk zijn) en als vierde Taak- en tijdzekerheid (de mate waarin de fasering en status van het proces duidelijk zijn). En natuurlijk staan er suggesties in het boek hoe je daar aan kan werken.
Rijtje van 10 vragen
Elk hoofdstuk wordt afgesloten met een handig rijtje van tien vragen waarmee je kunt toetsen of je wel op de goede weg bent met de samenwerking. Los van alle handige checklists maken alleen al deze rijtjes het boek de moeite waard. Ze bieden een handige richtlijn voor een zelftoets, maar ook voor een gesprek met collega’s in de eigen organisatie. De vier rijtjes van tien zijn:
Tien verkenningsvragen voor de eigen organisatie (die gaan over welk vraagstuk aangepakt moet worden, de invloed die ieder van de spelers heeft, de middelen die nodig zijn en de mate van vertrouwen die men in elkaar heeft). Tien vragen voor de eigen organisatie met betrekking tot ieders ambitie. Tien vragen voor de eigen organisatie (die een antwoord moeten geven of er sprake is van goede verhoudingen). Tien vragen over de samenwerkingsafspraak voor de eigen organisatie (met vragen als wordt er aan mijn belangen recht gedaan, maar natuurlijk ook of de afspraak inhoudelijk goed is).
Het laatste hoofdstuk gaat in op de procesregie. Daar gaat het over de wijze van selecteren van de partijen die aan tafel komen, hoe je ambitie gaat formuleren, hoe je belangen wilt verhelderen, maar ook over zaken als wat de eerste stap wordt die gezamenlijk gezet gaat worden, wanneer leidinggevenden elkaar gaan ontmoeten met met welke agenda en wie de alliantiemanagers en kwartiermakers zijn. En ook dit hoofdstuk wordt afgesloten met tien vragen. Want in Samenwerken: van idee naar afspraak valt wel op dat de auteurs van een consistente structuur houden!
Door: Rudy Kor
Rudy Kor is organisatieadviseur en auteur van diverse managementboeken. Hij is senior partner bij organisatieadviesbureau Twynstra Gudde. Hij startte zijn werkzame leven bij Philips in Eindhoven. Zijn passie ligt in het enerzijds reduceren van complexiteit van organisatiekundige vraagstukken en anderzijds bij het overdragen van kennis hierover, op zo’n manier dat het betrokkenen energie geeft.
