Over het woord project bestaat in de dagelijkse praktijk nog steeds de nodige spraakverwarring, ook al doen ‘we’ al heel lang projecten. Laten we dus toch nog even de essenties van de projectaanpak als manier van werken op een rij zetten.
Aanpakken van het vraagstuk
Het is belangrijk dat de betrokkenen onderkennen hoe ze een opgave willen aanpakken, zodat ze de wijze van besturing hierop kunnen afstemmen. Routinematig werken en improviserend werken zijn de twee uitersten op een schaal van werkvormen waarmee een vraagstuk of opgave aangepakt kan worden. Kort gezegd, bij het ene uiterste (improviserend werken) hebben de betrokkenen nog geen idee van het op te leveren resultaat en van het werk dat nodig is. Bij het andere uiterste (routinematig werken) zijn deze twee variabelen al bekend, zelfs al voordat met een opdracht begonnen wordt.
Definitie project
-
Een project is een tijdelijke manier van samenwerken, gericht op het realiserenvan een uniek resultaat dat bijdraagt aan het behalen van bepaalde doelen.
Improvisatie
Onder improvisatie verstaan we een natuurlijke, niet of nauwelijks vanuit een centraal punt te beïnvloeden gang van zaken. Voorbeelden van dit type werk zijn: onderhandelen, het doen van uitvindingen, brandjes blussen en het ad hoc oplossen van storingen. Bij dit soort opgaven is van tevoren niet bekend welk resultaat of product ze zullen opleveren. Verder is het niet mogelijk om van tevoren te beredeneren welke werkzaamheden er moeten worden uitgevoerd en wie je wanneer nodig hebt om dat werk te doen, laat staan dat je kunt berekenen wat ze gaan kosten. Het voordeel van deze manier van werken is flexibiliteit. Improviseren, of experimenten, vraagt tolerantie voor fouten en mislukkingen. Een dergelijke aanpak kan zorgen voor de nodige creativiteit in een organisatie. Veel nieuwe producten worden eerder op een improviserende dan op een routinematige manier bedacht.
Routine
Een routine is een geregelde gang van telkens terugkerende bezigheden. Het kenmerk van een routinematige werkwijze is herhaling: zowel het resultaat (product, output) als de weg waarlangs (procedure aanpak) is te voorspellen, want het is niet de eerste keer dat deze organisatie dit doet. Te denken valt aan paspoorten verstrekken, auto’s produceren, een nier transplanteren et cetera. Het is de wereld van Lean Six Sigma en continu verbeteren.
Routinewerk heeft als voordeel dat het efficiënt is. Efficiënt omdat men de gebaande paden volgt: de werkwijze is vastgelegd in handboeken waarin procedures, regels, voorschriften en methoden beschreven staan. Daardoor hoeven mensen zich niet telkens weer opnieuw op de opgave voor te bereiden. Een routineaanpak ligt voor de hand wanneer een bepaald resultaat vaker moet worden bereikt voor vergelijkbare klanten, onder gelijkblijvende omstandigheden en met gelijkblijvende middelen. Het sterke punt van de aanpak − je hoeft niet voortdurend na te denken over de manier waarop je het werk aanpakt en je hoeft niet te bespreken of een activiteit, product of dienst wel nodig is − kan ook het zwakke punt worden. Door gewenning kan het gebeuren dat je producten of diensten genereert waarop niemand meer zit te wachten maar die tóch worden gerealiseerd ‘omdat we het nu eenmaal zo doen’.
Uitersten op de schaal
Deze twee werkvormen zijn te beschouwen als uitersten op een schaal. De tussenvorm project behandelen we in de volgende paragrafen. In het midden van de schaal onderscheiden we de werkvorm programma. Een programma is een tijdelijke manier van samenwerken, gericht op het nastreven van bepaalde doelen die bijdragen aan het verwezenlijken van de strategie van de organisatie(s). Programma’s zijn gericht op het realiseren van verbeteringen, veranderingen of vernieuwingen in de organisatie of de omgeving (bij klanten, burgers, andere organisaties). Door het niet-afdwingbare en moeilijk planbare karakter van doelen is de voorspelbaarheid van de opbrengsten van een programma veel kleiner dan bij een project het geval is. Vaak omvat een programma verschillende projecten.
Nog geringer is die voorspelbaarheid bij een proces. Een proces is een tijdelijke manier van samenwerken, gericht op het bereiken van overeenstemming tussen mensen en partijen. In deze werkvorm staat overeenstemming over een idee centraal. Het gaat om het sturen en balanceren tussen haalbaarheid en draagvlak. Denk bijvoorbeeld aan onderhandelingen.
Een project bevat veel nieuwe elementen
Met projecten behaal je een resultaat, maak je een product dat voor de betrokkenen nieuw van aard is, zoals een boek, een metrotunnel, een congres of een informatiesysteem. Sommigen noemen iets alleen maar een project omdat het daarmee een streepje voor heeft op andere activiteiten. Of omdat er alleen onder die noemer geld beschikbaar komt. Of omdat ze dan ergens hun uren op kunnen boeken. Anderen verbinden aan deze keuze de consequentie dat er ook echt op een andere manier zal worden gewerkt. Die consequentie is voor sommigen aangenaam, terwijl zij anderen tegen de borst stuit.
Kenmerkend voor een project is dat het een werkwijze is voor vraagstukken die veel nieuwe elementen bevatten en waarbij betrokkenen niet of nauwelijks op eerdere ervaringen kunnen terugvallen. Om het project tot een goed einde te brengen is de inbreng nodig van mensen die normaal in andere werkprocessen participeren. Van hen wordt verwacht dat ze uit de dagelijkse samenwerkingspatronen stappen en een manier van werken bedenken die past bij het specifieke project.
Hiermee is ook meteen aangegeven waarom het uitvoeren van projecten voor zoveel mensen en organisaties lastig is: per opgave moet er een passende aanpak gezocht worden (met alle onzekerheid en discussies die hierbij horen), in plaats van de gebaande paden bewandelen (we doen het altijd zo), wat op voorhand zekerheid geeft.
Verschillende manieren van integreren
Projectmanagement integreert diverse disciplines. Het maakt het mogelijk om een belangrijke, unieke opdracht aan te pakken. Omdat een project altijd om een tijdelijke bundeling van menskracht vraagt, is het een bewerkelijke manier van doen. Er kan immers geen gebruik worden gemaakt van standaardprocedures en handboeken. Kiezen voor een projectmatige benadering betekent dat er veel extra creativiteit en werklust van alle betrokkenen gevraagd wordt om de voor dit project juiste werkwijze en organisatie te ontwikkelen. Resultaten, noch het daartoe benodigde werk, zijn immers van tevoren precies bekend. Hierdoor moeten er gedurende het projectverloop nog veel keuzes gemaakt worden.
En omdat de werkwijze niet normaal, niet gebruikelijk is voor de betrokken partijen, moeten middelen zoals menskracht, financiën, werkruimte en macht beschikbaar worden gesteld, en tot op zekere hoogte afgedwongen worden, door iemand die daartoe bevoegd is: de opdrachtgever. Het vraagt de inzet van iemand die ervoor wil zorgen dat het projectresultaat er zal komen: de projectleider. En het vraagt van medewerkers dat ze hun kennis en kunde in willen zetten om het resultaat tot stand te brengen.
Het klinkt misschien gek in een boek dat gaat over projectmatig werken, maar niets is van zichzelf een project. Het zijn mensen die van bepaalde, unieke en resultaatgerichte activiteiten die met beperkte middelen moeten worden uitgevoerd, een ‘project’ maken. Ze verbinden daaraan de consequentie dat zij andere, nieuwe regels en afspraken moeten maken dan zij gewend zijn. Maar vooral dat ze op een andere wijze willen en zullen gaan werken. Het Project Canvas helpt betrokkenen enerzijds om van een opgave een project te maken en anderzijds om er misschien achter te komen dat er nog zoveel onduidelijk is, dat het beter is om nog maar een poosje door te gaan met improviseren.
Bron: Project Canvas
Door: Rudy Kor, Jo Bos, Theo van der Tak
