Proces verbeteren? Hak het in nano-stukjes!

Hoe kun je de kosten en inspanningen van een procesverbetertraject verminderen?

Het verbeteren van processen is moeilijk en duur. Je moet rekening houden met verschillende functies en belangen, zoals van functie-eigenaren, proceseigenaren, ketenmanagers, de klantenservice, enzovoort. Het kost veel tijd en geld om iedereen mee te krijgen in de verandering en om ze na de verandering weer met elkaar te laten samenwerken. Hoe kun je de kosten en inspanningen van een dergelijk procesverbetertraject verminderen?

Nano-proces

Vrij eenvoudig. We hakken het gehele proces op in een aantal ‘nano-processen’. Een nano-proces is een klein deel van een groter proces, tot het niveau waarop de activiteit duidelijk is gedefinieerd. In een nano-proces is in een oogopslag duidelijk welke mensen (rollen) en welke technologieën nodig zijn om een bepaalde activiteit uit te voeren. Met het nano-proces kan een organisatie de gehele operatie in een aantal hapklare, zelfstandige en complete processen opsplitsen. Als er dan ergens een verandering moet worden doorgevoerd, dan kan de verandering plaatsvinden op nano-niveau, in plaats van op een hoger functie- of procesniveau.

Nano-proces vs. sub-proces

Er bestaat wel een dunne lijn tussen een nano-proces en een subproces. Een nano-proces is een proces op zichzelf. Een subproces is in de meeste gevallen geen zelfstandig proces. Als je iets in een subproces verandert, heeft dat gevolgen voor andere gebieden in het grotere proces. Het grootste voordeel van een nano-proces is dat, zodra een proces in een aantal nano-processen is opgesplitst, een nano-proceskaart gemaakt kan worden. Hierop zijn alle functies, mensen en benodigde technologie meteen duidelijk.

Verbetertraject

Als we nu een verandertraject willen doorvoeren, kunnen we gemakkelijk bepalen welke nano-processen moeten worden aangepakt, welke niet, en op welke delen van het totale proces dit invloed heeft. Zo hoeven we ook alleen maar die proceseigenaren in het verbeterprogramma te betrekken die het betreft, in plaats van iedereen in het gehele proces. Dit geldt ook voor de technologie. We hoeven niet alles aan te passen, maar alleen die onderdelen waarop de verandering van toepassing is.

5 voordelen

1. Slechts een deel van het proces wordt veranderd, in plaats van het gehele proces.
2. Nano-proceseigenaren worden vooraf geïdentificeerd, zodat alleen de juiste mensen betrokken worden bij het verbetertraject.
3. Men kan gericht technologie aanpassen waar nodig, in plaats van overal in het proces.
4. De verandering/verbetering zelf is veel sneller en goedkoper, waardoor het bedrijf een concurrentievoordeel kan behalen.
5. Men kan cross-functionele SWAT-teams samenstellen die sneller besluiten kunnen nemen en de veranderingen implementeren.

Nano-processen kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden om:

• sneller een nieuw product te lanceren;
• sneller te reageren op problemen
• snellere besluiten te nemen.

Het is belangrijk te realiseren dat niet alle processen of verandertrajecten zich lenen voor opsplitsing in nano-processen. Er zullen situaties zijn waarin nano-processen juist negatief werken. Essentieel voor succesvolle nano-processen zijn dat het management er volledig achter staat. Ook is het belangrijk dat de samenwerking tussen de mensen, het proces en de technologie op rolletjes loopt. Bron: PEX Network (via Sigma)