Je vraagt je collega de te bespreken patiënten in te delen aan de hand van twee categorieën: uitgebreide overdracht en beknopte overdracht. Geef hem een rode en een groene kaart waar hij de namen van de patiënten en de hoeveelheid informatie op kan schrijven. Categorie 1 (rode kaart) is de uitgebreidere toelichting en categorie 2 (groene kaart) de beknopte variant. Bespreek en evalueer zijn indeling. Bekijk welke minder belangrijke informatie hij had kunnen weglaten, welke niet en waarom niet.
Opbrengst
Je collega’s willen het liefst alle patiënten uitgebreid bespreken, maar dat is niet altijd nodig. Minder belangrijke informatie kun je weglaten en informatie uit verschillende overdrachten kun je samenvoegen. De werkvorm ‘Overdracht-stoplicht’ helpt je collega’s gevoel te laten krijgen bij tijd versus benodigde informatie. Deze focus verbetert de kwaliteit van de overdracht.
Aanpak
Stap 1 Patiënten indelen
Geef vooraf aan dat deze werkvorm gericht is op het bepalen van de hoeveelheid benodigde details. Vraag je collega kritisch na te denken over welke informatie hij moet delen. Overhandig hem een rode en een groene kaart of een overzicht (zie linkerpagina). Vraag hem de namen van patiënten op één van de twee kaarten te schrijven. De rode kaart staat voor stilstaan: bij deze patiënten zijn er bijzonderheden (bijvoorbeeld een complicatie) en zijn meer details in de overdracht nodig. Op de groene kaart komen de namen van de overige patiënten bij wie een beknopte overdracht volstaat.
Stap 2 Reflecteren
Bespreek de kaarten voor of na de overdracht. Ga na welke redenatie achter de keuze voor rood of groen zit én sta stil bij de hoeveelheid details. Reflecteer met elkaar op de ‘criteria’ voor patiënten op de kaarten en wat minimaal besproken moet worden.
Overdracht aanpakken vermindert fouten
Een betere overdracht kan het aantal medische fouten fors verlagen. Dit blijkt uit een studie in een Amerikaans kinderziekenhuis (Broersen, 2013). De onderzoekers introduceerden meerdere maatregelen: standaardiseren van overdracht, een rustige plek zoeken, verschillende overdrachten samenvoegen, minder belangrijke informatie weglaten en regelmatig toezicht door supervisoren. Het aantal – al dan niet ernstige – fouten nam af van 34 naar 18 per 100 opnames. Daarbij ging het in driekwart van de gevallen over medicatie.
Kortom, je kunt de overdracht met vrij simpele ingrepen verbeteren, wat ook snel resultaat kan opleveren. Het loont om na te gaan hoe je de wisseling van de wacht kunt perfectioneren.
Praktijkervaring
Indra heeft van haar begeleider gehoord dat ze soms te volledig wil zijn in haar overdracht. Haar werkbegeleider vertelt dat er onderzoek gedaan is en dat daaruit blijkt dat het weglaten van minder belangrijke informatie mede kan leiden tot het verhogen van de kwaliteit van de overdracht. Minder informatie zorgt voor meer aandacht voor wat er wel verteld wordt. Haar begeleider vraagt haar na te denken over de volgende vragen:
- Bij welke patiënten spelen er bijzonderheden?
- Wat moet je hierover vertellen? En hoe uitgebreid?
- Welke informatie kun je samenvoegen?
Aan de hand van deze vragen krijgt Indra rode en groene kaarten. Op de rode kaart komen de namen van patiënten die uitgebreid besproken moeten worden. Op de groene kaart staan de namen van patiënten waarbij een beknopte variant voldoende is. Het voelt niet goed om sommige patiënten beknopter te bespreken. Ze doet dan ook met enige tegenzin op deze manier haar overdracht. Tijdens de overdracht merkt ze echter dat de patiënten op de rode kaart nu veel meer aandacht krijgen dan voorheen. Dat geeft haar achteraf toch een heel prettig gevoel.
Bron: Groot werkvormenboek voor de zorg
Door: Sasja Dirkse, Angela Talen, Miriam Boer, Maaike Kester, Jacqueline Stouthard
