Kijk eens in je agenda. Hoeveel procent van je werkuren zit je in overleg? Gemiddeld blijkt dat een professional in Nederland ongeveer de helft van de werkweek kwijt is aan vergaderingen. Laat me je nog een vraag stellen: Hoe vaak ga je weg na een meeting met het gevoel dat je de tijd ook echt zinvol hebt besteed? Vermoedelijk bekruipt dat gevoel je niet vaak.
Met welk doel vergaderen we eigenlijk? En halen we dat doel wel met onze manier van vergaderen? Dat vroeg Amazon zich ook af. Nu staan er bij een meeting altijd een aantal stoelen minder dan dat er personen voor uitgenodigd zijn. Als je er écht bij wil zijn, kom je op tijd en ben je verzekerd van een stoel. Kom je te laat, dan zal je het moeten doen met de terugkoppeling. Met minder mensen aan tafel gaat de besluitvorming sneller en zijn de mensen die er zijn, gemotiveerd om er iets goeds van te maken.
Bij de Federale Overheidsdienst België (FOD) is het aantal vergaderingen flink beperkt. Belangrijkste reden: de chef bepaalt niet langer wanneer er vergaderd wordt. Het team neemt deze beslissing, het zijn de medewerkers die het werk verdelen en die bepalen wanneer ze willen vergaderen.
Sinds die maatregel bestaat wordt er bij de FOD 40 procent minder vergaderd, ook 40 procent minder lang en zitten er 40 procent minder mensen rond de tafel. Wanneer medewerkers het meer voor het zeggen krijgen, wordt er minder vergaderd en ontstaat er automatisch ruimte om meer met vernieuwing bezig te zijn.
Bron: Organisatievibe
Door: Arjen Banach
