Om effectief om te kunnen gaan met risico’s is iets van een risicodossier wel handig. Het hoeft niet meer te zijn dan een actielijstje met aandachtspunten. Toch loopt dit vaak flink uit de hand. En dat begint met de verkeerde vraag.
Je kent die vraag waarschijnlijk ook wel. Die om het complete risicodossier. Een vraag die verraadt dat de vragensteller nog niet helemaal thuis is in de wereld van effectief en realistisch omgaan met risico’s. Immers, we weten niet wat we niet weten. Een zwarte zwaan, die onbekende onbekende, kan altijd komen aanvliegen. De vraag om het complete risicodossier legt ook nog iets anders bloot: angst. De vrees om iets over het hoofd te zien, en daar later stevig op afgerekend te worden: “Hoe heb je dat nu kunnen missen?” Dit leidt niet zelden tot risicodossiers met tientallen of zelfs honderden risico’s. Het toch wat tragische record dat ik tot dusverre heb gehoord, lag boven de 500 risico’s. Het exacte getal heb ik verdrongen. Dit betrof bepaald geen multinational met een miljardenomzet. Onnodig te zeggen dit een onhanteerbare brij van risico’s oplevert. Met maximaal de illusie van controle.Twee eenvoudige stappen
Hoe hier mee om te gaan? Door twee eenvoudige stappen te zetten. De eerste stap is dat alle betrokkenen bij het opstellen van een risicodossier hun eigen actuele zorgen vertalen in concrete risico’s. Voor zover het tenminste geen bestaande problemen zijn. Risico’s zijn immers effecten van onzekere gebeurtenissen of situaties op beoogde doelen. Ze zijn nog niet opgetreden en dus hoogstens potentiële problemen. Die doelen kun je breed zien, dat kunnen ook projectresultaten of uitkomsten van processen zijn. Door deze eerste stap te zetten ontstaat in elk geval een relevant en doelgericht risicodossier, omdat daar de zorgen van alle betrokkenen in zijn opgenomen. Deze eerste stap richt zich dus op de actuele situatie. De daarop volgende tweede stap kijkt wat verder in de toekomst. Hierbij gaan alle betrokkenen na of er nog ontbrekende risico’s zijn, die binnen nu en bijvoorbeeld een jaar relevant kunnen worden. Ook hier zijn doelen weer het uitgangspunt. Door dit met een diverse groep personen te doen ontstaat een divers beeld. Probeer je ook nu weer te beperken tot maximaal enkele risico’s per persoon. En dat is het dan. Er is nu een risicodossier opgesteld met alle relevante risico’s, voor nu en in de nabije toekomst. Inderdaad, dit is verre van compleet. Maar wél razend relevant. Zodat de urgentie wordt gevoeld om iets aan die risico’s te doén. Maatregelen te nemen, daar waar nodig. Deze aanpak is een uitwerking van één van de 20 accentverschillen van risicogestuurd werken ten opzichte van gebruikelijk risicomanagement: van compleetheid naar keuzes maken. Keuzes maken op basis van relevantie. Dus, relevantie gaat voor compleetheid. Probeer het eens, en kijk wat het oplevert. In elk geval een compact en hanteerbaar risicodossier, met échte betrokkenheid van alle betrokkenen. Door: Martin van Staveren
Dr. Martin van Staveren staat voor anders omgaan met risico’s. Vanuit risicobureau VSRM adviseert hij allerlei soorten organisaties over realistisch risicomanagement. Hij is ook kerndocent aan de executive masteropleidingen Risicomanagement en Public Management, Universiteit Twente. In 2015 verscheen zijn boek Risicogestuurd werken in de praktijk bij uitgeverij Vakmedianet.
