Het is duidelijk dat we als samenleving en als professionals regelmatig last hebben van regels. Ten eerste omdat het voldoen aan alle regels ontzettend veel tijd en geld kost, die je niet aan de primaire processen in je organisatie kunt besteden. Of je werk nu lesgeven, uitkeringen verstrekken, persberichten schrijven of verzekeringen afsluiten is. Dit noemen we regeldrukkosten. Ten tweede omdat je je als professional enorm kunt ergeren aan regels. Sommige regels zijn namelijk onbegrijpelijk, spreken elkaar tegen, stapelen zich op of zijn onuitvoerbaar en de kosten van het regelsysteem wegen lang niet altijd op tegen de baten. Dit noemen we de ervaren regeldruk.
Regeldrukkosten
Bij regeldrukkosten (ook wel administratieve lasten genoemd) draait het om de inspanningen in tijd en geld die (medewerkers van) organisaties moeten leveren om aan de regels te voldoen. Deze kosten zitten in drie dingen:
- De tijd en het geld die zijn gemoeid met het verzamelen, bewerken, registreren, bewaren en ter beschikking stellen van informatie. Zoals de tijd die je als zorgprofessional kwijt bent aan het noteren van gegevens over patiënten, of de tijd die je
als financieel medewerker besteedt aan het verkrijgen van de juiste parafen voordat een declaratie kan worden uitbetaald. - De tijd en het geld die het kost om te voldoen aan normen, standaarden, gedragscodes en alle overige eisen van de overheid of zorgverzekeraars, brancheorganisaties, beoordelende instanties en andere organisaties. Zoals het doorlopen van veiligheidsprotocollen en het bijhouden van kwaliteitsindicatoren voor de inspectie.
- De tijd en het geld die nodig zijn om te kunnen voldoen aan de regels rond transparantie en openbaar bestuur. Zoals accountantsverklaringen, inhuur van experts, archiefsystemen en ontwikkeling van dashboards of andere applicaties. In interactie met de overheid komen daar soms nog leges, verzekeringskosten en andere kosten bij.
Ervaren regeldruk
Bij ervaren regeldruk gaat het vooral om de beleving die professionals hebben bij regels. Regeldrukkosten drukken niet alleen op de begroting van je organisatie, maar hebben ook enorm veel invloed op je werkplezier. Je bent niet in het onderwijs, in de zorg of bij de politie gaan werken om formulieren in te vullen. En zelfs als je baan voor een groot deel uit administratieve handelingen bestaat omdat je controller, vergunningtoetser of kwaliteitscontroleur bent, dan kun je nog allerlei vraagtekens hebben bij de regels waar je mee te maken hebt.
Waarom moet ik dit in hemelsnaam bijhouden?
Regels waarvan duidelijk is waarom ze belangrijk zijn, roepen minder irritatie op dan regels die we als onzinnig ervaren. Met een eis op het gebied van veiligheid kunnen we vaak prima leven. De noodzaak van foto’s van borrelhapjes voor het onderbouwen van een declaratie is een stuk minder duidelijk en levert dan ook weerstand op. Veel regels zijn opgesteld om een bepaalde waarde te beschermen of een specifiek doel te bereiken, maar blijken daaraan in de praktijk lang niet altijd bij te dragen.Deze regel is onuitvoerbaar!
Veel regels roepen irritatie op, omdat ze onbegrijpelijk of onuitvoerbaar zijn. Ze zijn opgesteld in complexe juridische taal, spreken elkaar tegen of maken niet duidelijk wat er precies van je verwacht wordt. Het kan ook gebeuren dat de faciliteiten
om ze uit te voeren niet voldoen. Haperende ICT-systemen en onduidelijke formulieren kunnen bronnen van ergernis zijn die weinig met de feitelijke regels te maken hebben, maar wel je werkdag kunnen vergallen.
De regel staat niet in verhouding tot het probleem
Als vier mensen zich moeten buigen over een declaratie van een paar tientjes of als het invullen van je urenregistratie meer tijd kost dan de handelingen die je ermee registreert, dan hebben we het over buitenproportionele eisen. De tijd en de moeite die het kost om aan de regel te voldoen, staan niet in verhouding tot wat de regel oplevert. In sommige onderdelen van de zorg is men 40 procent van de tijd kwijt aan administratie, waardoor er heel weinig tijd overblijft om daadwerkelijk zorg te verlenen. Kosten en baten zijn dan niet meer in balans.
Wordt er ook iets mee gedaan?
Professionals worden erg chagrijnig als ze veel werk verzetten om iets te registreren terwijl er niets met die registratie wordt gedaan. Verslagen die niet worden gelezen, cijfers waar niet op wordt gestuurd, metingen die door de volgende afdeling
weer opnieuw worden uitgevoerd… alle moeite lijkt voor niets te zijn. Bovendien leidt die moeite tot hoge regeldrukkosten voor de organisatie en uiteindelijk voor de samenleving.
Regeldruk kost ons als samenleving meer dan ons lief is. Niet alleen in tijd en geld, die niet in het aanpakken van maatschappelijke vraagstukken kunnen worden gestopt. Maar ook doordat regeldruk grote impact heeft op het werkplezier van professionals.
Jonge ambtenaren verlaten de overheid omdat ze vastlopen in de regels, het verloop in de zorg is mede door de eindeloze hoeveelheid regels enorm en ook in het onderwijs wordt fors geklaagd over de bureaucratie. Van de werkgevers in de zorg noemt 75 procent regeldruk en administratieve lasten als belangrijkste oorzaak van de steeds hoger wordende werkdruk. Met als gevolg dat de arbeidsmarktproblematiek in deze sectoren steeds nijpender wordt. Op een zorgcongres werd onlangs betoogd dat als iedere zorgmedewerker één uur meer per week zou werken het personeelstekort in de zorg zou zijn opgelost. Met één uur minder bureaucratie per week voor iedere medewerker kunnen we wellicht hetzelfde bereiken.
Bron: De regels en de rek
Door: Boukje Keijzer
