De tien stappen naar projectsucces zijn gebaseerd op de ervaring met honderden grote en kleine projecten en op de relevante literatuur. Hierbij past wel een kanttekening. Geen enkele opsomming van stappen die leidt naar succes is in staat de grilligheid van de werkelijkheid in haar geheel te omvatten. We mogen namelijk nooit uit het oog verliezen dat projecten altijd functioneren in een omgeving die in meer of mindere mate bol staat van irrationaliteit, politiek gedoe, verrassingen en toevalligheden. De maakbare samenleving, en daarmee het volledig planbare en beheersbare project, bestaat nu eenmaal niet. Daarmee zijn de onderstaande tien stappen nog geen onzinnige opsomming. Ze vormen een compacte handreiking voor de opdrachtgever, de projectleider en het projectteam dat hen helpt bij het realiseren van het haalbare project.
Geschatte leestijd: 4 minuten
Elk van de tien stappen wordt in het boek Werken aan projecten in een apart hoofdstuk verder uitgewerkt.
Projectsucces in 10 stappen
Projectresultaat
Richt de energie op het projectresultaat. APDRA is het acroniem voor de vragen die in het begin beantwoord moeten worden. De letters staan voor: Achtergrond (= feiten), Probleem (= de ongewenste situatie), Doel (= de gewenste situatie), Resultaat (= datgene wat het project oplevert) en Afbakening (= datgene wat het project niet oplevert). Het resultaat moet wel haalbaar zijn; voer om dat te bepalen een risicoanalyse uit. Toets regelmatig of het project, zowel doel als resultaat, nog relevant is.
Projectaanpak
Voor projectsucces kies je bewust voor de projectaanpak. Bespreek daarom of een van de andere manieren om een opdracht te realiseren misschien slimmer is: improviserend, procesmatig, programmatisch of routinematig.
Opdrachtgever
Zorg voor een opdrachtgever die voldoende mandaat en voldoende tijd heeft om betrokken te zijn bij zijn project. De opdrachtgever is bij voorkeur één persoon en geen commissie. Hij creëert onder meer de condities voor het project. Vergeet niet dat het project er is om de doelen van de opdrachtgever te behalen. Als hij zich niet druk over het project maakt, als hij geen tijd heeft voor het project, waarom zouden anderen het dan wel doen?
Projectleider
Benoem een (deeltijd)projectleider die het mogelijk maakt dat het resultaat er komt. De projectleider heeft enerzijds voldoende kennis (op hoofdlijnen) van de inhoud van het project en anderzijds beheerst hij een projectaanpak zoals PMW. Een goede projectleider is geen schijtlijster of slachtoffer, maar brengt projectsucces.
Teamleden
Maak het teamleden mogelijk hun werk te doen. Selecteer niet alleen op beschikbaarheid maar ook op competentie en samenwerkingsvaardigheid. Vraag je ook af of potentiële teamleden kunnen werken met en voor meerdere ‘bazen’.
Projectorganisatie
Beschrijf de projectorganisatie (taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden) zodanig dat het voor iedereen duidelijk is wie met wie over wat wanneer praat. Bepaal of groepen zoals een stuurgroep en klankbordgroep echt nodig zijn, en zo ja, wat hun bevoegdheid is. Betrek de omgeving – belanghebbenden, gebruikers en beheerders – op het juiste moment en over de juiste onderwerpen 7. Help het projectteam effectief samen te werken. Maak bijvoorbeeld afspraken over hoe besluiten worden genomen, hoe te handelen bij conflicten en hoe te handelen wanneer er spanningen ontstaan tussen ‘dagelijks werk’ en werk voor het project.
Inventariseer
Inventariseer het uit te voeren werk. Onderken dat er nog nooit een project volledig is uitgevoerd zoals het van tevoren is bedacht. Soms helpt het om het werk toe te wijzen aan fasen.
Planning
Maak afspraken over de planning van het project en bewaak de naleving van vijf beheersaspecten. Toets tussentijds regelmatig het ‘waarheidsgehalte’ van de beheersplannen.
Stoppen of doorgaan?
Spreek af hoe (tussentijds) beslist wordt over stoppen of doorgaan met het project. Beslissen wordt vergemakkelijkt als er volledige beslisdocumenten c.q projectplannen zijn. Deze beschrijven wat de resultaten zijn van de vorige fase en wat in de toekomst nog gedaan moet worden. Verder staat in het document een actuele beschrijving van de vijf beheersaspecten.
Vier centrale projectmanagementprocessen
Afsluitend. Besteed op evenwichtige wijze aandacht aan de vier centrale projectmanagementprocessen: interactie, methode, omgeving en organisatie. En probeer de tijd te nemen het project goed te beginnen om zo te voorkomen dat er gebeurt wat de oude Murphy (van Murphy’s Law) zo vaak zag gebeuren: er is nooit tijd om het goed te doen maar er is altijd tijd om het over te doen. En vergeet dan niet dat voor jouw project vermoedelijk ook geldt: ‘Anything that can go wrong, will go wrong.’
Dat wetend zou je nu kunnen denken: ik laat Gods water maar over Gods akker lopen. Maar mijn advies is: volg de tien bovenstaande stappen voor projectsucces en voorkom zo dat het misgaat, want: ‘Left to themselves, things tend to go from bad to worse.’
(Arthur Bloch, Murphy’s Law).
Bron: Werken aan projecten
Door: Rudy Kor
