4 aantoonbare voordelen van werken in de onderstroom + 1 tip
In een team in de welzijnssector was onvrede over een genomen besluit ten aanzien van werk overnemen van zieke collega’s. Sommige teamleden haakten af, anderen klaagden bij de koffieautomaat. De teamleden waren het onderling niet eens over hun opstelling naar het management over hun werkdruk die door de zieke collega’s teveel opliep.
Leidinggevenden krijgen steeds meer te maken met complexe organisatie-, ontwikkel- en verandervraagstukken, met veel onderstroomdynamiek en (soms heel taaie) conflicten. Individuen en teams worden diverser en zijn vaak nauwelijks meer bestand tegen de in- en uitstroom van teamleden. Er moet steeds meer gedaan worden met steeds minder mensen in minder tijd. Je ontkomt dus niet aan onderstroom dynamiek.
Wat is onderstroom?
Wil je de onderstroom begrijpen vanuit de Deep Democracy filosofie dan kom je bij de basistheorie uit van de methode: de ijsberg. De ijsberg is een metafoor voor de groep. De groep heeft een groepsbewuste en een groepsonbewuste.
Boven de waterlijn is iedereen op de hoogte van hetgeen er speelt, mensen denken logisch na, groepen nemen gemakkelijk besluiten en er is een veilige sfeer. Onder de waterlijn weet niet iedereen wat er aan de hand is. Alles wat niet wordt uitgesproken in je team zit onder water:
- Emoties,
- Spanningen
- Meningen
- Kritiek
- Conflict
- Besluiten die worden uitgesteld
Als veel onder de waterlijn verborgen is wordt het lastig om je doelen te bereiken. Als je alle conflicten, ergernissen en boosheid naar elkaar toe onder de waterlijn laat zitten en niet uitspreekt ontstaan er ‘vissen’. ‘Vissen’ zijn issues en bronnen voor niet uitgesproken conflicten. Dat belemmert de samenwerking.
Vissen groeien als je er niet over praat en worden grotere vissen. De vissen zullen steeds weer boven de waterlijn uitspringen en ook weer onder de waterlijn verdwijnen. Dat zijn de momenten dat je voelt dat je iets zegt dat niet de bedoeling is. Waarop dan vaak een pijnlijke stilte volgt. Of het heikele onderwerp wordt weg gelachen. Als je de vissen laat zitten worden het haaien. Die zijn lastiger boven water te krijgen dan kleinere visjes.
Hoewel onzichtbaar, heeft de onderstroom grote invloed op de samenwerking en de besluitvorming. Hoe meer je de onderstroomdynamiek negeert, hoe sterker deze wordt.
De onderstroom beïnvloedt de bovenstroom en als je hem lang onderdrukt,
kan de onderstroom de bovenstroom stuurloos maken.
Wat gebeurt er als je de onderstroom negeert?
- Verminderde veiligheid,
- Spanning neemt toe,
- Stil verzet of zichtbare sabotage,
- Ineffectiviteit.
De prijs van de onderstroom negeren is hoog. Er is niet alleen gedoe ontstaan wat je op moet lossen, maar de kwaliteit van het werk gaat er op den duur onder leiden. Laat staan dat je toekomt aan het inzetten van het groepspotentieel.
Deep Democracy als antwoord
Deep Democracy biedt een methode om de onderstroom te benutten. Deze nodigt uit tot dialoog, zodat alle stemmen worden gehoord, ook de minderheid. Zo ontstaat er draagvlak, wijsheid en verbinding. Als jouw aanpak bij het opmerken van onderstroom in je team is dat je individuen gaat aanspreken, probeer in plaats daarvan dan eens een teamgesprek te voeren met je héle team. Bij een teamgesprek heb je namelijk meer effect dan dat je mensen allemaal apart gaat aanspreken. Want ineffectief gedrag zoals roddelen, afspraken niet nakomen of conflicten niet oplossen beperkt zich zelden tot één of twee personen. Bovendien gaan mensen bij één op één gesprekken er vaak ook op rekenen dat de leidinggevende ‘brandjes ‘gaat blussen en conflicten oplost.
Deze verwachting van teamleden kan een patroon van afhankelijkheid in gang zetten dat erg tijdrovend is voor de leidinggevende. Het is effectiever om de groep zelf, in gesprek met elkaar, oplossingen te laten zoeken. Een openingszin van zo’n themagesprek kan bijvoorbeeld zijn: ’….dit punt heb ik geagendeerd omdat ik regelmatig opvang dat er van alles speelt. Ik nodig jullie uit om te delen wat jullie stoort… waar jullie moeite mee hebben… waar jullie last van hebben …. wat je graag anders zou zien… zodat we daar iets aan kunnen doen. Ikzelf denk dat… geloof dat…. vind het lastig dat… heb gemerkt dat… Hoe zien jullie dat?
Wat levert werken in de onderstroom op?
- Meer eigenaarschap,
- beter teamwerk,
- besluiten met draagvlak,
- een veilige, open cultuur.
Wil je deze resultaten bereiken dan zul je het ongemak van de onderstroom op moeten zoeken en confronterende gesprekken niet uit de weg moeten gaan. Daar hebben we in Deep Democracy gesprekstools voor.
Werkvorm: de check-in
Ik geef je alvast één tip om de onderstroom gemakkelijk naar boven te halen: de werkvorm ‘Check-In’:
Een check in is een manier om een vergadering, meeting, dagstart of heidag te starten. Het doel ervan is om de aanwezigen te laten landen en beter te laten focussen. Er zijn verschillende soorten Check-Ins: om de dag te starten, als voorbereiding op een bepaald onderwerp of te nemen besluit, om iemand te verwelkomen die nieuw is, om een nieuwe werkwijze af te trappen en ook: om onderstroom te bespreken. Start de Onderstroom- Check-In met iets te vert
ellen over de ijsberg, vissen en haaien. Stel vervolgens de vraag: ‘zijn er nog vissen die we op moeten vissen?’ En leg een symbolische vis in het midden. Diegene die hem pakt vertelt over een vis die haar stoort. Zij legt de vis terug in het midden als zij uitgesproken is. Iemand anders kan dan de vis pakken als zij daar iets over wil zeggen.
Als leidinggevende start je zelf met inchecken. Vervolgens gaan de deelnemers verder, niet op het rijtje af maar in “popcorn style”: iedereen kan een beurt nemen wanneer hij of zij dat wenst. Er wordt niet op elkaar gereageerd en er worden geen vragen aan elkaar gesteld. Niemand wordt gedwongen in te checken, spreken is geheel vrijwillig. Aan het einde van de Check-In vat de leidinggevende samen wat er gezegd is.
Je legt de spelregels van te voren uit. Je kunt na je samenvatting aan het werk gaan, dan is het doel om even je verhaal kwijt te kunnen, je kunt daarna ook een groepsgesprek gaan voeren zoals ik eerder in dit artikel beschreef. Zelf heb ik een keer een team dat ik begeleidde in de kinderopvang, die het erg moeilijk hadden met elkaar, gedurende het hele begeleidingstraject elke werkdag zelfstandig een korte dagstart laten doen met een check-in. Met de vraag: ‘met welk gevoel start ik de dag en wat is mijn wens voor vandaag?’ Door dit te doen ontstond er steeds meer openheid en betrokkenheid.
Het gesprek in de praktijk
En hoe liep het af met het team in de welzijnssector? We zijn het gesprek aangegaan:
Tijdens de Deep Democracy dialoog kwamen alle frustraties op tafel. Er bleken een hoop onduidelijkheden over welk werk er nu overgenomen moest worden en hoe lang de zieken ziek bleven. Ook bleken er behoorlijke visie verschillen vanuit de beleving van medewerkers enerzijds en de visie van het management anderzijds. Welke informatie geef je wel en welke niet vanuit de leiding? Iemands privacy moet beschermd worden maar hoe verhoud zich dat tot pragmatisme? En ook onderling trokken medewerkers andere grenzen. Door in gesprek te gaan en aandacht te besteden aan gevoelens naar aanleiding van gebeurtenissen die onrust hadden veroorzaakt ontstond meer openheid en begrip over en weer. Teamleden en leiding gingen weer naar elkaar luisteren. Fouten werden erkend. Tot slot kwam het team tot een gedragen besluit wat betreft de aanpak en de grenzen, waar iedereen achter stond.
De onderstroom is er. De vraag is: ga je ermee werken of blijf je er last van hebben?
Wil je leren werken met de onderstroom in jouw team? Ga in gesprek met de stemmen die nog niet gehoord zijn.
Lees mijn boek ‘Deep Democracy in de keertijd’ als je je Deep Democracy onderstroom dialoogtechnieken wilt eigen maken.
Deep Democracy uit Zuid-Afrika is een besluitvormings- en conflictoplossings- methode. De kern van Deep Democracy is dat het alle stemmen worden gehoord, ook die van de minderheid, zodat het potentieel van de groep optimaal wordt benut. We geloven dat iedereen een waardevolle bijdrage levert aan het grotere geheel. Deep Democracy creëert een inclusieve cultuur waarin iedereen gelijkwaardig is en tot zijn recht komt.
Door: Sandra Bouckaert
