Nu de meeste kantoren gesloten zijn, lopen HR-afdelingen tegen de vraag aan of en hoe zij mensen aan kunnen nemen zonder de mogelijkheid te hebben elkaar persoonlijk te ontmoeten. Het vergt een goede voorbereiding, maar het is zeker mogelijk om mensen volledig digitaal aan te nemen en up en running te krijgen. In dit artikel laten we zien hoe je werving op afstand succesvol kunt implementeren, en hoe je een nieuwe medewerker kunt verwelkomen met een virtueel onboarding proces.
Stap 1: Een telefoongesprek van 15-20 minuten met de HR afdeling:
In dit eerste, korte kennismakingsgesprek ligt de focus op het introduceren van het bedrijf, erachter komen of de sollicitant de juiste skills en ervaring voor de functie heeft, en het bespreken van de algemene arbeidsvoorwaarden. Als zowel de sollicitant als de HR-contactpersoon na dit gesprek tevreden zijn, kun je een tweede gesprek inplannen.
Stap 2: Een videogesprek van 45-60 minuten (bijv. via Skype, WhatsApp of Facetime) met de hiring manager
Het videogesprek is het belangrijkste gesprek in het sollicitatieproces op afstand. In dit gesprek bespreekt de hiring manager (waarbij we er vanuit gaan dat de hiring manager ook de toekomstige leidinggevende is) het cv van de sollicitant in detail en ligt de nadruk op competentiegerichte vragen. Zo kom je erachter hoe de sollicitant reageert in bepaalde werksituaties en hoe hij met problemen omgaat. Ook kun je in dit gesprek een indruk krijgen van of de sollicitant in het team past en of je als toekomstige leidinggevende een persoonlijke klik hebt met de sollicitant. Het is immers noodzaak dat zij in de toekomst succesvol kunnen samenwerken. Plan alleen een derde gesprek in wanneer er inderdaad een klik is. Bij twijfel is het helemaal niet gek om een extra gespreksronde in te plannen om dieper op bepaalde onderwerpen in te gaan.
Niets meer missen?
Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief
Stap 3: Een business case via Skype
In de laatste fase mag je sollicitant zijn skills laten zien in een business case. Geef de sollicitant 3 tot 4 dagen de tijd om de case voor te bereiden. De presentatie van de case is het moment om andere mensen uit de organisatie – die normaal gesproken persoonlijk kennis zouden maken met de sollicitant – aan te laten sluiten. Als de sollicitant een presentatie of een schriftelijke uitwerking van de case voorbereidt, stuur die dan een dag van tevoren samen met het cv naar alle aanwezigen, zodat zij genoeg tijd hebben om vragen voor te bereiden. Deze business case moet het mogelijk maken om een definitieve beslissing te nemen over de sollicitant. Zorg dat de sollicitant weet wie er aansluiten bij de presentatie, en dat er aan het eind vragen gesteld kunnen worden over zowel de presentatie als zijn werkervaring en andere aspecten van het cv.
Leent de functie zich niet voor een business case? Er zijn een legio van andere mogelijkheden om erachter te komen of iemand de juiste skills heeft. Denk bijvoorbeeld aan het testen van Excel skills, taalvaardigheden en psychologische testen.
Een succesvolle online onboarding
Na het aannemen van een nieuwe medewerker sta je voor de uitdaging om hem op vanaf de eerste dag online in te werken, en zich snel thuis te laten voelen in de organisatie. Met deze stappen zet je een succesvolle training op en staat de nieuwe medewerker snel op eigen benen.
- Plan op de eerste dag een videocall in met alle leden van het team, waarin je de nieuwe medewerker introduceert en zijn verantwoordelijkheden in detail uitlegt. Zo weet het team voor welke taken de nieuwe medewerker verantwoordelijk is en voor welke niet. Zorg dat er ook genoeg ruimte is voor het informele aspect van de kennismaking in deze call. Laat iedereen wat over zichzelf vertellen, zodat de nieuwe medewerker zijn collega’s direct wat persoonlijker leert kennen.
- Zorg dat je nieuwe medewerker toegang heeft tot alle systemen, en dat alles naar behoren werkt. Stel een lijst op met contactpersonen zodat hij zelf contact kan opnemen met de juiste afdeling als er technische problemen zijn, of als hij informatie nodig heeft. Dit zorgt ervoor dat de medewerker zich sneller zelfstandig kan bewegen binnen de organisatie.
- Stel een onboarding plan op voor een periode van twee weken. Dit plan bevat bijvoorbeeld online trainingen en webinars, de eerste opdrachten en taken en online vergaderingen met belangrijke contacten binnen het bedrijf. Vervang bijvoorbeeld kennismakingsgesprekken voor een virtuele kop koffie waarin de nieuwe medewerker iedereen leert kennen.
- Plan dagelijkse online meetings met de nieuwe medewerker in om de voortgang van het werk te bespreken en de medewerker de kans te geven om vragen te stellen. Laat de medewerker ook met andere teamleden virtueel afspreken, niet alleen voor werkgerelateerde dingen, maar ook om de andere teamleden beter te leren kennen en alvast een band op te bouwen. Een virtuele vrijdagmiddagborrel is een mooi initiatief om de week samen af te sluiten.
De topprioriteiten in het online sollicitatie- en het onboardingproces zijn open en regelmatige communicatie, duidelijke wederzijdse verwachtingen en de flexibiliteit om hindernissen snel uit de weg te ruimen.
Bron: Robert Walters
