Het projecthandvest is een instrument om vooraf alle relevante onderwerpen voor het uitvoeren van een project vast te leggen.
Werking projecthandvest
Door vooraf zoveel mogelijk zaken vast te leggen worden onduidelijkheden voorkomen. Tevens is het projecthandvest een belangrijk document in de communicatie naar alle betrokkenen.Aanpak
1. Bepaal aan het begin van het project de volgende aspecten van het project:
- omschrijving van project
- verbinding met strategische doelstelling;
- achtergrond van project, reden;
- projectscope (wat wel, wat niet);
- wat het project moet opleveren (euro’s, versnelling, reductie van fouten, …);
- wat de voordelen zijn voor de organisatie;
- welke risico’s er zijn;
- welke succesfactoren nodig zijn (en er mogelijk nog niet zijn);
- welke bronnen noodzakelijk zijn (geld, mensen, databasetoegang, …);
- wie deelneemt in de projectgroep, in welke vorm (permanent lid, oproepbaar als inhoudsdeskundige), voor welke specifieke bijdrage en voor hoeveel tijd;
- wie er nog meer belang heeft bij het project en welk belang dat dan is;
- een duidelijke tijdschaal (met mijlpalen);
- de metriek, waarop het project wordt gemeten;
- verbinding met andere projecten, spin-off;
- financiële consequenties in termen van bespaard bedrag.
2. Het projecthandvest wordt getekend door
- de algemeen directeur (opdrachtgever);
- de champion (overeenstemming met het doel van het project);
- de Master Black Belt (acceptatie van doelstelling en organisatievorm);
- de Black Belt (acceptatie van de projectopdracht en besparingsopdracht).
3. Het projecthandvest blijft kerndocument voor het project.
Als er tussentijds wijzigingen in het project optreden, worden die verwerkt in het projecthandvest en weer ter goedkeuring voorgelegd aan degenen die daar in eerste instantie ook voor hebben getekend.Opmerkingen
- Een dergelijk projecthandvest zou moeten worden gemaakt voor de start van een project. Meestal is echter nog niet alle informatie voorhanden, er moet mogelijk nog aan het proces worden gemeten om te bepalen hoe het huidige prestatieniveau ligt, waaruit dan de projectdoelstelling en de te realiseren besparing worden afgeleid. Het is gebruikelijk daarom de D- en de M-fase te beschouwen als een eerste processtap, die dan formeel wordt afgesloten met een opgemaakt en ondertekend handvest, waarmee de projectleider helder krijgt wat de doelstellingen zijn. Acceptatie van de projectleider van het handvest is dan ook direct het accepteren van de verantwoordelijkheid om de resultaten te behalen.
- Projecten kunnen leiden tot reductie van kosten, waarbij onderscheid moet worden gemaakt tussen directe ‘out of pocket’-besparing, aangeduid met Groene Euro’s, en kostenbesparingen die niet direct leiden tot vermindering van uitgaven, aangeduid met Rode Euro’s. Als de werkzaamheden in een proces worden vereenvoudigd of overbodige werkzaamheden niet meer worden uitgevoerd, leidt dat meestal niet tot ontslagen, waardoor de besparing niet kan worden verzilverd. Toch is het een echte verbetering, omdat overbodig werk niet motiveert en er ruimte ontstaat om toegevoegdewaarde- werkzaamheden te verrichten.
- Voor het bepalen van het potentiële besparingsbedrag kan gebruik worden gemaakt van het overzicht van kosten van slechte kwaliteit, Cost Of Poor Quality, zoals weergegeven in tabel 14 in het boek 111 instrumenten voor kwaliteitsverbetering.
