Veel mensen ervaren de inbox als efficiency-knelpunt nummer 1. Het blijkt voor velen nog niet zo makkelijk om ‘out of the inbox’ te gaan denken. Veel mensen zakken erin weg. Vandaar ook de term ‘inboxmoeras’. In deze blog krijg je tips hoe je weer grond onder je voeten krijgt.
De gevaren van ‘het inboxmoeras’
Een moeras: een plek vol drijfzand, venijnige insecten, wegzakken in de modder, gevaarlijke dieren met schutkleuren op de loer die jou vanuit het geniep bespieden en kunnen toeslaan wanneer jij dit het minste verwacht. Jouw inbox is voor jouw brein vaak net zo’n plek.
Ik geef hier een aantal redenen waarom je inbox potentieel zoveel gevaren in zich draagt. De verraderlijke jungle die je inbox al snel wordt, levert enkele belangrijke gevaren op:
Ten eerste: als je werkt vanuit de inbox of er bij wijze van spreken ‘woont’, ben je bijna per definitie reactief, want in je inbox staan dingen die andere mensen (blijkbaar) belangrijk vinden. Die overlappen deels met jouw eigen prioriteiten, maar deels ook niet. Als je je inbox als belangrijkste speelveld neemt, loop je dus het risico dat jouw eigen prioriteiten er als eerste in verdwijnen en dat je een speelbal wordt van de prioriteiten van anderen.
Ten tweede is je inbox pas leeg als je elke e-mail echt hebt afgehandeld. Het risico daarvan is dat je belandt in een soort gevecht tegen de niet te stoppen aanwas van e-mails. Dat gevecht zul je nooit winnen, want voordat je de dertig e-mails hebt afgehandeld die ’s morgens vroeg in jouw inbox stonden, staan er alweer nieuwe e-mails in. Ga je dit gevecht aan, dan zak je vaak alleen maar verder weg in het moeras van informatie. Bovendien frustreer je jezelf onnodig en verspil je je energie.
Niets meer missen?
Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief
In jouw inbox staat van alles door elkaar: grote en kleine, belangrijke en onbelangrijke e-mails. Bovendien staan e-mails die nu om een antwoord vragen tussen e-mails die helemaal geen actie vereisen. Elke keer moet je de (meestal lange) rij met e-mails in jouw inbox doorlopen om te kijken hoeveel actiepunten je hebt. Wil je steeds weer dat overzicht krijgen in die totale jungle, dan kost dat tijd en concentratie. Het gevaar is dat je te veel aandacht besteedt aan onbelangrijke e-mails, en niet toekomt aan die belangrijke e-mail, die ergens onder in jouw inbox staat.
Tot slot is het nog een gevaar van je inbox dat je vaak tegelijkertijd en onbewust met verschillende zaken bezig bent. Soms ben je aan het sorteren – welke e-mails vereisen actie, welke niet? – dan weer ben je vooral bezig om te prioriteren – welke van de e-mails die actie vereisen ga ik vandaag doen? – en een derde categorie bestaat uit het uitvoeren: e-mails die vandaag actie vereisen, handel je af.
Die drie taken doen een totaal verschillend appèl op jouw brein. Het gevolg is dat je continu aan het schakelen bent. En als er één ding improductief is, dan is het wel om gedurende je werkuren steeds te moeten schakelen tussen verschillende activiteiten.
Sorteer eerst de inbox leeg
Hoe krijg je nu weer vaste grond onder je voeten wanneer je een inboxmoeras ervaart? Stel: je hebt ’s morgens dertig e-mails in jouw inbox. Neem dan eerst 15 minuten om die mails te sorteren. Dan kun je bijvoorbeeld tot onderstaande verdeling komen:
- Zeven e-mails kun je meteen verwijderen;
- Zes e-mails kun je onmiddellijk archiveren;
- Vijf e-mails kun je binnen 2 minuten afhandelen (de zogenaamde ‘no-brainers’);
- Negen e-mails vereisen actie. Zet die bij jouw acties;
- Van drie e-mails weet je nog niet of je er iets mee wilt doen. In elk geval niet op de korte termijn. Zet die bij jouw ‘lange-termijn acties’.
Het verwerken van de dertig e-mails op deze manier heeft als voordeel dat je, als je aan het werk wilt gaan, niet meer wordt gehinderd door de ‘ruis’ van de onbelangrijke e-mails. Bovendien komen de emails die actie vereisen keurig op je actielijst te staan bij de acties die daar al stonden, bijvoorbeeld afkomstig uit een teamoverleg of uit een telefonische afspraak met een klant. Kijk je vervolgens naar de actielijst dan kun je daar en dan bepalen welke punten daarop op dit moment het meest urgent zijn en je aandacht verdienen.
Hoe maak je een overvolle inbox snel leeg?
Je vindt het een prachtig idee om je e-mail te verwerken op bovenstaande manier, maar je hebt geen tijd om die 9.978 e-mails die in je inbox staan allemaal te verwerken. Toch wil je snel een lege inbox, hoe pak je dat dan aan? Je kunt natuurlijk ‘delete all’ doen zoals een oud-collega van mij ooit deed, maar dat raad ik je niet aan: hij had er nog maanden last van.
Laten we ervan uitgaan dat het vandaag 19 maart is. Bepaal eerst een datum vanaf wanneer je je email nog gaat sorteren, bijvoorbeeld 1 maart. Maak vervolgens onder je ‘Postvak In’ twee emailmappen aan:‘E-mail tot 1 maart’: naar deze map verplaats je alle e-mails die je voor 1 maart hebt ontvangen.‘E-mail vanaf 1 maart’: naar deze map verplaats je alle e-mails die je van 1 tot 19 maart hebt ontvangen.
Gefeliciteerd! Nu heb je een lege inbox. Tegelijkertijd heb je nog het nodige te doen. Maar dat doe je vanuit de nieuwe mappen. De mails vanaf 1 maart ga je nu natuurlijk op korte termijn nog sorteren. En vervolgens verwijder je die map zodra het sorteren is gebeurd.
Vanaf dat moment is het een koud kunstje om je inbox leeg te houden. De mails tot 1 maart ga je niet meer sorteren, omdat dat je veel te veel tijd zou kosten. Je bewaart ze in die map, zodat je ze indien nodig kunt terugvinden. Ik ben elke keer weer verbaasd dat vrijwel iedereen die dit doet bijna fysiek de rust en opluchting voelt die een lege inbox geeft. Doe jezelf een plezier en probeer het uit. Deze quick win kost je slechts een paar minuten.
Door: Jan-Dirk Reijneveld
Jan-Dirk Reijneveld (communicatiewetenschapper) is Efficiency Expert. Hij coacht & traint mensen in breinvriendelijk werken, grip op je werk en je doelen realiseren. Jan-Dirk is auteur van het net verschenen boek ‘Meer doen in minder tijd’.
