A3 managementgesprekken vormen een onlosmakelijk onderdeel van de A3 methodiek. De A3 methodiek is immers bovenal een werkwijze om te komen tot meer inspirerende managementgesprekken waarin de nadruk niet zozeer ligt op controle en verantwoording, maar vooral op ‘inspiratie’, ‘verbinding’ en ‘commitment’. Deze gesprekken bepalen in hoge mate het succes van sturing met de A3 methodiek en brengen het jaarplan tot leven.
In deze paragrafen wordt stap voor stap beschreven wat deze tweede pijler van de A3 methodiek inhoudt. Wat zijn de randvoorwaarden om het gesprek zo goed mogelijk te laten verlopen? Hoe geeft u het gesprek vorm? Welke varianten zijn mogelijk? Daarnaast lichten we toe hoe de managementagenda kan worden opgesteld, gaan we in op de vraag wat dit van u als manager vraagt en bieden we inzicht in de praktische organisatie van het gesprek.Definitie van een managementgesprek
De dialoog over de voortgang van de realisatie van het A3 jaarplan, waarbij de ontwikkeling in termen van successen en zorgpunten, en het maken van afspraken over het uitdragen van successen en ondersteuning bij de zorgpunten centraal staan.Randvoorwaarden voor het managementgesprek
Er is een aantal randvoorwaarden voor het voeren van een effectief managementgesprek. Indien de volgende randvoorwaarden in de managementrelatie aanwezig zijn, dan is er sprake van een goede basis voor het A3 managementgesprek:- gelijkwaardigheid;
- vertrouwensrelatie;
- waarderend leiderschap;
- managementgesprekken zijn structureel ingebed in organisatie (dit betekent discipline in het houden ervan en afspraakbetrouwbaarheid).
Afschrikgesprek werkt averechts
Een managementgesprek dat is bedoeld als ‘afschrikmiddel’ werkt averechts en zal leiden tot sociaal onwenselijk gedrag bij de ander. Het creëren van de juiste vertrouwensrelatie vraagt om een manager die vertrouwensrelaties kan aangaan en ontwikkelen. Hierbij is leiderschapsgedrag in termen van openheid, rechtvaardigheid, tonen van gevoelens, de waarheid vertellen, consequent handelen, (afspraak)betrouwbaarheid en respect vereist. Wees daarnaast waarderend en vooral niet oordelend. Het managementgesprek is bovendien geen persoonlijk gesprek, maar een gesprek over het functioneren van een organisatie(onderdeel). Hierin wordt gekeken naar de successen van het organisatie(onderdeel) en naar eventuele punten van zorg. De daaruit naar voren komende aandachtspunten vormen de basis voor het leren van en met elkaar, en het realiseren van verbetering. Managementgesprekken verdienen een jaarkalender waarin deze volgens een vaste frequentie staan gepland. Daarnaast zal het proces van voorbereiding, agendering en vaststelling van de agenda voor een ieder duidelijk moeten zijn. Het gevaar bestaat namelijk dat het topmanagement al snel veronderstelt dat een plan automatisch leidt tot actie. De houding is soms ‘give us the plan’, terwijl de beschikbaarheid van een plan niet betekent dat het daadwerkelijk wordt gebruikt. Managementgesprekken laten het jaarplan leven, mits deze gesprekken serieus worden genomen. Het is belangrijk dat de jaarkalender voor de managementgesprekken ook daadwerkelijk wordt nagekomen. Het twee keer afzeggen van een managementgesprek wordt door anderen al snel opgevat als ‘er wordt geen belang aan gehecht’.Het A3 managementgesprek: een stappenplan
In deze paragraaf presenteren we een stapsgewijze aanpak voor het A3 managementgesprek. Deze stappen worden in de volgende paragrafen verder uitgediept en toegelicht. Het A3 managementgesprek kan in de praktijk worden opgedeeld in drie stappen.
Stap 1: Voorbereiding
De eerste stap, de voorbereiding, is de sleutel tot het bereiken van de gewenste resultaten. Vaak kost het voorbereiden van het managementgesprek meer tijd dan het voeren ervan. Het belang van een goed managementgesprek brengt met zich mee dat er over vorm en inhoud van de gesprekken duidelijke afspraken zijn gemaakt tussen de leidinggevenden onderling. Deze afspraken betreffen de doelstelling van het gesprek, de agenda en het vervolg. Aan het begin van ieder kalenderjaar moet de leidinggevende bovendien stilstaan bij de frequentie en de verdeling van aandachtsgebieden en thema’s over het jaar (jaarkalender). Dit kan worden vastgelegd in A3 digitaal.Stap 2: Gesprek
Het A3 managementgesprek is een bewuste markering van tijd en aandacht voor het bespreken van de samenwerking tussen leidinggevenden van twee verschillende managementniveaus en de organisatieontwikkeling. Daarom is het belangrijk dat dit gesprek periodiek plaatsvindt, en wel zo’n zes tot twaalf keer per jaar. Tijdens het gesprek staan de volgende vier agendapunten centraal:- nieuwe ontwikkelingen (of beleid, met consequenties voor het A3 jaarplan);
- bereikte successen (overtroffen doelstellingen van het organisatieonderdeel);
- punten van zorg (niet behaalde doelstellingen of extra onderwerpen);
- vervolgafspraken (afspraken over ondersteuning door derden bij zorgpunten, afspraken over uitdragen successen naar anderen).
