Zes concrete tips om effectiever te communiceren in de directievergadering
Het is één van de leukste bezigheden in de Politieke Arena: vooraf een lijstje maken met wie wat gaat zeggen of vragen. Iedere keer als ik naar een directievergadering ga, heb ik zo’n lijstje in mijn hoofd: ‘Op deze slide komt deze reactie van de financieel directeur’. ‘Deze slide gaat de operationeel manager heel blij maken’. Zeker wanneer je wat langer in een organisatie rondloopt, komt het steeds minder vaak voor dat je achteraf denkt: “Had ik dát nou maar gezegd!”
Ik ben erachter gekomen dat het in dit soort vergadersettings veel minder moet gaan over ‘wat ik wil zenden?’. Het gaat om de vraag: ‘wat heeft de ander nodig om te begrijpen wat ik bedoel?’ Want onbewust spreken we vaak een andere taal.
Een effectieve manier om te begrijpen met wie je praat, is om de vragen die je in een vergadering krijgt, in te delen. In mijn boek beschrijf ik zes archetypes die je kunt tegenkomen in de bestuurskamer. Elk archetype heeft zijn eigen kenmerken en behoeften. Hier is een korte introductie van deze zes archetypes en een tip hoe je jouw boodschap het beste kunt overbrengen.
1. De Bestuurder
Kracht: Schept duidelijkheid en neemt besluiten.
Kenmerkende zin: “Welke beslissing heb je nodig?”
Tip: Geef duidelijke, gestructureerde informatie en vraag om een duidelijke keuze. Wees direct en vermijd overbodige details.
2. De Raspoliticus
Kracht: Vertalen van complexe vraagstukken naar keuzes en meerderheden vinden.
Kenmerkende zin: “Hoe kunnen we hier een breed draagvlak voor creëren?”
Tip: Bied oplossingen die win-win situaties creëren. Focus op samenwerking en gezamenlijke voordelen.
3. De Superambtenaar
Kracht: Grondige kennis van dossiers en oog voor detail.
Kenmerkende zin: “Welke data ondersteunen deze beslissing?”
Tip: Lever gedetailleerde, feitelijke informatie en wees voorbereid op diepgaande vragen. Geef hen de tijd om alle details te overwegen voordat je naar een beslissing toewerkt.
4. De Idealist
Kracht: Waakt over idealen en waarden, bewaakt de strategie.
Kenmerkende zin: “Hoe draagt dit bij aan onze missie en visie?”
Tip: Verbind je voorstellen aan de grotere visie en waarden van de organisatie. Laat zien hoe jouw ideeën bijdragen aan het realiseren van deze idealen.
5. De Volksvertegenwoordiger
Kracht: Brengt praktijkperspectieven in en creëert draagvlak.
Kenmerkende zin: “Wat betekent dit voor de mensen op de werkvloer?”
Tip: Breng verhalen en voorbeelden uit de praktijk. Toon aan dat je begrijpt wat er speelt onder de medewerkers of klanten en hoe jouw voorstel hun situatie verbetert.
6. De Pragmaticus
Kracht: Zet ideeën snel om in actie.
Kenmerkende zin: “Welke stappen moeten we nu nemen om dit te realiseren?”
Tip: Focus op praktische, haalbare stappen en snelle resultaten. Laat zien hoe je plan direct effect kan hebben en welke concrete acties ondernomen moeten worden.
Deze archetypes helpen me niet alleen beter te begrijpen met wie ik praat, maar ook hoe ik mijn boodschap kan afstemmen op hun behoeften en perspectieven. Door te focussen op wat de ander nodig heeft om mijn boodschap te horen en te accepteren, creëer ik een effectievere communicatie en een positievere bestuurscultuur. Er is daardoor minder ‘ruis’ in de besluitvorming en daar wordt iedereen blij van.
Wil je meer weten over hoe je deze archetypes in de praktijk kunt toepassen en hoe je een nieuwe bestuurscultuur kunt stimuleren? Lees dan verder in mijn boek “De nieuwe bestuurscultuur begint bij jou“. Ontdek hoe jij de sleutel kunt zijn tot een meer constructieve en efficiënte bestuurscultuur.
Door: Rogier Havelaar
