Reorganiseren kan ontzettend veel opleveren, maar het lukt alleen als je reorganisatieproces onbuigzaam en gedisciplineerd is.
De niet vrolijk stemmende cijfers zijn bekend. En McKinsey-onderzoek bevestigt weer eens dat 80% van de reorganisaties niet de gehoopte verbetering oplevert. 10% berokkent het bedrijf in kwestie zelfs ernstige schade. Problemen ontstaan als het reorganisatieproces niet strak in elkaar zit en niet gedisciplineerd is, zeggen Stephen Heidar-Robinson (ex-McKinsey en ex-adviseur van premier David Cameron) en Suzanne Heywood (ex-McKinsey en nu managing director van Exor Group), auteurs van ReOrg: How to Get It Right. Hoe ziet een strak en effectief reorganisatieproces er dan uit?Strak reorganiseren in stappen
- Ontwikkel een winst- en verliesstatement. Een reorganisatie is gewoon een businessinitiatief, net als een productlancering of een kapitaalinvesteringsproject. Definieer dus eerst wat het kost en oplevert, en wat de lever- en terugverdientijd is.
- Verkrijg inzicht in de huidige zwakke en sterke punten. Doe als een chirurg: eerst tests doen en een diagnose stellen, en bij de operatie geen gezond weefsel verwijderen.
- Neem meerdere opties in ogenschouw. Bij de beslissing over je nieuwe organisatieontwerp zijn er twee mogelijkheden: je verandert het hele organisatiemodel (meest geschikt als je organisatie volledig defect is of als er een totale marktverschuiving aankomt) of je verandert alleen de elementen die niet werken (meest geschikt als de algehele organisatie wel goed werkt maar als op kosten moet worden bezuinigd).
- Zorg dat het loodgieters- en elektriciteitswerk helemaal goed is. De fundamenten dus. Doe een stap terug en vertrouw op je teams om de details van de nieuwe organisatie en het transitieplan voor hun rekening te nemen, eventueel met hulp van externe consultants. Dit is overigens de moeilijkste stap. Het geheim: alle elementen kennen die moeten veranderen en die in de juiste volgorde plannen.
- Lanceer, leer en pas waar nodig de koers aan. Hoe goed je de reorganisatie ook voorbereidt, het is onrealistisch om te verwachten dat alles in één keer goed gaat. Stimuleer iedereen om kinderziekten meteen te melden, bespreek oplossingen op open wijze en implementeer reparaties meteen, in lijn met het oorspronkelijke plan.
Waarom reorganisaties mislukken
- Medewerkers verzetten zich actief tegen de veranderingen.
- Er worden onvoldoende middelen (mensen, tijd, geld) toegewezen aan de inspanning.
- Medewerkers worden afgeleid van hun dagelijkse werkzaamheden, waardoor hun individuele productiviteit vermindert.
- Leidinggevenden verzetten zich tijdens het reorganiseren actief tegen de veranderingen.
- Het organigram verandert maar mensen blijven gewoon op dezelfde manier werken.
- Medewerkers gaan weg bij het bedrijf door het reorganiseren.
- Niet-geplande activiteiten (zoals een onvoorziene noodzaak om IT-systemen aan te passen of om de veranderingen in meerdere talen te communiceren) verstoren de implementatie.
