Het is vijf voor twaalf in de zorgsector. De waarschuwingen over het zorginfarct maken dit pijnlijk duidelijk, evenals de voorspelling dat een op de vier Nederlanders in 2040 in de zorg moet werken om alles draaiend te houden. Wat de situatie nóg alarmerender maakt, is dat onderzoek uitwijst dat de kans op uitstroom van huidige zorgmedewerkers groot is. Zo denkt bijna één op de zes (15%) er op dit moment over na om de sector te verlaten en heeft 37 procent het eerder overwogen. Inzetten op werving alleen is daarmee niet meer voldoende. Zorgmedewerkers vinden én vervolgens vasthouden, daar is nog een wereld te winnen binnen zorgorganisaties. Wat hier een goed startpunt voor is, dat lees je in deze blog.
Direct aan het werk
Stel je voor, je tekent je arbeidsovereenkomst en kijkt met enthousiasme uit naar je eerste werkdag, maar krijgt in de tussentijd complete radiostilte van je nieuwe werkgever. Hoeveel enthousiasme en/of een welkomstgevoel blijft er over? Het komt geregeld voor binnen zorgorganisaties, terwijl het proces van iemand een warm welkom geven direct na de eerste kennismaking begint. Ook op de eerste werkdag ervaart lang niet elke zorgmedewerker een warm welkom. Iemand is soms zo hard nodig dat hij of zij direct aan het werk wordt gezet zonder goede onboarding. Een kwart van de care-zorgmedewerkers wordt op deze manier in het diepe gegooid bij de nieuwe werkgever.
Een goede landing voor nieuwe medewerkers krijgt niet altijd voldoende aandacht, terwijl de mate waarin iemand zich welkom en betrokken voelt cruciaal is voor duurzame inzetbaarheid. In zoverre dat meer dan de helft van de zorgmedewerkers (58%) een andere baan zoekt als ze zich geen onderdeel van het geheel voelen. Daarom is het van groot belang om van tevoren na te denken over wat je als organisatie kunt en wilt doen om nieuwe mensen direct vanaf de start onderdeel te maken van de organisatie.
Olifant in de kamer
Hoewel dit voor de hand lijkt te liggen, valt op dat onboarding in veel zorgorganisaties nog niet goed geregeld is. Met de nodige redenen, bijvoorbeeld vanwege de versnippering van locaties en daarmee teamleiders. Laten zij nu een grote rol spelen in onboarding, wat verschillende werkwijzen per locatie in de hand werkt en af kan doen aan de uitstraling van de werkgever als geheel. En als grote olifant in de kamer: tijdsdruk. Onboarding kost nou eenmaal veel tijd, wat vandaag de dag ontzettend schaars is. Het inwerken van nieuwe collega’s legt een extra last op zorgmedewerkers die al een enorme werkdruk ervaren. Die hoge werkdruk is voor een kwart van de zorgmedewerkers een reden om minder betrokken te zijn bij de organisatie. Met als gevolg: een nieuwe collega wordt uit nood direct aan het werk gezet, wat op de lange termijn averechts werkt. Het vergroot de uitstroom zowel onder huidige als nieuwe zorgmedewerkers. En dat resulteert in een toename van de werkdruk voor achterblijvend zorgpersoneel.
Aandacht vooraf
Dat maakt het zo belangrijk om de proceskant van onboarding aan te scherpen. Dit houdt in dat je nadenkt over hoe je onboardingactiviteiten op een slimme manier organiseert, om extra werkdruk te voorkomen en een goede landing van waardevolle, nieuwe zorgmedewerkers te garanderen. Neem bijvoorbeeld het regelen van een bloemetje voor de eerste werkdag. Dit doet veel voor een warm welkom, maar is een repeterend proces dat je volledig kunt automatiseren. Datzelfde geldt voor het vele contact met een aanstaande collega voor het aanleveren van diploma’s, VOG of andere administratieve zaken. Dit contact en bijbehorende to do’s kun je automatiseren en registreren in een onboardingsportaal. Je laat hiermee niet alleen een professionele indruk achter bij de nieuwe medewerker, maar je ontlast ook de teamleider door voor inzicht te zorgen in alle openstaande acties per nieuwe medewerker. En zo zijn er nog meer processen die met extra aandacht vooraf automatischer en gemakkelijker kunnen worden geregeld. Vergeet hierbij niet iets vanzelfsprekends als goed werkende IT. Dit draagt net zo goed bij aan het welkomstgevoel. Geef een toekomstige medewerker bijvoorbeeld al vóór de eerste werkdag toegang tot het intranet. Zo kan hij of zij meteen kennismaken met nieuwe collega’s, met de visie van de organisatie, belangrijk nieuws of geplande evenementen.
Zie onboarding als prioriteit
Het goed onboarden van medewerkers is een cruciale stap voor werknemersbetrokkenheid, wat op den duur meer werkplezier en daarmee minder uitstroom oplevert. Daarom is het belangrijk om stil te staan bij de mogelijkheden die je hebt om onboarding op een slimme en efficiënte manier in te richten. Met automatisering kun je de tijd die je nu aan losse handelingen kwijt bent, gebruiken om na te denken over welke zaken je aan de medewerkersreis kunt toevoegen om hen betrokken te houden én af en toe te verrassen. Want die reis stopt niet na onboarding. Uiteindelijk zijn het de keuzes die je hierin maakt, die bepalen hoe nieuwe medewerkers denken over hun werkplek. Maak van goede onboarding daarom een prioriteit. Tevreden medewerkers zijn immers de allerbeste ambassadeurs, toch?
Door: Bart van Bokhoven, segmentmanager zorg bij Ictivity
