Veranderkundigen Renate Kamp en Agnes Nanninga zien in hun werk dat verandertrajecten vaak met veel zwaarte gepaard gaan. Het mag wel wat lichter, vrolijker en hoopvoller vinden ze. Smijt dat projectplan in de vijver en ga als mensen met elkaar op weg. In hun boek Veranderprikkels presenteren ze 18 veranderprikkels én een belofte: 18 keer meer kans dat het lukt.
Renate Kamp (veranderconsultant) en Agnes Nanninga (communicatiestrateeg) werken als adviseurs bij advies- en interimorganisatie Hollandse Nieuwe in Groningen. Ze begeleiden vooral verandertrajecten binnen de zorg, bij lokale overheden en in het onderwijs. Meestal in het noorden van ons land. En ze schreven samen dit boek.
Waarom moest dit boek er komen?
Renate: ‘Veranderen heeft in de basis iets vrolijks in zich. Maar verandertrajecten worden vaak ervaren als zwaar en ingewikkeld. De meeste boeken over het onderwerp beginnen met de mededeling dat zeventig procent van alle verandertrajecten mislukt. Wij willen het kleiner, concreter, lichter en hoopvoller maken. Menselijkheid terugbrengen. Al die modellen en plannen die rondgaan, bepalen namelijk maar voor een heel klein deel of iets wel of niet lukt en of je het wel of niet met plezier en overtuiging doet.’
Agnes: ‘Renate en ik deden samen een opdracht bij een grote zorgorganisatie en Renate gaf daar een minicollege over hoe zij aankijkt tegen veranderen en toen dacht ik: dit moet eigenlijk gewoon iedereen weten. En nu is dit boek er.’
Wanneer of waardoor heeft veranderen z’n lichtheid verloren?
Renate: ‘Poeh, het is lastig om daar precies je vinger achter te krijgen. Het begint er denk ik mee dat organisaties ingewikkeld zijn gemaakt. Alles moet maakbaar en meetbaar zijn en strak georganiseerd. We zijn de essentie verloren dat we uiteindelijk allemaal mensen zijn die het met elkaar klaren en dat we meer zijn dan radertjes in een grote machine. En we zijn de kunst verloren om het bij de kern te houden. Ik zie heel vaak dat wanneer een groep slimme, leuke mensen met elkaar over iets ingewikkelds aan de slag gaat, ze het vaak nog ingewikkelder maken. Wij willen terug naar de eenvoud, terug naar de kern.’
Agnes: ‘De zwaarte die Renate constateert, ontstaat ook doordat in die maakbare, meetbare wereld alles direct goed moet. Alles is uitgedacht in een projectplan en dat geeft druk want de ene vaak grote stap moet naadloos volgen op de vorige en als het dan niet blijkt te kloppen, krijg je spanning, paniek, stress. Kleine stappen zijn handiger, als het dan fout gaat dan is er geen man overboord en stuur je eenvoudiger bij.’
Smijt je plan maar in de vijver, zeggen jullie in het boek. Zou dat een helende of een vervelende boodschap voor de lezer zijn?
Renate: ‘Dat zal van de lezer afhangen, maar ik denk dat het in the end voor iedereen helend is. Kijk, natuurlijk geeft een plan houvast en grip. Hoe meer je van overzicht en structuur houdt, hoe comfortabeler je je bij een plan voelt. De meer ondernemende en experimenterende mensen zullen ons boek leuker vinden. Toch denk ik dat onze boodschap ook voor de planmatige lezer waardevol is. Want ook die merkt dat plannen steeds minder goed werken. Je hebt het niet allemaal in de hand, de wereld wordt steeds dynamischer, organisaties hebben tig stakeholders, alles hangt met alles samen en het is allemaal steeds moeilijker te sturen. Juist daarvoor geeft ons boek houvast. Dus voor hen kan ons boek een alternatief zijn, een andere manier van grip.’
Agnes: ‘Om uit eigen ervaring te spreken, in mijn opleiding leerde ik dat het communicatieplan de basis is voor mijn werk. Maar ik merkte al jaren dat wanneer ik de laatste punt had gezet, ik opnieuw kon beginnen. Want wanneer bij communicatiestap één de reacties anders zijn dan verwacht, dan moet je al bijstellen en ondertussen is de wereld alweer veranderd. Dus daar ben ik mee gestopt. Het werkt veel beter om een stevige communicatiestrategie te hebben waar ik altijd op kan terugvallen. Niet: welke stappen zetten we wanneer? Wel: wat is de rol van communicatie en op welke manier doen wij dat? Meer strategisch dan planmatig. Maar natuurlijk geven plannen ook veiligheid, het zijn mooie schuilplaatsen.’
Dat alternatief, die andere manier van grip die de auteurs hun boek toeschrijven, bestaat uit achttien veranderprikkels die voorzien zijn van praktische oefeningen. Zoals het verdragen van ongemak en het durven om een vraagstuk niet op te lossen. Het uitstorten van een complimentenregen over collega’s. Het aanleren van nieuwe gewoontes. Het omgaan met weerstand; op welke opvatting reageer je allergisch en waarom dan? Het leren signaleren van zwakke signalen. Leren dat wie iets te luisteren wil hebben ook iets te luisteren moet geven. Enzovoort.
Een van de 18 prikkels is het maken van pinguïnstapjes. Zet eens een krankzinnig kleine stap, raden jullie aan.
Renate: ‘Het gaat bij die prikkel onder meer om de voldoening van voortgang. Die voldoening ervaar je logischerwijs vaker als je stapjes kleiner zijn. Mijn telefoon maakt bijvoorbeeld een geluidje als ik een taak afvink en dat vind ik echt heerlijk. Wanneer we als mensen concrete voortgang ervaren, dan stemt dat optimistisch. Ook belangrijk: help elkaar om de voortgang te zien. Vaak zijn we veel te kritisch. Maak zichtbaar wat al wel is bereikt is. En dan zul je zien dat je met kleine stappen uiteindelijk enorme veranderingen realiseert. Ook al omdat we als mens helemaal niet gemaakt zijn om grote stappen te zetten. Dan gaat ons brein de boel saboteren en dat is te omzeilen door de stappen kleiner te maken.’
Agnes: ‘Een persoonlijk voorbeeld. Ik ben bezig met een roman maar dat proces heb ik on hold gezet vanwege dit boek. Ik wilde weer beginnen, maar dat lukte nog niet echt. Toen heb ik besloten om dit jaar elke maand een experiment te doen uit ons eigen boek. En ik ben begonnen met de krankzinnig kleine stap: ik ga elke dag vijf minuten aan mijn boek werken. Dat is natuurlijk weinig, ik zet net een paar zinnen op papier. Maar het zet iets in mij in gang dat veel groter is. Ik ga weer nadenken over mijn personages en de structuur, verbanden leggen en ik krijg er weer plezier in.’
Renate: ‘Ik kan in een verandertraject heel veel theorieën uit de doeken doen maar die zetten niet écht iets in gang. Neem een pas gefuseerd team dat weinig verbinding ervaart. Daar kan ik allerlei theorieën bijhalen. Maar het helpt meer wanneer iemand uit het team heel concreet tegen haar collega zegt: voortaan ga ik elke ochtend even bij jou langs om te horen hoe het gaat. Zie het als mini-experimentjes die iets groters in gang zetten.’
Je zei al: we verliezen de essentie dat het ‘gewoon’ mensen zijn die het doen en dat we geen willoze radertjes zijn. Iedereen kan bijdragen of zo’n stap zetten?
Renate: ‘Ja dat vind ik wel. De ingewikkeldste situaties krijg je wanneer mensen de verandering buiten zichzelf leggen. Denk aan de quote van Omdenken: je staat niet in de file, je bént de file. We hebben allemaal impact. We hoeven niet te wachten op een visie van hogerhand.’
Moet je medewerkers daar permissie voor geven? Misschien willen ze niet buiten hun boekje gaan.
Renate: ‘Dat is begrijpelijk. Zullen mensen me wel serieus nemen? Mag ik dit wel doen terwijl ik niet in het kernteam zit? Ik geloof erg in meersporenbeleid. Het is goed dat er een team is dat de verantwoordelijkheid draagt, maar dat tegelijk iedereen de ruimte voelt om bij te dragen.’
Agnes: ‘Je kunt zoveel zelf in gang zetten. In het boek laten we vier durvers zien. Aletta Jacobs die medicijnen ging studeren, Boyan Slat die plastic uit oceanen haalt. Het zijn uiteindelijk gewoon mensen die dat doen. Mensen zoals jij en ik. Dus durf het maar.’
Een andere veranderprikkel is de kracht van positiviteit en de inzet van waarderend werken. Leg eens uit.
Agnes: ‘Wij beginnen het liefst daar waar het al goed gaat. En we proberen juist datgene waar het team sterk in is, in te zetten voor de gewenste verandering of verbetering. Dat is een positieve benadering die steeds weer werkt.’
Renate: ‘Stel dat wij als adviesbureau minder opdrachten binnenkrijgen. Dan kunnen we allemaal dingen bedenken die niet goed gaan. Maar constructiever is om ons talent – het gesprek aangaan en zaken boven tafel krijgen – in te zetten om te achterhalen wat de markt nodig heeft.’
Agnes: ‘Het heeft veel met cultuur te maken. Ik heb voor het boek een interview met een onderwijsorganisatie gehouden. In het onderwijs is het rode potlood de cultuur, het gaat vaak over fouten, niet alleen richting leerlingen maar ook richting collega’s. Deze school wilde het anders gaan doen en ze zijn elkaar in evaluatiegesprekken andere vragen gaan stellen. Zoals: wat vond je de mooiste les die je deze week hebt gegeven? En met die informatie konden ze weer verder bouwen en ook datgene beter maken wat beter moest. Dat heeft tot een enorme, positieve verandering bij hen geleid. Ik vond dat echt indrukwekkend.’
Wat doe je wanneer je zin hebt om het veranderplan in de vijver te gooien, maar je collega’s wel enorme KPI-lovers zijn?
Renate: ‘Ik houd erg van en-en. Wij verkondigen in ons boek ook niet de absolute waarheid. Wij proberen iets naast de huidige praktijk te zetten waar wij zelf veel aan hebben. Maar maak het niet te absoluut. Het is niet de bedoeling om de KPI-lovers lijnrecht tegenover de experimentelen te zetten. Versterk elkaar liever.’
Aan het einde van het boek staat een VeranderPrikkelsPlaylist. Wat zijn jullie persoonlijke favorieten?
Agnes: ‘Heel moeilijk dit, er staan veel favorieten van me op…maar met het mes op de keel kies ik voor The Pan Within van The Waterboys. Dit nummer is een prachtige optimistische uitnodiging om samen op zoek te gaan naar wat jou drijft. Heel inspirerend. Ik ben groot fan van hun werk.’
Renate: ‘Voor mij is het Better Together van Jack Johnson. In coronatijd zaten wij als team thuis. Een collega heeft toen een compilatie gemaakt van allerlei mooie momenten van ons als team met dit lied eronder. Toen waren we allemaal in tranen. Ja, dat nummer maakt me elke keer opnieuw heel dankbaar.’
Het boek eindigt met De Grote VeranderPrikkelZelfTest. Een serie geestige vragen over gewoontes, overtuigingen, spoken en gevoeligheden. Een uitslag is er niet. ‘Het is vooral bedoeld als spiegel’, zeggen Agnes en Renate. ‘Maar de uitslag mag je gerust insturen hoor’, zeggen ze. ‘dat vinden we hartstikke leuk.’ Net zoals ze hopen dat lezers hun eigen veranderprikkels willen delen. ‘Want naast die 18 van ons zijn er vast veel meer.’
Bio’s
Renate Kamp is veranderkundige, organisatieadviseur en ondernemer. Beweging krijgen in organisaties is haar fascinatie en missie. Gelooft heilig in en-en. Als directeur van advies- en interimorganisatie Hollandse Nieuwe heeft ze al veel organisaties geholpen met taaie, complexe vraagstukken.
Agnes Nanninga is verandercommunicatieprofessional, strateeg en schrijver. Is eindeloos nieuwsgierig naar hoe taal en communicatie beweging kunnen brengen.
Door: Jannie Benedictus
