oor het verlenen van financiële diensten en het aanbieden van financiële producten in Nederland is een vergunning vereist van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) of De Nederlandsche Bank (DNB). Als de toezichthouder een vergunning verleent, dan wordt van u verwacht dat u doorlopend blijft voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Ook als wetten veranderen en de complexiteit daardoor toeneemt, verwacht de toezichthouder dat u op tijd inspeelt op de wijzigingen en uw bedrijfsvoering waar nodig aanpast. Voldoet u niet aan al uw plichten? Dan kan de toezichthouder maatregelen nemen, zoals het opleggen van een boete of het intrekken van de vergunning.
VHoe zorgt u ervoor dat u als financiële onderneming blijft voldoen aan de voorwaarden die aan de vergunning verbonden zijn? In dit artikel legt compliance specialist Charco & Dique aan de hand van vijf stappen uit hoe u de vertaalslag maakt van relevante wet- en regelgeving naar uw organisatie.
1. Achterhaal het wettelijk kader
De eerste stap is om na te gaan welke eisen er gelden voor de vergunning die u heeft gekregen. Heeft u bijvoorbeeld een vergunning voor het verlenen van beleggingsdiensten? Dan gelden er onder meer voorwaarden ten aanzien van de zeggenschapsstructuur, het eigen vermogen en de betrouwbaarheid van beleidsbepalers. Het wettelijk kader is afhankelijk van de dienst die wordt verleend of het product dat wordt aangeboden. De onderliggende eisen kunnen onder meer zijn vastgelegd in de Wet financieel toezicht (Wft), de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en de Sanctiewet. Hierbij is het ook belangrijk om rechtstreeks werkende Europese regels en eventuele leidraden van (Europese) toezichthouders mee te nemen.
2. Bepaal de reikwijdte voor uw organisatie
Maak een overzicht van de activiteiten, diensten en producten van uw organisatie. Ga na welke regels en bepalingen uit het wettelijk kader uit stap 1 van toepassing zijn op uw specifieke werkzaamheden. Heeft u de reikwijdte bepaald voor uw organisatie? Dan kunt u een legal framework opstellen: een overzicht van wet- en regelgeving die van toepassing is op uw activiteiten, diensten of producten. Tip: maak het framework zo overzichtelijk mogelijk door de geldende regels te sorteren op thema.
3. Voer een gap-analyse uit
Ga per thema na of het huidige beleid en de procedures van uw organisatie voldoen aan de relevante wet- en regelgeving, zoals systematisch uiteengezet in het legal framework van stap 2. Zo dient een beleggingsonderneming onder meer een beleid te hebben ingericht om belangenconflicten te voorkomen en dient een beleggingsonderneming een zo goed mogelijk beeld te hebben van haar cliënten. De gap-analyse maakt inzichtelijk of uw organisatie voldoet aan alle geldende eisen.
4. Zorg dat u volledig compliant bent
Heeft u bij stap 3 ‘gaps’ geconstateerd? Bijvoorbeeld omdat u een beleggingsonderneming bent en geen of onvoldoende maatregelen heeft genomen in het kader van uw wettelijke zorgplicht richting uw cliënten? Dan dient u deze tekortkomingen op te lossen met concrete acties, zodat u volledig compliant bent. In het concrete voorbeeld doet u dat bijvoorbeeld door procedures op te stellen en te implementeren, zodat u een goed beeld heeft van uw cliënten. Bovendien heeft u hiermee zorgvuldig vastgestelde documentatie.
5. Zet in op bewustwording
Creëer draagvlak voor het beleid en de procedures door de bewustwording onder uw medewerkers te vergroten. Maak duidelijk waarom de maatregelen belangrijk zijn. Bijvoorbeeld door de kennis binnen uw organisatie over het belang van bepaalde regelgeving te verhogen aan de hand van trainingen en cursussen.
Bron: Charco & Dique
