Van een volledige terugkeer naar kantoor lijkt geen sprake te zijn, maar ook volledig thuiswerken is voor veel professionals niet ideaal. Een recent TNO-onderzoek wijst uit dat hoewel zo’n driekwart van de respondenten wel tevreden is met het huidige werkleven, 43% na de coronapandemie thuiswerken graag wil combineren met werken op kantoor.
De toekomst van werk is dus eerder een “kies waar je wilt werken”-model. Maar voordat deze ‘toekomst van werk’ werkelijkheid kan worden, moeten we eerst veilig terug kunnen keren naar kantoor. Het is zeer waarschijnlijk dat we de nasleep van de coronapandemie nog wel even zullen voelen.
Willen we lockdowns achter ons laten, dan moeten we dus stap voor stap richting die toekomst van werk. Door het kantoor slim te heropenen, behaal je niet alleen op korte termijn voordelen, maar zorg je er ook voor dat je op lange termijn de gezondheid van je medewerkers beter kunt beschermen. De vraag is dus: hoe ziet die veilige terugkeer eruit?
Capaciteitsbeheersing is de sleutel
De volgende fase van het bedrijfsleven draait om de vraag hoe we persoonlijk contact zo goed en veilig mogelijk kunnen faciliteren. Capaciteitsbeheersing op kantoor hoort dan ook bij de naweeën van corona.
Bij binnenkomst merk je deze nasleep dan ook nog wel even. Om kantoormedewerkers te beschermen check je in bij een virtuele receptionist (die thuiswerkt en via een scherm met je communiceert), waarna sensor- en videotechnologie je temperatuur meet. En iedere vergaderruimte heeft in dat kader ook capaciteitsmonitoring.
Bij het toekomstige werken geldt dat alle medewerkers moeten kunnen werken waar ze willen. In de aanloopfase naar die toekomst moeten door beperkte capaciteit nog grenzen worden gesteld. Dat kan gebeuren op basis van functie: kan tech support misschien volledig thuiswerken? Je kunt er ook voor kiezen je capaciteit gespreid te vervullen op basis van de behoeften van medewerkers. Sommigen werken wellicht liever ‘s avonds, omdat ze dan productiever zijn, of omdat ze met kantoren in andere tijdzones moeten werken.
Bescherm de gezondheid van je medewerkers
Capaciteitsbeheersing is een belangrijk middel om de gezondheid van medewerkers te borgen en hen fijner te laten werken. Maar er zijn meer hulpmiddelen die de gezondheid kunnen beschermen.
Zo is de luchtkwaliteit op kantoor van belang. In een bedompte vergaderruimte word je eerder besmet. Je zult in gesloten ruimtes daarom steeds vaker sensoren terugzien waarmee beheerders de luchtkwaliteit kunnen meten.
Ook handmatige bediening van apparaten is een punt van aandacht. Iedereen zit toch steeds aan dezelfde knopjes om vergaderingen te starten. Het is dan ook beter (en laten we eerlijk zijn: makkelijker) om vergaderingen stemgestuurd te laten starten, of via je eigen mobiele telefoon die je aan het centrale systeem kunt koppelen.
Natuurlijk kan er zich een calamiteit voordoen. Iemand voelt zich op kantoor niet lekker. Ze beginnen te hoesten of krijgen acute ademhalingsproblemen. Vervolgens belt iemand 112. Op dat moment zijn een aantal zaken essentieel. Ten eerste moet de zieke zo snel en zo goed mogelijk geholpen worden door hulpdiensten. Ten tweede moeten de juiste teams binnen de organisatie efficiënt worden geïnformeerd.
Via zakelijke telefoonsystemen kun je dit op verschillende manieren faciliteren. Op het moment dat iemand via het systeem 112 belt, kan er direct een waarschuwing uitgaan richting de HR-afdeling en het BHV-team, zodat zij in actie kunnen komen. Vervolgens kan er een signaal uitgaan naar alle digitale informatieborden en -schermen in het kantoor, om ze om te toveren tot hulpschermen. Zij stellen direct alle medewerkers op de hoogte van een calamiteit, maar kunnen ook dienst doen als routebeschrijving voor hulpdiensten.
Een investering in de toekomst
Werkgevers hebben middels deze geïntegreerde communicatiemiddelen een veilige manier om werknemers terug naar kantoor te laten komen, zodat werknemers een bewuste keuze kunnen maken. Ook op langere termijn bieden deze hulpmiddelen waardevolle ondersteuning. Door de luchtkwaliteit te monitoren, blijven werknemers niet alleen gezond maar ook productief. Capaciteitsmonitoring maakt hot desking efficiënter (waarbij meerdere werknemers één werkplek delen), waardoor je overheadkosten kunt drukken. En de voornoemde hulpsystemen kunnen ook levensreddend zijn bij een hartaanval en andere calamiteiten.
Het zakenleven gaat een nieuwe manier van werken tegemoet. Daarvoor moeten werknemers eerst veilig terug naar kantoor kunnen. Alle investeringen die je daar nu voor maakt, zijn investeringen in die toekomst.
Axel Albrecht is Manager Sales Engineering bij Zoom
