E-mail en andere elektronische communicatie draagt natuurlijk enorm bij aan de effectiviteit van managers. Maar ze moeten ook leren hoe je apparaten uitzet, vinden Henry Mintzberg en Peter Todd.
Mobiele technologie
Een halve eeuw geleden al, toen e-mail nog onbekend was, werd het werk van managers al getypeerd met sleutelwoorden als ‘gevarieerd’, ‘fragmentarisch’, ‘kort’ en vooral ‘interrupties’. Managers verleggen hun aandacht geregeld van de ene activiteit naar de andere, al is het maar in pogingen om conflicterende belangen te verenigen. Mobiele technologie helpt ze om efficiënt met voortdurende afleiding om te gaan. Smartphones bijvoorbeeld, stellen managers in staat om in te spelen op de zeer diverse claims op hun tijd; via korte intermezzo’s kunnen ze nu efficiënt kleine taken uitvoeren.
Maar: nieuwe technologie heeft ook afmattende en minder positieve kanten. Managen is geen harde wetenschap. Het is een subtiele en genuanceerde dagelijkse praktijk, waarin goed letten op lichaamstaal en iemands tone of voice cruciaal is. Als je alleen tekstueel communiceert – via e-mail, sms, whatsapp, Twitter enzovoort – mis je onherroepelijk nuances die je opvangt als je mensen ziet en hoort. De kans op misinterpretatie is zonder die ‘zachte info’ groter. En met Twitters 140-karaktergrens gaat elke nuance natuurlijk verloren. Als je uitsluitend via toetsenbord en touchscreen communiceert, mis je de hele wereld die erachter zit.
Live interactie onvervangbaar
Informatietechnologie draagt veel bij aan de managementpraktijk maar kan nooit helemaal de live interactie vervangen die gericht is op het opbouwen van wederzijds vertrouwen en het delen van visie. Nieuwe technologie kan de hectiek bovendien ook juist vergróten en voor nog meer ongewenste afleiding zorgen – en zet managers soms aan tot onredelijk gedrag. Als je pakweg op zondagmiddag per sms een meeting aankondigt voor maandagochtend 8:30 uur, dan schiet je als leidinggevende door. Menigeen zal het erkennen: de smartphone kan niet alleen de werk-privébalans verstoren maar ook je vermogen om de aandacht gefocust te houden, en kan zelfs leiden tot erosie van cognitieve capaciteiten. Nieuwe technologieën geven managers door de snelle informatieoverdracht weliswaar de illusie van controle, maar beróven ze tegelijkertijd juist van controle. Een paar adviezen die meer grip geven op het elektronische (werk)leven:
- Stuur alleen mail of andere tekstberichten als je écht iets te zeggen hebt. Dan krijg je ook minder terug.
- Segmenteer je mail met uiteenlopende mailadressen. Kies bijvoorbeeld één algemeen bekend zakelijk mailadres dat wordt gemonitord door een assistent die getraind is in het prioriteren, delegeren en beantwoorden van mail uit jouw naam. Daarnaast een zakelijk adres dat alleen bekend is bij (sommige) klanten en collega’s. Dan een adres speciaal voor familie en vrienden. En eventueel nog een adres voor online aankopen, omdat je daar vaak spam op krijgt.
- Gebruik e-mailtools (filters, regels, out-of-officeberichten), om de stroom inkomende mail te reguleren. Bijna niemand benut de mogelijkheden van zijn mailprogramma optimaal.
- Las individuele ‘downtime’ in. Plan elke week een paar offline uren in je agenda, al dan niet op een vast tijdstip.
- Las organisatorische downtime in. Sommige bedrijven maken van gangbare vakanties (Kerst, Pasen) mailvrije periodes. Er zijn zelfs bedrijven die overwegen interne mails geheel uit te bannen (zoals IT-bedrijf ATOS).
- Zet apparaten af en toe gewoon uit.
Al deze maatregelen vereisen dat je nee kunt zeggen tegen partijen die verwachten dat je altijd bereikbaar bent. Nobody said it was easy.
Bron: Henry Mintzberg & Peter Todd in: Strategy+business 16 juli 2012.
