De essentie van procesmodellering (het schematisch in kaart brengen van processen) is kennisoverdracht.
Kennis over het proces moet worden verzameld en gebundeld tot procesdocumentatie voor proceseigenaren of andere betrokkenen. Een begrijpelijke en overzichtelijke documentatie bevordert een juiste en gestandaardiseerde procesuitvoering. Het doel van procesmodellering is het met methoden en technieken ontsluiten, verspreiden en toepasbaar maken van proceskennis. Kennisoverdracht, met als sluitstuk het procesdocument, moet aan veel voorwaarden voldoen. Dat lukt niet altijd. Dit zijn de 10 grootste misvattingen en tekortkomingen bij procesmodellering.- Procesmodellering niet zien als een vorm van communicatie Procesmodellering is een kwestie van goed communiceren. Communicatie alleen zinvol als het verschil tussen wat de zender bedoeld en wat de ontvanger interpreteert zo klein mogelijk is.
- Procesmodellering uitvoeren zonder heldere doelen Het in kaart brengen van een proces begint met vragen stellen. Waarom gaan we het documenteren? Voor wie? Met wie? Met welke middelen (schema’s, checklists, tabellen enz.)? Wat levert het op? Uitgebreid of beknopt?
- Ongeacht de doelgroep steeds hetzelfde format gebruiken Procesdocumentatie is bedoeld voor veel verschillende gebruikers: executives, managers, procesanalisten, procesuitvoerders, enz. Het zijn mensen met verschillende informatiebehoeften, achtergronden en referentiekaders. BPMN (Business Process Model Notation) is de internationale norm voor het grafisch weergeven van processen.
- Niet uitgaan van expliciete verwachtingen De verwachtingen dienen vooraf duidelijk te zijn geëxpliciteerd. Als de procesdocumentatie wordt gestandaardiseerd (bijvoorbeeld bij het maken van diagrammen en schema’s en definiëring van input en output, enz.) en vervolgens goed geïmplementeerd, kan het beantwoorden aan de verwachtingen.
- Het communicatieproces niet helder definiëren Procesmodellering verloopt in drie fasen, die elk helder gedefinieerd moeten worden: identificatie van het doel en de inhoudelijke werking van het proces, en beschrijving van de vereiste handelingen. Elke fase bepaalt de communicatievereisten voor de volgende (zie 1 over het zender-ontvangermodel).
- Geen aandacht voor de procesonderdelen Voordat het proces wordt vastgelegd in een document moet het eerst in zijn samenstellende delen worden uiteengelegd. Dit maakt het proces(document) overzichtelijk en begrijpelijk.
- Geen aandacht voor detaillering Vaak bestaat er een kloof tussen wat de procesbetrokkene weet en wat hij behoort te weten. Belangrijk is dus dat het document de verschillende gebruikers voorziet van informatie op het voor hen noodzakelijke niveau van detaillering.
- Geen aandacht voor de eindgebruiker In welke mate het document voldoet aan de eisen voor kennisoverdracht (begrijpelijkheid, consistentie e.d.) moet worden vastgesteld door de procesuitvoerder en die moet daarom betrokken worden bij de totstandkoming.
- Niet verder kijken dan het document Hoe goed het proces ook in kaart is gebracht, het document zal zijn doel voorbij schieten als het niet in praktijk kan worden gebracht door onvoldoende training en opleiding in procesvaardigheden.
- Onderschatting van het belang van volledigheid en praktijkgerichtheid Procesdocumentatie moet volledig zijn, in geschikte vorm worden aangeboden (met doorverwijzingen naar andere informatiebronnen), en regelmatig worden geüpdate.
- Het Procesmanagement Modellenboek. Panklare voorbeelden voor de procesmanager – Renco Bakker, Willem Spronk, Rienke Labeur
